会议管理实务全套课件

会议管理实务（第四版）“十三五”职业教育国家规划教材经全国职业教育教材审定委员会审定新世纪高职高专教材编审委员会组编主编陈建国主审王瑞成学习任务一

认知会议的含义与要素项目一会议认知—会议真面目小敏毕业于某名牌大学中文系，应聘到金地公司做行政秘书。星期二上午，公司准备召开一个紧急会议。总经理让小敏迅速通知人事部、财务部、销售部、进出口部等各个部门的负责人，让他们于10:00准时在公司会议室开会。小敏一一通知了各部门的负责人，各部门的负责人虽然接到了通知，但每个人心里都纳闷:“开什么会呢，这么紧急，不知道需要准备哪些会议材料。”有的部门负责人打电话给小敏询问会议议题，小敏回答说:“我也不知道啊，总经理让我这么通知的……”大学毕业生应加强业务学习，尽快适应工作岗位。要完成会议组织工作，哪怕只是发出一个会议通知，首先必须了解会议的含义，弄清楚本次会议的基本要素。会议活动的参加人员、名称、议题、时间、地点、方式与结果构成了会议活动的七个基本要素。上述任务中，由于缺少了会议议题这个最基本的要素，所以出现了尴尬的局面。组织一次会议活动，作为秘书，首先要清楚会议要素，再进行通知。小敏被告知要召集一次紧急会议，在没有获得对此次会议有关要素的授意时，应有分寸地就以下六个方面的问题向总经理进行探明，并迅速做好准备。1.为什么开会或开什么会明确会议目的是一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。2.议题是什么确定会议进行的方式、确定出席会议人员以及准备会议材料的基础。3.谁参加会议会议由谁来主持，会有哪些人来参加，其中关键的、不可缺少的人有哪些。4.什么时间开会会议什么时间开始，预计什么时候结束。5.在什么地方开会会场安排在哪里，对会场有什么特别的要求，是否需要安装特别的视听设备。6.会议怎么开举办会议是秘书的一项常规工作，秘书可以针对不同的会议制作不同的会议基本要素监控卡，确保会务组织工作到位。一、会议的含义会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。随着近代社会经济的发展，会议在人们的社会交往实践中，作为一种重要的交流、管理手段逐渐发展、完善起来。

会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分:广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。G有参加人员F有主持人E明确地点D明确时间C明确具体议题B明确预期目标A明确指导思想形成会议的主要条件：二、会议的要素会议的构成要素即会议的组成要素。任何会议都由一定的要素构成，缺少某些主要要素，会议就无法召开。内容要素形式要素程序要素财务要素会议人员、会议名称、会议的主题与议题、会议时间、会议地点、会议方式、会议结果等。会议的指导思想、目的、议题、任务、作用等。会议准备、开始、进行、结束到会议决定的贯彻落实等。会议经费、会议设备、会议服务设施等。(一)会议人员会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。1.会议主体主持人往往也可以被看作是会议的召集人、组织者或引导者。协办单位即协助安排、组织会议的机构。承办者是指具体落实会议组织任务的机构或个人。支持单位是指为会议的召开给予全力支持的机构。赞助单位是指为会议的召开提供经济帮助、设备和场地支持的机构。主办者是会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制订具体的会议方案并加以实施。合作单位即对于会议的召开与会议主办者进行合作的机构。其他。2.会议客体

会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，一般来说与会者的人数越多，会议的规模也就越大。正式成员列席成员特邀成员旁听成员即具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员，也是会议活动的主要成员。即不具有正式资格，有一定的发言权，但无表决权和选举权的会议成员。是否需要列席成员参加会议，哪些对象应作为列席成员，列席成员应该参加会议中的哪些活动，就需要会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。即由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员，如上级机关的领导人、特别来宾、报告人等。即受邀请参加会议，但不具有正式资格，既无表决权也无发言权的会议成员。3.其他与会议有关的人员其他与会议有关的人员包括主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。会务工作是秘书和秘书部门的经常性工作之一。会议服务人员是指具体从事会场布置、设备支持、会场服务等工作的人员以及负责会议生活服务的人员。会议名称必须用确切、规范的文字表达。大中型会议的会议名称应做成横幅大标语，置于会议主场中的前方或后方，作为会议的标志，简称会标。(二)会议名称会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。(三)会议主题与议题

会议主题是围绕会议要研究的问题、达到的目的而组织开展的会务工作所体现或反映的总体精神。主题的确定原则上“宁简勿繁”，主要方法:

议题是对会议主题的细化。每一次会议的议题应尽可能集中，不宜过多，不宜太分散，不宜把一些不相干的问题放在同一会议上讨论、研究。一是要有切实的依据必须要结合本单位的实际要有明确的目的议题的主要作用1.准确、具体地体现会议的目标，为目标服务会议的目标有主次轻重之分。目标的主次轻重决定了议题的主次轻重。中心议题必须体现中心目标或主要目标。不能准确反映目标或者与目标无关的议题必须舍弃。2.引导和制约会议的发言议题是会议交流的中心，与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能起到集思广益的作用。而议题含糊不清，或者角度选择不当，就会造成议事困难，从而影响会议的效率。(四)会议时间

会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

会议的召开时间，指的是会议开始和结束的时间。会期通常是指会议期间聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的时间段。(五)会议地点会议地点是指会议召开的地点，也可具体指举行会议活动的场所。根据会议的性质和规模，综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。重要会议在选择会议地点时，要考虑其政治或经济影响。(六)会议方式

会议方式即为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。这些手段的运用除了注重人性化的考虑，最重要的是使远距离沟通变得容易，不仅免除了舟车劳顿之苦及车费的开销，而且还使各分公司能与总公司紧密结合。(七)会议地点会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以以会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。三、会议的工作流程秘书工作可以概括为“三办”，即办文、办会、办事。搞好会务工作是秘书的一项经常而又重要的工作，一般会议的工作流程包括会前筹备、会中服务、会后落实三个阶段。1.会前筹备阶段会前筹备包括拟订会议的议题、确定会议名称、选择和布置会议场所、拟订会议议程和日程、确定与会者名单和制发会议通知、安排会议食宿、准备会议资料与用具、制定会议经费预算、检查设备等工作。2.会中服务阶段会中服务包括接站工作、报到与签到工作、会议记录、会议信息收集、对外宣传、会议简报编制、电话传接、值班与保密工作、医疗卫生服务、照相服务等工作。3.会后落实阶段会后落实包括引导与会人员安全、有序地离开会场、清理会场、安排车辆、交还与会代表物品、整理会议室、归还会场用品、撰写会议纪要、做好会议总结与评估、整理会议文件、结算会议经费、发送感谢信等工作。会议，是人类古已有之的社会行为。据史料记载，早在原始社会，部落首领召集氏族议事、选举酋长等就已经采用了会议的方式。我国上古史籍中曾记载有尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的传说。中外社会历史发展的长河中，有不少关于重要会议的记载。齐桓公于公元前651年在葵丘召集诸侯会盟，提出“尊王攘夷”的政治主张，从而确立了自己春秋霸主的地位。1775年第二届大陆会议后，与会各州代表宣布美国独立，同时发表了《独立宣言》，拉开了美国独立战争的序幕。在现代社会，会议被人们以更高的频率使用着，甚至成为许多人职场工作的主要内容。会议已经高度渗透到了现代人的职业生涯中，每个人的会议表现，都可能成为领导对员工职场表现的重要评价依据。所以，可以毫不夸张地说，现代社会里，只要你在工作，你就一定离不开会议。学习任务二

