询价比价审核管理规定

询价比价审核管理规定第一章总则1.1目的为统一集团及下属分子公司对外采购、外包、租赁、服务类支出的询价比价审核行为，确保“同等质量下价格最优、同等价格下质量最优”，防范舞弊与合规风险，特制定本规定。1.2适用范围本规定适用于集团总部、事业部、全资及控股子公司、境外代表处，所有使用公司资金对外签订金额≥人民币5万元的合同或订单，均须按本规定完成询价比价审核。1.3定义询价：向潜在供应商发出统一格式的《询价单》，要求其限期提供不可撤销报价。比价：对返回的报价进行技术、商务、合规三维量化评分，形成《比价表》。审核：指采购中心、需求部门、财务、法务、纪检五方对比价结果进行顺序审查并签字确认。1.4基本原则（1）“三分离”原则：需求、采购、付款三条线人员不得兼任；（2）“全程留痕”原则：所有邮件、录音、纸质件、电子件均须上传SRM系统，保存≥10年；（3）“限时办结”原则：单次询价从发标到完成审核不得超过15个自然日；（4）“黑名单联动”原则：被集团列入“失信供应商库”的主体，系统自动控制无法投标。第二章组织与职责2.1采购中心（1）制定并维护《年度询价计划》；（2）统一维护《合格供应商库》；（3）发出询价、组织开标、汇总比价、发起审核流；（4）对违规操作行使“一票否决”并直接上报纪检。2.2需求部门（1）提交经部门总监签字确认的《采购需求说明书》，含技术参数、验收标准、预算上限；（2）指派技术代表参与评标，对技术评分结果负责；（3）在合同执行阶段按验收标准收货，并在3个工作日内完成系统确认。2.3财务中心（1）核验预算余额，对超预算采购行使“暂停支付权”；（2）复核《比价表》中的价格、税率、付款节点；（3）对未履行询价比价流程的付款申请予以退回并记录违规。2.4法务中心（1）审查报价文件中是否存在排他性、歧视性条款；（2）对关联关系进行穿透核查，出具《合规意见表》；（3）对异常低价（低于市场均价≥25%）触发“反倾销条款”审查。2.5纪检审计部（1）每季度随机抽取不低于10%的已完结询价项目进行后评价；（2）对异常中标（如最高价中标、唯一供应商等）启动专项审计；（3）对查实的围标串标行为，移交集团纪委并同步报送检察机关。第三章供应商管理3.1准入（1）基本资质：成立≥2年、注册资本≥100万元、近3年无重大违法记录；（2）技术资质：需提供与标的对应的行业许可证、检测报告、业绩清单；（3）系统操作：必须在SRM系统完成实名注册并通过CA数字证书认证。3.2评价（1）月度评价：由需求部门从质量、交期、服务、合规四维打分；（2）年度评级：得分≥90分为A级，80–89分为B级，60–79分为C级，＜60分或出现重大事故直接列为D级并冻结交易2年；（3）评价结果与下年度中标权重挂钩：A级加5分，B级不加不减，C级扣5分，D级禁止参与。3.3退出（1）自愿退出：供应商提前30日书面申请，经采购中心审批后冻结账户；（2）强制退出：出现行贿、造假、重大质量事故、恶意低价中标后弃标任一情形，立即列入黑名单并公告，5年内禁止参与全集团项目。第四章询价操作细则4.1立项（1）需求部门在OA提交《立项申请》，写明预算依据、技术规格、数量、交期；（2）采购中心在2个工作日内完成立项审查，对金额≥100万元项目须报集团分管副总裁书面批准。4.2编制询价文件（1）技术规范书：由需求工程师编写，必须量化、可测、无倾向性；（2）商务条款：包括交货地点、质保期、付款节点、违约责任；（3）评分办法：采用综合评分法，技术40%、价格50%、服务10%，价格分计算公式：价格得分=（最低报价/该供应商报价）×50；（4）询价文件须经法务、财务、技术三方会签后方可发布。4.3发出询价（1）平台：统一通过SRM系统发送，邮件仅作提醒；（2）时间：自发出之日起不少于5个自然日，金额≥500万元项目不少于10日；（3）供应商数量：一般项目≥5家，独家或紧急项目须写说明并经纪检备案；（4）澄清：供应商要求澄清须在投标截止2日前提出，统一书面答复并抄送所有投标人。4.4开标（1）时间地点：在SRM系统开标大厅公开进行，系统记录截标时间精确到秒；（2）人员：采购中心、需求部门、纪检各派1人，缺席视为放弃监督权；（3）报价解密：由系统CA证书自动解密，任何人无法提前查看；（4）开标后原则上不得变更报价，确需变更须书面说明并重新公示3日。第五章比价与评标5.1符合性审查（1）资质审查：营业执照、行业许可、法人身份证、近3年财报；（2）技术审查：参数偏离表，负偏离超过3项即废标；（3）商务审查：交货期、付款条件、质保期必须全部响应，否则废标。5.2详细评审（1）技术评分：由需求部门组织3名以上专家打分，去掉最高最低后取平均；（2）价格评分：按4.2公式自动计算；（3）服务评分：根据售后网点、响应时间、培训方案打分；（4）汇总：系统自动生成《比价表》，得分第一名为拟中标人。5.3异常处理（1）最低价异常：低于第二名≥25%时，启动“成本构成说明”程序，要求48小时内提交原材料发票、人工测算表；（2）关联关系：通过“企查查”穿透至最终受益人，发现关联投标即废标并拉黑；（3）围标线索：MAC地址、IP地址、文件作者、投标文件创建时间雷同等，系统报警后由纪检牵头核查。