公司财务档案管理制度

公司财务档案管理制度第一章总则第一条为规范公司财务档案管理工作，保证财务档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称财务档案，是指公司在经济活动中形成的，记录和反映公司经济业务的，具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计核算专业资料，同时也包括与财务管理相关的合同、协议、批复、文件等具有参考价值的资料。第三条公司财务档案管理工作遵循统一领导、分级管理、专人负责、安全保密、便于利用的原则。第四条本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的财务档案管理工作。第二章财务档案的范围与分类第五条财务档案的范围主要包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及与财务收支、资产管理、成本控制、投融资等相关的合同、协议、章程、批复、决议、评估报告、审计报告等具有保存价值的文件材料。第六条财务档案应根据其形成规律和特点，按照上述分类进行科学管理。第三章财务档案的形成与收集第七条公司各项经济业务发生后，相关经办人员应按照会计核算要求，及时取得或填制真实、完整、规范的原始凭证，并在规定期限内传递给财务部门。第八条财务部门会计人员对接收的原始凭证应认真审核，确保其合法合规、内容完整、手续齐全。审核无误后，据以编制记账凭证，并按规定登记会计账簿，定期编制财务会计报告。第九条财务部门应指定专人（通常为档案管理员或指定会计人员）负责日常财务档案的收集工作。对于已办结的会计凭证、账簿、报表等，应在月度或季度结束后及时整理、归集。其他与财务相关的文件资料，由相关业务部门在办理完毕后及时移交财务部门归档。第十条归档的财务档案必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实准确。复印件作为归档材料时，须注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。第四章财务档案的整理与装订第十一条财务档案的整理应遵循系统化、条理化的原则，便于查阅和利用。（一）会计凭证：按月度顺序整理，每本凭证前应附“会计凭证封面”，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数，并由装订人、会计主管人员签字或盖章。原始凭证过大或过小的，应进行适当折叠或粘贴。（二）会计账簿：年度终了后，应将各种账簿按账簿种类整理立卷。活页账应撤出空白页，装订成册，加装封面，注明单位名称、年度、账簿名称、册数、页数，并由会计主管人员和装订人签字或盖章。（三）财务报告：按年度、季度、月度顺序整理，分别装订成册，加装封面，注明单位名称、报告所属时期、报告名称、页数，并由单位负责人、财务负责人、编制人签字或盖章。（四）其他类档案：根据其性质和数量，可采用按年度结合事项进行整理，单份文件可装订立卷，多份文件可分类组合立卷，并填写卷内目录和备考表。第十二条财务档案的装订应牢固、整齐、美观，便于保管和利用。装订时应剔除金属物，采用线装或符合档案管理要求的装订方式。第五章财务档案的保管第十三条公司应设立专门的财务档案库房或配备专用的档案柜，确保档案存放安全。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。第十四条财务档案实行集中统一管理，由财务部门指定专人负责保管。档案保管人员应具备良好的职业道德和专业素质，熟悉档案管理业务。第十五条财务档案入库前，档案保管人员应对接收的档案进行认真核对，确认无误后办理交接手续，登记《会计档案保管清册》。第十六条财务档案应按照档案类别、年度、保管期限进行分类存放，并编制检索目录，便于快速查找。不同保管期限的档案应分区存放。第十七条严格执行财务档案的借阅制度。公司内部人员因工作需要查阅财务档案，须经财务部门负责人批准，并履行借阅登记手续，注明借阅档案名称、编号、借阅日期、借阅人、借阅事由及归还日期。原则上档案不得带出档案库房，确需带出的，须经公司分管财务领导批准，并限期归还。外部单位（如税务、审计、司法机关等）因公务需要查阅公司财务档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司分管财务领导或总经理批准后，由档案保管人员陪同查阅，查阅结果如需复制，须经批准并由档案保管人员负责复制，复制件须加盖财务档案证明章。第十八条查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅完毕后，档案保管人员应仔细核对档案材料的完整性，确认无误后方可收回。第十九条财务档案保管人员工作调动或离职时，必须办理档案交接手续，由监交人、移交人、接收人共同在交接清单上签字，确保档案的完整与连续。第六章财务档案的保管期限与销毁第二十条财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为三十年、十年。具体按照国家颁布的《会计档案管理办法》等相关规定执行。（一）永久保管的档案包括：年度财务会计报告（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。（二）保管期限为三十年的档案包括：会计凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿）。（三）保管期限为十年的档案包括：月度、季度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等。第二十一条财务档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门（如设有）共同进行鉴定和审查，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第二十二条《会计档案销毁清册》须经公司负责人审查批准。销毁财务档案时，应由财务部门和档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁前，应对照销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司负责人。第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第七章财务档案管理的责任第二十四条公司负责人对本公司财务档案管理工作负总责。财务部门负责人对财务档案的真实性、完整性、规范性负直接领导责任。第二十五条财务档案保管人员对档案的安全、完整负直接责任，应严格执行本制度的各项规定,确保档案不丢失、不损坏、不泄密。第二十六条公司各部门及员工均有保护财务档案的义务。对于违反本制度规定，造成财务档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁、涂改、伪造财务档案的，