认知会议的种类与作用小敏毕业于某名牌大学中文系，应聘到金地公司做行政秘书，主要协助办公室主任筹办公司会务。有一次，公司准备召开“管理培训会议”，会议组织安排工作自然就落在小敏身上。小敏一时傻了眼，虽然是从名牌大学中文系毕业，但是她对会议策划组织方面的知识，对会议的重要性、多样性以及复杂性方面都不甚了解，无从下手。于是，小敏来到办公室，虚心向经验丰富的王秘书求教。秘书工作主要是“三办”，即办文、办会、办事，所以，根据会议不同的要求、目的，做好会务工作是秘书的一项经常而又重要的工作。会议具有多样性，不同的会议目的，就会有不同的会议组织工作，即使是摆放桌子，不同的会议，要求也不一样。

会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。公司内的“管理培训会议”属于进修培训会议，是为了提高员工业务水平，强化理论知识，加强专业技能而召开的会议。一、会议的种类会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，如果从内容的角度说出会议的名称，是无法穷尽会议的类型的。我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。按照会议的规模划分会议规模就是参加会议的人数，从多到少分别有万人会议、千人会议、数百人会议、数十人会议和班子会等。按照会议的目的划分根据会议的具体目的,大致可以分为以下几类。但在实际操作中,同一个会议常常包含其中之一或更多的目的。特大型会议｜大型会议｜中型会议｜小型会议｜微型会议说明会议｜研究会议｜解决问题会议｜沟通协调会议｜创意会议按照会议的内容划分会议的内容是指一次会议议题的多项内容或单一内容。按照会议的性质划分会议的性质是就会议产生的法律效用而言的,可以分为决策性和非决策性会议。综合性会议｜专题性会议代表性会议｜领导办公会议决策性会议：非决策性会议：日常办公会议｜咨询性会议｜总结交流会议｜进修培训会议｜庆典性会议｜商品展示和推介性会议按照会议举办单位的性质划分按照举办单位的性质不同,会议可分为三大类按照会议的地域划分会议的地域是指参加会议的人员涉及的区域,从大到小可以分为国际性、全国性、地区性以及一个单位内的个体性会议。公司类会会议｜协会类会议｜政府机构会议国际性会议｜全国性会议｜地区性会议｜个体性会议按照会议的与会人员范围划分会议的与会人员范围一般是指一个单位或组织内参加会议的人员身份范围。按照会议的特征划分会议的特征是针对会议内容的特点而言,这里介绍一些会议特征明显的会议形式。股东会议｜董事会议｜高级管理人员会议｜中层管理人员会议｜职工大会｜部门会议商务型会议｜度假型会议｜展销型会议｜文化交流会议｜专业学术会议｜政治性会议按照会议的形式划分会议的形式是指会议采取的组织形式,不同内容和特征的会议采取不同的会议组织形式。圆桌会议｜公开讨论会议｜代表人会议｜座谈会议｜现场会议｜演讲型讨论｜小组讨论｜议会型讨论｜头脑风暴会议｜现代远程技术会议二、会议的作用会议的积极作用1.交流信息互通情报2.发扬民主集思广益3.增进友谊促进团结4.统一认识协调行动5.做出决策部署贯彻会议的负面影响1.时间和精力的浪费2.金钱的浪费3.信息的重复和浪费4.滋长不正之风一、会议按照会议性质和内容的划分

1.年会(convention)年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。

4.论坛会议(forum)论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。

3.代表会议(congress)它常指在本质上同conference那样的专业会议的事件和活动相似的会议。

2.专业会议(conference)专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论，可以召开分组小会，也可以只开大会。

5.座谈会、专题讨论会(symposium)座谈会和专题讨论会除了更加正式外，与forum那样的论坛会议是一样的。8.研习会(workshop)研习会(workshop)的形式仅指处理专门问题或特殊分配任务的一般性小组会议。

7.研讨会、专家讨论会、讨论会(seminar)这种讨论会形式通常有许多参与的活动，出席者有许多平等交换意见的机会，知识和经验被大家分享，通常是在主持人的主持下进行的。

6.讲座(lecture)讲座要更正式一些，更有组织一些，常有专家进行个别讲演，讲座后来自观众的提问可有可无。

9.专门小组就某一问题公开进行的讨论会这种就某一问题公开进行的讨论会需要两位以上或具有某一领域专门知识的讲演者提供观点，并和专门小组成员或听众一起公开进行讨论。

11.奖励会议(incentivemeetings)公司为了对员工、分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励而召开的会议。

10.培训性会议(trainingsessions)这类会议需要特定场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授。二、各式会议种类中英文对照assembly大会ball，dance(party)，fandango舞会banquet酒宴conference较正式的会议，代表大会convention正式会议;(定期)大会fancyfair义卖场meeting会议party娱乐为目的的社交聚会rally人数众多、在露天进行的集会seminar讲习会，学习讨论会session大会中的分会议symposium讨论会此外，还有一些会议组织机构committee，commission委员会congress代表大会secretariat秘书处subcommittee附属委员会，小组委员会advisorycommittee，consultativecommittee顾问委员会，咨询委员会budgetcommittee预算委员会draftingcommittee起草委员会executivecouncil，executiveboard执行委员会generalcommittee，generalofficers，generalbureau总务委员会standingbody常设机构boardofdirectors董事会committeeofexperts专家委员会三、关于远程会议远程会议是指利用现代化的通信手段，实现跨区域召开会议的目的。远程会议系统目前主要包含电话会议、网络会议、视频会议。1.电话会议所谓电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。与传统会议相比较，它具有会议安排迅速没有时间、地域限制，费用低廉等特点。与传统点对点电话业务相比较，从功能上讲，它打破通话只能局限于两方的界限，可以满足三方以上通话(根据不同提供商的产品，最高可实现300方同时通话)，具有电话无法实现的沟通更加顺畅、信息更加真实、范围更加广泛等特点。3.视频会议

视频会议是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互相传送，达到即时且互动的沟通，以完成目的的会议。该系统是一种典型的图像通信。与电话会议相比，具有直观性强、信息量大等特点。2.网络会议

