员工离职手续办理与交接模板

员工离职手续办理与交接模板适用情形与办理背景离职手续办理全流程第一步：离职申请与初步审批员工提交申请员工根据劳动合同约定，提前30日（试用期内提前3日）向所在部门负责人提交书面《离职申请表》，说明离职原因、预计最后工作日期。若为公司提出解除劳动合同，需由HR部门提前通知员工，并说明解除依据，双方协商一致后启动流程。部门负责人审批部门负责人收到申请后，评估离职对部门工作的影响，确认是否需要提前招聘或调整工作分工，并在《离职申请表》上签署意见，反馈至HR部门。第二步：离职沟通与信息确认HR面谈沟通HR部门与离职员工进行面谈，知晓离职真实原因（如对薪酬、职业发展、工作环境等方面的反馈），记录并整理相关信息，作为企业优化管理的参考。向员工明确离职流程、时间节点及注意事项，解答关于社保转移、公积金提取、离职证明开具等疑问。确认工作交接范围HR部门与部门负责人共同梳理离职员工的工作内容，包括但不限于：未完成项目、日常事务、客户资源、系统权限、文件资料等，制定《工作交接清单》初稿。第三步：工作交接执行交接双方对接离职员工与部门指定的接收人（或接替岗位同事）逐项核对《工作交接清单》，保证交接内容清晰、可追溯。交接内容需具体化，例如：工作内容：未完成项目进度、待办事项负责人及截止日期；文件资料：电子文件（命名规范、存储路径）、纸质文件（归档部门及位置）；客户信息：客户对接人联系方式、历史沟通记录、未跟进事项；系统权限：企业OA系统、业务系统等账号及权限说明。交接过程记录每日交接完成后，双方在《工作交接清单》对应项签字确认，保证交接进度可跟踪。对于复杂事项（如项目代码、设备操作），需附书面说明或进行实操演示。第四步：公司资产与财物归还资产清点与归还离职员工需归还公司所有资产，包括但不限于：电脑、工牌、门禁卡、手机、办公设备、图书资料、客户赠送礼品等。填写《物品归还清单》，注明物品名称、规格、数量、领取日期及归还状态（完好/损坏），由行政部或资产管理部门核对无误后签字确认。费用结算财务部门核对离职员工的报销款项、借款、未发放工资、未休年假折算工资等，确认无未结清款项后，出具《离职财务结算单》。第五步：手续完结与资料归档手续确认离职员工完成所有交接及归还手续后，HR部门、部门负责人、接收人共同在《离职确认书》上签字，确认工作交接完毕、无遗留问题。资料归档与系统关闭HR部门办理员工社保、公积金停缴手续，关闭企业内部系统权限（如邮箱、业务系统），回收工作账号。将离职申请表、工作交接清单、物品归还清单、离职确认书等资料整理归档，保存期限不少于2年。离职证明开具HR部门在员工离职后15日内，出具《离职证明》，注明劳动合同期限、离职日期、岗位信息等法定内容，不得附加任何不利于员工的评价。核心表格模板示例表1：离职申请表基本信息内容姓名*工号部门岗位入职日期预计最后工作日期离职原因□主动离职□协商解除□合同到期□其他（请注明）：离职申请日期员工签字部门负责人意见□同意□不同意（请注明原因）：_________签字：_________日期：_________HR部门意见□同意办理□需补充说明：_________签字：_________日期：_________表2：工作交接清单交接大类交接具体内容数量/说明接收人交接日期双方签字工作事项“项目”进度报告及未完成任务清单附件12023–*、日常周报模板及提交流程电子版2023–*、文件资料客户合同（2023年度）纸质版5份，存档于行政部2023–*、部门会议纪要（2023年1-6月）电子版（路径：文件夹）2023–*、系统权限OA系统账号：_________，权限：审批合同1个2023–*、客户管理系统密码及使用说明附件22023–*、其他事项与“客户”的对接人联系方式及近期沟通重点详见附件32023–*、表3：物品归还清单物品名称规格型号数量领取日期归还状态备注经手人签字公司笔记本电脑ThinkPadT4801台2022–完好配置：8G内存*、赵六工牌-1个2022–完好-*、赵六门禁卡-1张2022–遗失已报备行政部*、赵六办公椅-1把2022–完好-*、赵六表4：离职确认书确认事项内容工作交接确认本人已完成所有工作交接，包括但不限于项目资料、客户信息、系统权限等，接收人已核对无误。物品归还确认已归还公司所有资产（详见《物品归还清单》），无遗漏或损坏（除已注明外）。财务结算确认无未结清报销、借款，财务结算无异议。保密义务承诺离职后仍需遵守公司保密协议，不泄露在职期间接触的商业秘密及客户信息。其他说明离职员工签字|___________日期：_________|

部门负责人签字|___________日期：_________|

HR部门签字|___________日期：_________|办理过程中的关键要点交接内容需具体化：避免使用“相关工作”“部分资料”等模糊表述，需明确交接项目的名称、数量、存放位置或负责人，保证接收人可直接接手。保密义务贯穿始终：对于涉及商业秘密、核心技术或客户信息的岗位，需在离职前单独签订《保密承诺书》，明确离职后的保密期限及违约责任。交接时间需充足：一般建议预留3-7个工作日完成交接，复杂岗位（如技术、财务）可适当