第六章审核与审批6.1初审（1）采购中心项目经理将《比价表》《成本说明》《合规意见表》打包上传系统；（2）系统自动校验：供应商状态、预算余额、黑名单、价格得分计算；（3）初审时限：2个工作日，系统自动发送待办。6.2复审（1）财务中心重点审预算、税率、付款节点；（2）法务中心重点审关联关系、异常低价、排他条款；（3）复审时限：各2个工作日，超时系统黄灯预警，第3日红灯抄送纪检。6.3终审（1）金额＜100万元：由采购中心总监终审；（2）金额100–500万元：由集团分管副总裁终审；（3）金额≥500万元：由总裁办公会集体决策，会议纪要为合同附件；（4）终审通过后系统自动生成《中标通知书》，同时向未中标人发送《结果告知函》，含得分及排名，但不含具体报价。第七章合同与履约7.1合同签订（1）模板：必须使用法务中心发布的最新合同模板；（2）条款锁定：中标通知书发出后，不得修改中标单价、交货期、质保期；（3）时限：中标通知书发出之日起10日内完成电子签章，逾期每日扣中标人合同金额0.1%违约金，上限5%。7.2履约验收（1）到货验收：需求部门按《技术规范书》逐项检测，不合格品3日内出具《不合格报告》；（2）过程验收：对工程类项目引入第三方监理，关键节点须形成《监理日志》；（3）最终验收：由需求、采购、财务、纪检四方联合签字，系统生成《验收单》后方可进入付款流程。7.3付款（1）预付款：原则上禁止，确需支付不得超过合同金额30%，且须中标人提交等额保函；（2）到货款：凭《到货验收单》支付至70%；（3）质保金：留10%，质保期满无质量争议一次性无息支付；（4）系统控制：无《验收单》或《验收单》状态为“不合格”时，财务中心无法发起付款。第八章监督与问责8.1日常监督（1）系统日志：SRM自动记录所有点击、修改、下载行为，日志加密存储；（2）大屏监控：在总部一楼设置实时滚动大屏，显示当日开标进度、节资率、黄灯项目；（3）纪检巡查：每月随机抽取2个项目进行现场巡查，重点检查纸质件与电子件一致性。8.2违规情形及处罚（1）应询价未询价：对直接责任人处以合同金额1%但不低于5000元罚款，部门负责人扣当月绩效30%；（2）泄露标底：移交公安机关，公司解除劳动合同，5年内不得返聘；（3）关联投标未报告：中标无效，对责任人处以2万元罚款并记大过一次；（4）恶意低价中标后弃标：扣除全部投标保证金，列入黑名单，2年内禁止参与；（5）接受贿赂：一律移送司法，公司全额追索损失，并在官网公示。8.3申诉与复议（1）投标人质疑：须在中标结果公示之日起3日内书面提出，采购中心须在5日内书面答复；（2）复议小组：由纪检牵头，法务、财务、外部律师各1人组成，复议决定为最终结论；（3）复议期间原合同暂停签订，已签订的可根据情况暂停履约。第九章信息化与数据管理9.1SRM系统功能（1）供应商全生命周期管理：注册、准入、评价、退出、黑名单；（2）在线询价：模板化、自动算分、自动排名；（3）电子签章：与CFCA对接，支持手机盾；（4）移动审批：支持企业微信、钉钉双端，离线消息推送；（5）BI分析：节资率、招标周期、供应商地域分布一键生成。9.2数据标准（1）字段：统一使用MDM主数据，物料编码、供应商编码、组织编码三码合一；（2）接口：与ERP、财务共享、合同管理、预算系统无缝对接，30秒完成凭证推送；（3）备份：每日增量备份，每月全量备份，异地机房相距≥300公里，RPO≤15分钟。9.3安全（1）等保三级：已通过公安部信息安全等级保护三级备案；（2）加密：报价文件使用国密SM4加密，密钥由CA动态下发；（3）审计：所有管理员操作须通过堡垒机，录像保存≥180天；（4）应急：发现数据泄露须在30分钟内启动应急预案，1小时内向集团安委会报告。第十章应急与例外管理10.1紧急采购（1）定义：因自然灾害、政府管制、产线突发停产导致交期＜3日，且金额＜50万元；（2）流程：需求部门总监电话报备采购中心总监→纪检短信备案→采购中心组织口头询价≥3家→次日补录系统→7日内补齐纸质件；（3）审批：由集团分管副总裁短信回复“同意”视为授权，短信须截图存档；（4）限制：同一需求部门年度紧急采购累计不得超过部门预算2%，超出部分财务拒绝付款。10.2独家采购（1）适用：专利、专有技术、原厂维保、政府指定唯一代理；（2）论证：需求部门组织3名以上外部专家出具《独家采购论证报告》；（3）公示：在集团官网公示≥5个工作日，无异议方可执行；（4）纪检：全程参与，对专家抽取、打分、公示进行监督。10.3不可抗力（1）范围：地震、火灾、战争、政府禁令、重大疫情；（2）处理：采购中心可暂停或终止询价，已发出的《中标通知书》可协商解除；（3）证明：供应商须在事件发生后7日内提交不可抗力证明，由法务中心认定；（4）损失：按照“各自承担”原则，已发生的合理费用由双方各承担50%。第十一章培训与考核11.1培训（1）新员工：入职1个月内须通过“采购合规e学堂”考试，≥90分方可开通SRM账号；（2）年度复训：全员每年6月参加线下案例教学，课时≥4小时，缺席名单抄送纪检；（3）供应商培训：每半年举办1次“阳光合作”大会，未参加者暂停投标资格1次。11.2考核（1）指标：节资率、合规率、及时率、供应商满意度；（2）权重：节资率40%、合规率30%、及时率20%、满意度10%；（