网络会议系统是以网络为媒介的多媒体会议平台，使用者可突破时间、地域的限制，通过互联网实现面对面般的交流效果。可以效降低公司的运营成本，提高企业的运作效率。

网络会议又称远程协同办公，它可以利用互联网实现不同地点多个用户的数据共享。学习任务三

认知会议的成本与效率金地公司“高层管理干部培训会议”筹备过程中，办公室秘书小敏对会议成本的预算工作还拿捏不准，再次向经验丰富的王秘书求教。王秘书就会议成本计算时要考虑的因素做了详细说明，小敏听后茅塞顿开，积极地继续筹备会议去了。

会议成本是指与会人员及服务人员在会议期间花费的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和，即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。

直接成本通称会议花费，包括与会者到达会场的交通费用、会议期间的住宿和交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。

时间成本由与会者的会议准备时间、到达会场的交通时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种因素导致难以统计和计算，比如与会人员的准备时间太长且零碎等，我们可以把它转化为金钱成本。

金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。损失成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在地摆在眼前。此次公司“高层管理干部培训会议”，从会议成本上看，小敏可以分为直接成本、时间成本与损失成本三大块来计算。直接成本为保证培训会议顺利开展的诸如餐饮、住宿、交通、资料、设备等硬件保障投入，时间成本可以直接按与会人员的平均工资折算，损失成本如高层管理干部在培训时心不在焉，想着其他事情而带来的损失等。当然，成本核算不能一味求紧，以确保会议求得实效为宜。一、会议的成本召开会议需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使会议与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，因此，会议应该计算成本，做出预算，这包括在会议计划之中。会议成本包括两部分:一部分称作“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。另一部分称作“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。含义：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前必然要做些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式:会议成本=X+2J×N×TX表示显性成本的总和J代表与会人员每小时平均工资的3倍N表示人数;T代表时间(小时)。二、会议的效率会前影响会议效率的因素没有既定的会议目标或目标不明确没有具体议程会议日程安排不当或不详与会者人选不当或者人数不当会议时间、地点选择不当会议设备准备不足发送会议通知时间不当会议通知内容欠周详会议召开不准时会议中影响会议效率的因素会场干扰因素多会议主持人不力，与会者发言离题会场纪律不明，秩序缺乏保障会间接待及服务差会议器材发生故障与会者之间分歧较大会后影响会议效率的因素整理会议记录宣传会议精神落实会议决议进行会议工作总结及时回收会议文件一、是否要开会无须开会的“五个如果”已经按照惯例每周聚会还有比开会更好的办法会议成本太大没有什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与无事于补）必须开会的“五个如果”必须同时把信息传达给很多人要让别人参与决策以集思广益有些事情要当众表扬或批评听取部门汇报工作给小组委派任务在必要时才召开的会议事先已经精心筹划过的会议拟定、分发了议程表的会议守时的会议一切按部就班的会议具有相关经验或才干的人参加的会议有决策或有结果的会议记录所有决定、建议及有负责人的会议一、高效会议的八大特征三、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题，达到目的。会议的频率安排及注意事项见表1-3-1。四、低效率会议的诊断及治疗处方造成会议低效率的原因涉及方方面面，主要包括会议时间、地点、参会人员、主持人、与会者的素质、会议准备工作、会议目的及议程等方面，具体表现与预防性管理措施见表1-3-2。五、会议规范会议规范是指大家达成共识的会议守则，主要包括以下条款1.所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，

以找出最适宜所有参会人的开会时间。2.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。3.所有与会者都要准备在会上发言。4.准时开始，准时结束。5.各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。6.所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。7.意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人要扮“黑脸”。8.会议结束2~3天后，所有与会者应拿到会议记录。9.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。10.必要时请第三方监控，以保证会议质量。学习任务一

确定会议名称与拟定会议议题金地公司拟于12月12日~12月15日在全国范围内召开2017年度客户联谊会暨2018年产品订货会,听取客户对公司产品的意见和建议,确定次年产品订购情况。9月6日下午,金地公司总经理办公室秘书小敏将客户联谊会会议议题申报表分发给公司各部门经理,请各部门经理在13号之前提交给总经理办公室,便于会议议题的集中与确定。秘书小敏应如何根据实际情况草拟会议议题、确定会议名称交给总经理审核呢?秘书汇总的会议议题,必须经主管领导审核同意后,才能最终确定下发。123弄清楚会议议题来源注意议题确定的基本原则秘书要搞清楚议题安排原则拟订会议议题一、确定会议名称1.确定会议主题及类型2.初拟会议名称3.报请主管领导审定二、拟订会议议题1.发放议题申报表2.收回议题申报表3.根据议题申报表确定议题秘书拟订会议议题初稿主管领导审定并修改会议议题根据修改意见确定最终会议议题1.2.3.一、确定会议名称(一)会议名称的含义会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题,会议名称要能够概括表现会议的内容、性质、参加对象、单位以及时间、届次、规模等信息。(二)会议名称的构成单位时间会议内容单位会议(三)确定会议名称的注意事项１２３要用确切、规范的文字表达。应与会议的内容相符,使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加,会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。不允许被冠以“中国”或“中华”等称谓。二、拟订会议议题(一)会议议题的含义

会议议题是开会的前提,是会议所要讨论、报告的主要内容。会议开始之前要明确会议的议题,并且要将议题及时地通知到参加会议的人员,便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。(二)会议议题的来源上级机关和领导者根据需要而制定的内容下级部门提交的,需要以会议的形式研究和决定的问题秘书向有关部门搜集的本公司管理活动中需要研究和决定的事项01020304相近原则有限原则清晰原则必需原则(三)会议议题确定的基本原则一、关于会议名称有些会议的名称是固定的。有些会议名称是不固定的,应根据会议的议题或主题来确定。有的名称中还可以包括时间、范围等因素。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成。有的会议名称由单位、年度、内容构成。有的会议名称由时间、会议内容和会议类型构成。二、关于会议议题会议议题的形式书面形式的会议议题包括议案、最后文件草案或讨论稿口头形式的会议议题常用于单位内部的小型事务性会议确定主题的主要方法要有切实的依据必须要结合本单位的实际要有明确的目的。学习任务二

拟定会议筹备方案金地公司拟于6月5日9:00至16:00,在公司l号会议厅召开金地公司技术训练专题研讨会,参会人员要在6月5日8:30报到,总人数80人左右。在会上,总经理将做关于技术训练问题的工作报告,培训部和生产部总监将做专题发言,人力资源部总监将宣读“公司开展技术竞赛评比的计划”(草案),主管副总经理做总结报告。请根据以上情况,拟写此次会议的筹备方案。会议筹备方案是会议的预演,通过想象和策划,将计划全过程形成文字,以便安排和布置会议事宜。拟写会议筹备方案是会议顺利开展的重要一环,需要将会议主题、议题、名称、时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目有规律地组织在一起。一、会议的时间和地点二、参加会议人员三、会议议程四、会场设备和用品准备五、会议材料准备六、会议服务工作010203040506怎样确定会议主题与议题怎样确定会议名称怎样确定会议规模与规格怎样确定会议时间怎样确定会址怎样确定与会人员范围与人数０７0８0９１0１１怎样确定会议议程与会议日程怎样预算会议经费怎样布置会场怎样安排住宿餐饮怎样进行会前检查一、会议策划的主要内容五个“W”、一个“H”、一个“B”和一个“O＂WhyHowWhoBudgetWhatWhenOthersWhere二、制定会议筹备进程时间表会议策划的内容确定后,接下来的工作就是制定一份详细可行的会议筹备进程时间表。它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。严格遵守会议筹备进程表是保证会议圆满结束的重要保障。下面是一般中型会议应该遵守的会议筹备进程表。详情见书三、提出参加会议的范围或人员名单四、拟订会议的后勤保障方案五、会前检查六、案例阅读学习任务三

安排会议筹备小组金地公司2017年度客户联谊会暨2018年产品订货会会议正在紧张的筹备之中。会议议题和会议名称已经由总经理审定后正式确定。总经理交给秘书小敏一个任务:成立会议筹备小组,统一协调整个会议工作。假如你是秘书小敏,请根据实际情况将会议筹备小组成员名单交给总经理审核。秘书确定会议筹备小组部门和成员后,必须经主管领导审核同意后,才能最终确定并下发通知。一个会议通常牵涉到公司的各个部门,一般来说,公司或组织的高层及分管领导要在筹备小组中担任一定的职务,以便协调。在整个活动中,相关人员可能在时间上会与日常工作相冲突,所以在分组初步安排后,最好召开部门碰头会或协调会,以赢得各部门的理解与支持。成立会议筹备小组——确定需要几个部门每个部门应该由哪些成员参与每个部门每个成员的职责金地公司秘书根据会务工作、筹备小组设置和分工情况,对客户联谊会暨产品订货会筹备小组作如下分工:详情见书安全保卫工作生活管理工作文书工作组织工作一、秘书会务工作的基本任务二、成立会议筹备小组的原则对口原则平均原则明确原则精干原则三、筹备小组的工作职责和工作内容领导组领导组主要负责会议的组织领导工作,负责协调其他小组之间的工作,负责审核会议材料、会议经费预算方案、会议筹备方案等。会务组

会务组主要负责拟订会议预算和会议经费报批;联系大会会场和代表住宿地;制作各种证件;订购会议所需用品;做好各种联系协调工作。材料与宣传组

材料与宣传组主要负责起草工作报告、领导讲话、各种文件和简报工作,负责会议记录、新闻报道、宣传、会议的总结等工作。活动组活动组主要负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。后勤与保卫组

后勤与保卫组负责会议期间后勤服务、医疗救护、安全保卫等工作。一、会务工作机构会务组:负责会务组织、会场布置、会议接待、签到等会议的组织、协调工作。秘书组:负责拟写会议方案,准备各种会议文件和资料,做好会议记录,编写会议纪要、简报等工作。接待组:负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。宣传组:负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。活动组:负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。保卫组:负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。在准备充分、组织严密、服务周到、确保安全的会务工作原则指导下,牢固树立以下四种意识:01020304二、会务工作要求全局意识客户意识补台意识奉献意识不能只求会务操作方便,不顾其他要时时事事考虑参会者的感受为保证会议顺利进行,会务必须不分分内和分外,随时“拾遗补阙”会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天候”工作。三、案例阅读政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘书处各组工作职责材料组秘书组联络组组织组提案组简报组宣传组后勤组保卫组学习任务四

拟定会议议程和日程金地公司客户联谊会的准备工作正在进行中,秘书小敏接受总经理的委派,要根据会议议题拟订会议议程和日程。假如你是小敏,请根据实际情况草拟一份会议议程和日程交给总经理审核。拟订会议议程,首先要弄清楚会议各项议题的具体内容;其次是议题的顺序和内在联系;然后注意会议议程的格式和要素,做到格式要规范,会议日程的内容要一目了然;最后,要弄清楚秘书的职责权限,草拟的会议议程和日程必须经主管领导审核同意后才能发出。一、拟订会议议程确定金地公司本次会议各项议题的具体内容将会议各项议题按照轻重缓急进行排序预估会议各项议题所需的时间拟订会议议程初稿领导审核会议议程二、拟订会议日程根据会议内容和会期,将会议内容进行合理分配拟订会议日程初稿领导审核会议日程三、会议日期的选择原则01020304避开关键日期避开节假日季节性因素其他因素一、制作会议议程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,会议议程的安排对会议的顺利进行关系重大。会议议程是会议文件的一种。二、安排会议生活安排会议生活主要包括预定交通工具,安排食宿,联系与安排参观、访问活动,确定医疗、保卫人员。三、会议程序会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。四、会议议程、日程和程序的联系与区别会议议程、日程和程序都是关于会议活动先后顺序的安排。详情见书五、案例阅读详情见书学习任务五

制发会议通知金地公司2017年度客户联谊会暨2018年产品订货会的准备工作已经接近尾声,公司总经理要求办公室秘书小敏,根据会议议题、名称、议程以及日程,草拟一份带回执的会议通知。假如你是公司总经理办公室秘书小敏,请你根据实际情况草拟带回执的会议通知交给总经理审核。弄清楚会议的时间、地点、主要内容、参加人员等要素注意带回执会议通知的格式,格式要规范作为职业秘书,要弄清楚自己的工作职责,草拟的会议通知必须经主管领导审核同意后,才能发出。一、拟写会议通知拟写卡片式会议通知领导审核会议日程拟写信函式会议通知二、确定会议通知发送名单三、审核会议通知四、发送会议通知五、确认通知收到与回执处理一、会议通知的内容通知的内容包括会议名称、目的、主要内容、会期、地点、与会人员、报到的日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等,重要的、大型的会议通知要编文号,一般的会议通知不编文号。会议通知都应按法律和章程的规定办理,法律章程没有规定时,应依照惯例和具体情况办理。会议内容、时间、地点和与会人员一经确定,就要制发会议通知,以便与会单位和人员提前做好准备。二、会议通知的方式三、书面通知的类型口头通知电话(传真)通知书面通知电子邮件通知信函式会议通知卡片式会议通知四、会议通知的结构与写作方法标题通知对象正文落款回执五、会议通知的发送1.会议通知的发送对象与会者的职务或级别,即明确会议必须要邀请什么职务或级别的人员参加。与会者的身份,即明确是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。与会者的代表性。参加会议的总人数。2.会议通知的发送方式会议通知发送方式的选择,应该根据与会者的要求、会议范围、会期长短和公司的实际情况选择。

发送会议通知,应当做到以下两点:一要及时迅速,保证与会者提前收到并有时间进行必要的参会准备工作;二要谨慎细致,防止重发、错发、漏发。六、发送会议通知的注意事项1.对拟任免、调动的人员发通知要特别注意,不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。2.一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知,其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。3.对于一些区域性、全国性乃至国际性会议,需要安排与会人员食宿和回程的,还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执,以便会务人员安排接站和订购车票、机票。4.发送会议邀请函和请柬的方法,与发送会议通知基本相同。5.在会议前夕,最好能与所有通知的对象联系,进一步确认是否能够到会,以便安排食宿,代客户订购回程车票等。详见教材学习任务六

选择会议地点与布置会场

为了开好金地公司客户联谊会暨产品订货会,总经理要求秘书小敏选择会议场所。具体要求为:一是确定会议召开的所在地;二是提前确定准备租用的会议场所。正确选择会议场所,主要注意两个方面的问题:一是会议召开所在地,确定是在本地还是外地召开会议二是确定会议的具体地点,即举办会议的场所,如某个会议中心或酒店等一、确定会议召开所在地二、确定会议场所三、报请主管领导批准四、签订协议五、会场布局1.会场整体布局2.会场人员安排六、会场布置1.环境布置2.主席台布置七、座次安排1.主席台座次安排2.与会人员座次一、确定会议地点国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察应该考虑交通的便利性,尽量选择交通枢纽或大中型城市要考虑城市对于参会人的吸引力,一个风景优美或富有地域特色的城市,有助于吸引人来参加持续几天的会议。二、选择会议场所1.交通便利2.会场大小3.设备配置4.不受外界干扰5.停车场所和安全设施6.场地租借费用合理7.餐饮和娱乐设施8.住宿和餐饮服务能力三、会场布置的要求会场布置之前,最好拟订一份会场布置方案,内容主要包括会场内座位的布局摆放形式,主席台的布置、座次的安排,以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。要保证会议的质量,整体布局要做到以下几点：(1)庄重、美观、舒适,体现出会议的主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。(3)大中型会议要保证一个绝对的中心(4)小型会场要注意集中和便捷。四、会场布置的技巧(一)会场内座位的布局较大型的会场些中小型会议或较特殊类型会议小型日常办公会议以及小型座谈会议(二)会场的装饰会场的装饰是指根据会议的内容,选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装饰物等。艺术性实用美观得体(三)会场座次排列会场座次排列是指对与会人员在会场内座位次序的安排。主席台座次排列,依照职务的高低和选举的结果安排座次,职务最高者居中,按先左后右、前高后低的顺序依次排列。主持人的座次也应根据其职务进行排列。设有主席台的会议,其座次排列既包括主席台就座的人员座次排列,也包括场内其他人员的座次排列。(四)会场气氛布置会标会徽旗帜讲台灯光一、常见会议地点的优缺点比较优点:上级的全部参考资料都在手边,可能使上级的权威性加强。缺点:可能会有电话干扰,或者有人打扰。上级的办公室下级的办公室单位的公共会议室优点:可能提高下级的地位和士气。缺点:场地一般比较狭小,可能会使双方都感觉不适。优点:大小够用,无租金。缺点:使用的时间可能受限制。优点:保证没有任何一方占地主优势,而且有利于保密。缺点:价格可能较高,增加了会议成本,而且可能对大家来说并不熟悉。外面的会议室外地的会议中心优点:场地大小选择多,有专业的设备和服务。缺点:旅途、时间和食宿花费很多。二、选择会场的技巧(一)选择大小适中的会场(二)选择远近适当的会场(三)选择环境适合的会场(四)选择设备齐全适用的会场三、选择会议地点的注意事项广泛收集会议地点的信息提前对会议地点进行实地考察及早提前预订色调是指会场内色彩的搭配与整体基调。选择与会议内容相协调的色调,可以对与会者的感官形成一定的刺激,产生积极的心理与生理上的影响。会场整体装饰是指除主席台之外的场内及场外等地方设有主席台的会场,主席台是装饰的重点四、装饰会场的技巧五、会场座次排列的方法(一)主席台人员座次的排列(二)会场内其他人员座次的排列(三)标识座次(四)注意事项学习任务七

编制会议经费预算金地公司2017年度客户联谊会暨2018年产品订货会准备工作已经基本就绪,总经理要求秘书小敏做一份会议经费预算方案,会议经费预算控制在20万元以内。假如你是秘书小敏,请你根据会议内容、会议时间、会议规模等,拟订一份会议经费预算方案。会议经费预算是会议前期准备工作中的一项重要工作。会议经费预算必须要考虑到会议内容、会议时间、会议规模、参会人数等因素,拟订会议经费预算方案必须本着节约的原则,必须符合公司的财务制度。详见教材一、会议经费的构成交通费用会议室费用住宿费用餐饮费用考察学习费用设备视听费用宴请及演出费用培训或讲演费用预计外支出二、会议经费预算的原则科学合理总量控制确保重点精打细算留有余地三、会议经费的筹措行政事业经费划拨主办者分担与会者分担个人费用社会赞助转让无形资产使用权一、会议经费预算的主要内容文件资料费,包括文件资料的制作、印刷费,文件袋、证件票卡的制作、印刷费等开支。通信费,如发会议通知,则有传真、电话、网络等费用;若召开电视、电话等远程会议,则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。会议设备和用品费,如各种会议设备的购置和租用费。会议场所租用费,如会议室、大会会场的租金,以及其他会议活动场所的租金。会议办公费,如会议所需办公用品的支出费用,会场布置等所需要的费用。会议宣传交际费,如现场录像的费用,与有关协作方交际的费用。会议住宿补贴费,一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分,由会议主办者补贴一部分,也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求,应明确与会人员完全自理的部分,预算中可不列此项。会议伙食补贴用,通常由主办单位承担。会议交通费,即参会人员交通往返的费用,如果由会议主办单位承担,则应列入预算;会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具,其费用也应列入预算。其他开支,包括各种不可预见的临时性开支。二、会议经费预算审核三、案例阅读审核时要逐项细审,要让起草人员将部分费用的细目表一并呈上。详见教材学习任务八

准备会议资料与会议用品金地公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小敏负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标,所以材料很多,小敏为每位董事准备了一个文件夹,将所有材料放入文件夹中。有3位董事在会前回复说将有事不能参加会议,于是小敏就未准备他们的资料。不想,正式开会时其中的两位董事又赶了回来,结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见,有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料,从而影响了会议的进度。秘书小敏在会议文件准备方面存在哪些问题?会议相关文件的准备,是秘书的一项很重要的工作。作为会议组织者,会前应该静心准备会议资料和会议用品。会议资料主要包括来宾资料、会务资料和沟通资料等;会议用品主要包括会议期间使用的各种证件和标牌、会议必需的设备和用品等。任何一个环节出了问题都会影响会议的顺利进行。做好文件的印制或复制工作认真校对会议文件做好会议文件的分发工作印制与分发会议文件的要求一、会议资料来宾资料会务资料沟通资料二、拟定会议主要资料的基本要求秘书在参与拟定这类文件时领导亲自搜集材料,亲自起草,定稿时与秘书一起斟酌。秘书部门协助领导搜集整理资料,领导自己动手起草。领导提出文件的主旨或细目,由秘书承担起草任务,最后由领导修改定稿。123二、拟定会议主要资料的基本要求无论秘书人员遇到上述哪一种情况,都应当做到以下三点认真理解和吃透领导机构所确定的会议主题,把握领导意图做好深入细致的调查研究,掌握和提供详尽确切的第一手材料注意虚心听取各方面的意见123三、准备会议资料的要求秘书草拟会议所需要的文件目录,经领导确认后,开始准备。按照与会人员名单,每人准备好一个资料袋,在资料袋上填写与会者的姓名,并注明“会议文件”等字样。认真校对会议文件。做好会议文件的分发工作。分发重要文件一般要编号、登记。一些征求意见稿或保密性文件,需要在会后退回的,则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。秘书应该将所有的会议资料如讲话稿、会议报告、决议草案等相关资料,系统整理,制作文件资料目录,统一放在文件袋中,发放给与会人员。分装文件要认真、细致,不能出现漏装或重装的情况。四、会议用品会议用品是保证会议进行所需的必要用品和工具,主要包括会议必备用品和特殊用品。五、会议用品的准备要求制订计划落实专人负责节约为本010203一、拟订会议文件及用品的准备方案(一)拟订会议文件的准备方案工作概述关于召开会议的请示提交会议审议批准的文件会议期间使用的文件会议参考性文件会议管理性文件会议宣传性文件(二)拟订会议用品的准备方案会议用品包括两种类型:一种是一般性会议的用品;另一种是根据会议的不同类型和内容需要准备一些特殊用品。拟订会议用品方案的要求:要将会议所需用品开列出一个清单,详细列出其名称、数量等,并做出预算;准备用品的方案要尽可能细致周密。二、会议文书的拟写要求详见教材三、关于会议证件(一)会议证件的概念会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。(二)会议证件的内容会议名称会徽姓名照片组别或代表团名称证件种类证件编号会议日期(三)会议证件的作用表明会议期间各种人员的身份,便于接待和会场的管理。便于代表之间的相互辨认和联系、交流。凭证出入会场,保证会议安全。便于统计出席人数。给与会者留作纪念。(四)会议证件的种类会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件,包括出席证、列席证、旁听证、来宾证(或嘉宾证)、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。(五)会议证件的样式与制作佩戴在与会者身上的证件台签式的姓名卡片(“桌签”)坐签式的姓名卡片(“座签”)(六)会议证件设计注意事项内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。重要的大型会议要在证件上贴上本人的照片,并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份,同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体加以区别。姓名卡片的大小、式样应注意经济适用、美观大方。应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。有的公司强调区分开不同职务人员的身份;有的公司则强调所有员工平等。姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放,并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如,庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底,以体现喜庆的气氛;学术性会议可以采用蓝色衬底。涉外会议证件可用中文和外文两种文字,外文排在中文下方。(七)会议证件的管理详见教材学习任务一

接站与报道为做好公司上半年工作总结,统一部署下半年工作任务,落实生产经营指标,7月23日,金地集团公司召开了年中工作会,公司领导、各分公司主要负责人将出席本次会议。会议在广州××酒店举行。7月22日是各分公司主要负责人报到的日子。吴荣华总经理要求办公室人员做好接站和报到工作,会议接站、报到工作由秘书小敏负责。小敏对参会人员参会回执信息进行了整理,具体内容见表3-1-1。根据此信息,小敏进行接站和报到工作的整体安排。会议接站首先要清楚嘉宾选用的交通工具。要根据不同到会途径安排不同工作人员接站其次要了解嘉宾职务级别的高低,在坚持平等原则的前提下,适度有所区分。到达会议地址后,要组织好报到工作,同时发放会议有关资料。一、接站工作只有跨地区的会议接待才有接站工作。(一)接站准备工作要专门成立相应的接站小组,由专人负责,形成统一的指挥调度系统,并安排好信息、车辆、人员分工的工作。1.组成接待小组2.完善接站信息3.确保车辆安排在车辆安排上,要根据单位车辆的实际情况(或外租车辆的情况),以及参会代表的参会时间,合理进行分配。4.提供详细路线图对于无须接站,自行参会的本地以及外地与会人员,要事先制作详细的报到路线图,通过邮件、传真或打电话的形式告之。在会议通知的附件中制订前往广州××酒店的路线图,并制作相应的乘车指南。(二)接站工具车辆会议代表接站安排表手提式扩音器工作证胸卡醒目的接站条幅急救电话号码表应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码。接站标识物品接站牌的两种最基本形式:团体和普通客户接待所准备的接站牌重要客户单独准备的接站牌准备车辆时,要根据参会人员职务级别的高低,在坚持平等原则的前提下,适度有所区分。对重要客户或者嘉宾,最好有一定级别的领导参与接站。(三)接站的注意事项在班机、火车、汽车到达前15分钟赶到。在出口处比较醒目的地方,高举接站牌等待客人到来。服饰穿着要整齐、大方。接到客户后,首先核实客户身份。确认客户身份以后,指引或者带领客户在休息地点先休息,或直接带领客户上车。做些力所能及的事。(四)乘车返回乘车时一定要根据乘车人的身份及社会地位,选择适当之处就座。二、会议报到工作(一)设立醒目的引导牌和标识牌(二)做好报到的准备和服务工作准备必要的报到所需物品,一般情况下,报到所需物品有会议报到表、笔、分发给参会人员的资料袋等。(三)发放资料袋会议的有关文件和材料会场座次图代表证工作证出席证餐券住宿房间号文具(四)做好返程票预订工作在接待报到时,工作人员应当及时主动询问参会人员是否需要预订返程车票,并对有此需求的参会人员进行登记。(五)随时统计报到人数随时统计报到人员数量有助于准确了解和把握会议的整体进展,并为后续工作打下基础。(六)汇总报到情况报到结束后,汇总有关情况向会议主办方领导汇报,要特别注意参会人员变更情况和因故不能及时报到的参会人员的情况。一、会议接站(一)统一的指挥调度系统根据参会人员反馈的回执情况,统计。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中,由接站的工作人员负责联系。(二)安排足够的车辆和接站人员接站车辆和人员一般以小组为单位,每个小组配备1~2名接站人员,1名司机,1辆车。合理安排接站小组数量,多个小组之间轮流接站,前后衔接,防止出现“空档”。(三)会前通知内容要详细在会前的通知中应当包括会议接站回执,由参会者填写到达的车次/航班、时间、人员等信息,便于组织方安排接站。(四)接站物品准备充分二、会议报到报到是指参会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。(一)引导参会人员报到的注意事项查验参会人员的有效证件业务要熟练报到人员分配合理,工作流程明确会议报到须知人手一份食宿安排要留有余地(二)引导参会人员报到的程序１．设立醒目的引导牌和标识牌２．发放资料袋会议的有关文件和材料会场座次图代表证工作证餐券住宿房间号文具出席证３．发放会议指南会议日程安排住宿安排会议分组名单会议秘书处的信息会议注意事项、作息时间表４．做好返程票预订工作５．随时统计报到人数６．汇总报到情况一、会务接待服务员技术等级标准(一)职业定义为各类会议提供会务、接待服务为办公室及活动场所提供后勤保障服务进行会议设计、布置和装饰等(二)适用范围各级机关企事业单位的会议室接待室(厅)及各类办公活动场所等(三)等级初级、中级、高级(四)具体标准详见教材二、设计会议报到登记表三、接待礼仪常识(一)确定迎送规格对等对应原则(二)迎送前的准备1.了解来宾抵离的准确时间2.排定乘车号和房间号3.安排好车辆(三)安排好迎送中的各个环节介绍提取、托运行李注意与酒店的协调学习任务二

落实会场接待为做好公司上半年工作总结,统一部署下半年工作任务,落实生产经营指标,7月23日,金地集团公司召开了年中工作会,公司领导、各分公司主要负责人将出席本次会议。会议在广州××酒店举行。7月23日上午8点30分,秘书小敏和同事就等候在××酒店二楼203会议室门口,迎接各位参会人员的到来,做好会议签到和会议引导工作。签到是为了及时了解该到会的人员是否已到会,并准确地统计出到会的实际人数。引导是指会议活动期间会务工作人员为参会人员指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。引导工作贯穿于整个会议期间,每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。一、会议签到二、会议引导租用技术先进的电子签到机，经济实用此次会议将参会人员的座位分为三个区域:华南区、华北区和华中区。一、会议签到(一)会议签到的作用1.便于统计实到人数,以确定法定性会议的有效性。2.检查缺席情况,以便及时通知有关人员到会,或通知缺席对象另行补会。3.庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏,留作永久的纪念。4.与会者的亲笔签名是第一手签到记录,是其参加会议活动的书面证明,可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上,签到还是一种法律行为。(二)会议签到的方法簿式签到证卡签到电子签到座次表签到会议工作人员代为签到(三)会议签到的要求认真准备有序组织及时统计准确无误二、会议引导在大型或重要会议报到以及进入会场时,应当派专人负责引导,这类专职引导人员常常称为礼仪人员。负责引导的礼仪人员要统一着装,熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况。大型或重要会议的礼仪人员还要了解本地的交通、游览、购物等情况,以备参会人员随时咨询。国际性会议的礼仪人员还要掌握外语会话能力。一、设计会议签到表二、引导就座的常识日常的小型会议小型会议大中型会议按照会前安排好的座位或区域就座在出席证或签到证上注明座号,并在每个会议桌上摆置名签,并同时印制座次表发给参会人员对号入座的方式或是将会场划分为若干区域,以地区或部门为单位集中就座,根据不同情况,也可采取随便入座的方式。三、会议接待礼仪(一)对会议接待人员的要求较好的外在形象备较高的文化知识和礼仪修养坚强的毅力和高度的工作责任心1.礼仪小姐应有的风采2.会议工作人员应有的风度按正式场合的要求整理自己的仪容仪表(二)会议的筹备工作及时准确地发放会议通知选择会场会场布置准备会议资料会前检查签到引座接待(三)会议前的接待礼仪(四)会议进行中的服务礼仪倒茶其他服务做好会后服务的准备工作学习任务三

会议的安全保障与后勤服务为做好公司上半年工作总结,统一部署下半年工作任务,落实生产经营指标,7月23日,金地集团公司召开了年中工作会,公司领导、各分公司主要负责人将出席本次会议。会议在广州××酒店举行。会议期间的安全保障与后勤服务工作由秘书小敏负责。会议期间的安全问题是一个很重要的问题,主要涉及参会人员的人身安全、财产安全等,秘书人员一定要安排好会议的安全保障工作。同时,在会议期间,秘书要做好参会代表的交通、餐饮、娱乐等后勤服务工作,并安排好会议值班工作。一、会议的安全保障1234与会人员入场时的验证与收票工作保持会场内的秩序,维护场内设备关注会场内各种设备的使用情况做好会场内安全保障工作二、会议的后勤服务(一)会议值班工作1.制定了值班工作制度2.明确规定了值班工作任务搜集有关情况、文件和资料,传递各种信息与会议无关人员出入会场的控制公司和各部门领导的联络方式后勤服务部门主管人员电话通信录坚守岗位做好服务工作做好协调工作主管领导带班制度3.编制了会议值班表(二)交通服务工作(三)生活服务工作1.及时订购回程票2.打印并分发会议代表通信录3.组织拍摄会议集体照及活动照(四)娱乐服务工作1.确定娱乐活动的时间、内容和形式2.做好各项组织工作(五)餐饮服务工作一、会议的安全保障1.与会人员入场时的验证与收票工作2.保持会场内的秩序,维护场内设备3.关注会场内各种设备的使用情况4.做好会场内安全保障工作防止与会议无关的人,随便进入会场关注会场内的设备运行情况,消除火灾隐患保证会场内人员的安全与健康二、会议的后勤服务(一)会议值班工作1.会议值班工作的内容值班电话记录值班接待记录值班日记做好信息传递2.会议值班工作的意义会议值班工作起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用,起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映的作用。(二)交通服务工作筹齐会议用车拟定会议用车制度和纪律合理调度会议用车,确保会议进程按计划实施对驾驶人员的管理(三)生活服务工作及时订购回程票打印并分发会议代表通信录组织拍摄会议集体照及活动照(四)娱乐服务工作1.确定娱乐活动的内容和形式(1)配合会议活动的主题。(2)适当照顾参会人员的兴趣。(3)尊重参会人员的宗教信仰和风俗习惯。(4)体现民族特色和传统文化。2.做好各项组织工作集体行动,因此要事先统计好人数,安排好来回接送的辆准备必要的资金和物品3.安排娱乐活动的注意事项要统筹安排,避免重复避免格调低下的娱乐活动在观看文艺演出前,要进行简要介绍注意安全(五)餐饮服务工作会议一般用餐会议特殊用餐一、会议嘉宾安全保障工作的内容人身安全贵重物品重要文件会场和驻地设施用品使用车辆二、会议嘉宾安全保障划分为四个关键阶段到达进行休会离会三、会议安全保障人员的职责熟悉地方和国家法律、法规防范火灾熟知会场的紧急疏散示意图,了解如何在大规模恐慌中维持秩序向领导汇报事故情况;监督装卸会议用品议值班制度要健全,安全保障人员要坚守岗位四、会议保障工作的检查有设备线路、运转及操作规范的安全可靠消防设施齐全有效防窃听装置灵敏高效防盗设施处于运行状态禁止与会议无关的人员进出会场学习任务四

完成会议记录与编发会议简报为做好公司上半年工作总结,统一部署下半年工作任务,落实生产经营指标,7月23日,金地集团公司召开了年中工作会,公司领导、各分公司主要负责人将出席本次会议。会议在广州××酒店举行。1.秘书小敏负责会议记录,如果你是秘书小敏,应如何完成此项工作。2.请以金地集团公司总经理办公室的名义拟写一份会议简报。完成会议记录要注意两点:一是格式上要素要完备,相关会议信息要齐全二是对会议发言内容、会场气氛等进行重点记录有的放矢内容真实一目了然讲究时效内容实在会议简报写作：一、做好会议记录(一)必要的准备(二)在会议上进行录音及基本记录(三)对会议记录进行整理(四)进行签名二、编发会议简报(一)确定简报的编发期数、时间与主要内容(二)采编简报文章(三)编辑简报(四)发放简报一、会议记录(一)会场记录的格式(二)会议记录的基本要求准确写明会议名称(要写全称)、时间、地点、会议性质。详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。忠实记录会议上的发言和有关动态。记录会议的结果(三)会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解权威人士或代表人物的言论会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论对会议产生较大影响的其他言论或活动会议已议决的或议而未决的事项(四)会议记录的整理忠实于讲话人、发言人的原意保持讲话人、发言人的风格整理完整全面,会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏,重要的插话、会场动态层次分明,段落清楚,语句通顺,标点符号、字迹清晰,避免错别字如果是一个人的讲话记录,应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅整理录音记录,要注意辨别讲话人的声音二、会议简报(一)会议简报的特点简快新实内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓,无关的内容不说,一般性的内容少说,专业性的内容多说。报道迅速及时内容的新鲜感指内容真实准确,用事实说话(二)会议简报的写法1.报头简报名称一般用套红印刷的大号字体期号,写在名称下一行,用括号括上编印单位与印发日期,两者在同一行,前者居左,后者居右2.报身按语即对整个会议情况进行大概说明简报的标题类似新闻的标题,要揭示主题,简短醒目导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容,给读者一个总的印象主体用足够的、典型的、有说服力的材料,把导语的内容加以具体化结尾或总结全文内容、点明文旨,或指明事情发展趋势,或提出希望及今后打算背景,即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况3.报尾会议记录和会议纪要的区别：性质不同功能不同内容不同表现形式不同表达方式不同利用方式不同学习任务一

送别与会人员启迪公司召开的新产品订货会取得了圆满成功。总经理秘书李佳清楚地知道,对于秘书人员来说,虽然会议已经成功召开,但会议工作还远远没有结束。对于会务工作而言,会后工作与会前、会中工作一样重要。随着会议主持人“谢谢”的话音落下,李佳和其他工作人员,就已经等在会场出口准备引导与会人员退场和送别了。一般的与会人员身份特殊、职位较高的与会人员外地与会人员秘书和工作人员只需引导并送至会场门口、酒店门口、单位门口或停车场即可会议主办方应派领导送别会议主办方应安排好交通工具和专门人员将其送至车站或机场因公务或私人原因,仍需短暂停留的与会人员会议主办方应妥善安排一、引导与会人员离场二、送别与会人员1.发放返程票2.安排送站车辆和人员送别与会人员的工作要点：引导与会人员离场结清参会费用发放回程票安排车辆送站安排人员送客送别客人礼仪在确定来宾离开的时间后,如果来宾身份比较特殊,那么应该到来宾的住地去话别。如果来宾离开的时间是上午,那么在前一天下午或晚上,主人一方全体陪同人员要到客人下榻的酒店去话别,时间不要过长,控制在半个小时之内为好。有礼物要送的话,就在这时送给客人。如果第二天到了机场或车站再送,客人就只能把它提在手里了,很不方便。如果客人离开的时间是在下午或晚上,可以在当天上午到酒店话别。此时应该告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排,让客人心里有数。在目送来宾乘坐的交通工具启动后,送行人员才可离开。学习任务二

落实会场善后工作启迪公司总经理秘书李佳和会议工作人员协助公司领导,将本地与会人员送走或将外地与会人员送至宾馆后,就开始着手清理会场,做好酒店方的交接工作。会议结束后,做好会场的善后工作,是将会场归还给酒店方的前提。会场的善后工作主要包括：清理会场归还租借物品结清会议开支费用一、清理会场及时清理会场仍存留的会务用品,恢复会场的原样。列出会务用品清单清点,并将收回的数量准确登记,对于缺少的物品注明原因。认真打扫会场环境卫生,将会场内的桌椅归位,力求恢复会场原貌。二、归还租借物品不需赔偿的,归还时要特别说明或修好后再归还检查物品是否完好如果损坏要按约定予以赔偿三、结算会议开支费用结清会议的各项费用会场租用费设备租用费开会期间的其他相关服务费用详见教材学习任务三

完成会议经费结算启迪公司新产品订货会于11月25日~27日顺利举行,公司总经理办公室秘书李佳负责会议经费结算工作。假如你就是秘书李佳,请你结合本次会议的经费开支的具体情况,做好会议经费的结算工作。会议经费结算是办会者在会议结束后对会议整个经费使用情况即收支费用的结算。会议经费结算应根据会前经费预算进行。了解会议经费收支项目要熟悉会议经费结算方法掌握会议经费结算的工作程序一、统计会议经费收支情况二、确定会议经费结算的方法和时间三、通知与会人员结算时间和地点四、清点并核实费用支出发票五、填写报销单,将发票贴于报销单背面六、请领导审批、签字七、到财务部门报销八、与相关部门及人员结清费用1会议筹备期间,办会者应进行会议收支预算,并经领导审核批准。２会议过程中,负责经费结算的秘书人员应准备专门的账册,及时对会议的各项开支进行详细的记录。３会议结束后,秘书人员应根据领导审定的会议经费预算表进行结算。４经费结算完后,及时向领导汇报,并向财务部门报销。一、会议经费收支项目收入支出主要来源于上级拨款或向与会人员收取相关费用。主要包括以下内容:场地租用费、会议设备租用费、会场布置物品费、通信费、培训费、交通费、住宿费、餐饮费、资料费、纪念品购置费、会议宣传交际费、劳务费以及其他费用等。由会议主办方承担全部会议费用,与会人员无须支付任何费用二、会议经费结算的方法(一)会议的收费与付费方法与会人员要向会议主办方支付一些必要的费用1.收费的方法与注意事项1应在会议通知或预定表格中,详细注明收费的标准和方法。2应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡、电子转账等)。3如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。4开具发票的工作人员先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何差错。另外,如果有些项目无法开具正式发票,应与会议代表协商,开具收据或证明。2.付款的方法和时间付款的时间,可根据和对方的约定及时付费。要和对方事先商定费用,必要时要交付一定数额的订金有些较小的支出项目则直接用零用现金支付(二)