政府外事工作制度

PAGE政府外事工作制度一、总则（一）目的为了规范政府外事工作，加强对外交流与合作，提高外事工作水平，服务国家总体外交和地方经济社会发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构以及相关企事业单位开展的外事活动，包括但不限于因公出国（境）、邀请外国人员来访、参加国际会议、举办国际活动等。（三）基本原则1.维护国家主权、安全和利益原则外事工作必须坚定维护国家主权、安全和发展利益，严格遵守国家法律法规和外交政策，确保外事活动不损害国家尊严和形象。2.服务大局原则外事工作要围绕国家总体外交战略和地方经济社会发展大局，积极开展对外交流与合作，为国家和地方的中心工作服务。3.归口管理原则外事工作实行归口管理，政府外事部门负责统筹协调、指导监督本地区外事工作，各部门、各单位按照职责分工做好本部门外事工作。4.务实高效原则外事活动要注重实效，精简务实，避免形式主义，提高工作效率和质量，确保外事任务顺利完成。5.外事纪律原则严格遵守外事纪律，保守国家秘密，尊重对方风俗习惯，维护良好的国家形象和对外关系。二、因公出国（境）管理（一）出访审批1.出访计划制定各部门、各单位应根据工作需要，提前制定年度因公出国（境）计划，明确出访任务、人员组成、出访国家（地区）、停留时间等内容，并报政府外事部门审核。2.审批流程因公出国（境）人员须填写《因公出国（境）审批表》，经所在单位审核同意后，按照干部管理权限报有关部门审批。副厅级以上领导干部出访，需报上级党委外事工作领导小组审批；其他人员出访，由政府外事部门审批。3.审批依据审批因公出国（境）申请时，应严格按照国家有关规定和要求，重点审核出访必要性、人员身份、出访行程、经费预算等内容，确保出访任务符合国家利益和工作需要。（二）护照、签证管理1.护照申请经批准出访的人员，凭《因公出国（境）任务批件》等相关材料，到政府外事部门办理护照申请手续。护照申请应填写真实、准确的信息，确保护照内容与出访任务相符。2.签证办理根据出访国家（地区）的要求，由政府外事部门或委托专业机构办理签证手续。办理签证时，应提供真实、完整的申请材料，确保签证申请顺利获批。3.护照保管因公出国（境）人员回国后，应在规定时间内将护照交回政府外事部门统一保管。如因工作需要继续使用护照，应按照规定办理相关手续。（三）出访费用管理1.经费预算各部门、各单位应根据出访任务和实际需要，合理编制因公出国（境）经费预算，明确各项费用的开支标准和范围。经费预算应报政府外事部门和财政部门审核。2.经费报销因公出国（境）人员回国后，应在规定时间内按照财务制度报销出访费用。报销时，应提供真实、有效的票据和凭证，确保报销费用符合规定。3.经费监督政府外事部门和财政部门应加强对因公出国（境）经费的监督管理，定期对经费使用情况进行检查和审计，确保经费使用合理、合规、透明。三、外国人员来访管理（一）邀请审批1.邀请计划制定各部门、各单位应根据工作需要，提前制定邀请外国人员来访计划，明确邀请对象、来访目的、来访时间、活动安排等内容，并报政府外事部门审核。2.审批流程邀请外国人员来访须填写《邀请外国人员来访审批表》，经所在单位审核同意后，按照干部管理权限报有关部门审批。副厅级以上领导干部邀请外国人员来访，需报上级党委外事工作领导小组审批；其他人员邀请外国人员来访，由政府外事部门审批。3.审批依据审批邀请外国人员来访申请时，应严格按照国家有关规定和要求，重点审核邀请必要性、邀请对象身份、来访行程、活动安排等内容，确保来访人员符合国家利益和工作需要。（二）接待安排1.接待计划制定根据外国人员来访审批意见，制定详细的接待计划，明确接待规格、接待人员、活动安排、经费预算等内容。接待计划应报政府外事部门审核。2.接待实施按照接待计划，做好外国人员的迎送、住宿、餐饮、交通、会见、会谈、参观考察等接待工作。接待过程中，应注重礼仪规范，尊重对方风俗习惯，确保接待工作顺利进行。3.安全保障加强对外国人员来访期间的安全保障工作，制定安全预案，确保外国人员的人身安全和财产安全。同时，要做好保密工作，防止国家秘密泄露。（三）费用管理外国人员来访的费用由邀请单位承担。邀请单位应按照国家有关规定和财务制度，合理安排经费预算，确保费用开支合理、合规。费用报销时，应提供真实、有效的票据和凭证，按照财务制度进行报销。四、国际会议管理（一）参会审批1.参会计划制定各部门、各单位应根据工作需要，提前制定参加国际会议计划，明确会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等内容，并报政府外事部门审核。2.审批流程参加国际会议须填写《参加国际会议审批表》，经所在单位审核同意后，按照干部管理权限报有关部门审批。副厅级以上领导干部参加国际会议，需报上级党委外事工作领导小组审批；其他人员参加国际会议，由政府外事部门审批。3.审批依据审批参加国际会议申请时，应严格按照国家有关规定和要求，重点审核会议内容与本部门工作的相关性、参会必要性、参会人员身份等内容，确保参会任务符合国家利益和工作需要。（二）会议准备1.材料准备根据会议要求，准备好参会所需的各类材料，包括发言材料、书面报告、宣传资料等。材料内容应准确、客观、全面，体现国家立场和本部门工作成果。2.人员培训对参会人员进行培训，使其熟悉会议议程、会议规则和相关礼仪，了解国际形势和会议主题，提高参会人员的综合素质和参会能力。3.会前沟通加强与会议主办方及其他参会人员的会前沟通，了解会议安排和其他参会人员情况，做好参会准备工作。同时，要及时向政府外事部门汇报会议准备情况。（三）会议期间管理1.遵守会议纪律参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，认真听取会议发言，积极参与讨论，不得擅自离会或从事与会议无关的活动。2.维护国家形象在会议期间，要注意言行举止，展示良好的国家形象和个人素质。发言时要立场坚定、观点明确，表达中国的立场和主张。3.及时汇报情况参会人员应及时向政府外事部门汇报会议进展情况、重要信息和突发事件等，以便政府外事部门及时掌握情况，做好应对工作。（四）会议总结会议结束后，参会人员应及时撰写会议总结报告，总结会议成果、经验教训以及对本部门工作的启示等内容。会议总结报告应报政府外事部门备案。五、国际活动管理（一）活动审批1.活动计划制定各部门、各单位应根据工作需要，提前制定举办国际活动计划，明确活动名称、活动时间、活动地点、活动内容、参与人员等内容，并报政府外事部门审核。2.审批流程举办国际活动须填写《举办国际活动审批表》，经所在单位审核同意后，按照干部管理权限报有关部门审批。副厅级以上领导干部举办国际活动，需报上级党委外事工作领导小组审批；其他人员举办国际活动，由政府外事部门审批。3.审批依据审批举办国际活动申请时，应严格按照国家有关规定和要求，重点审核活动必要性、活动内容与国家政策的相符性、活动规模和影响、安全保障措施等内容，确保活动符合国家利益和工作需要。（二）活动筹备1.方案制定根据活动审批意见，制定详细的活动实施方案，明确活动组织架构、活动流程、宣传推广、安全保障、经费预算等内容。活动实施方案应报政府外事部门审核。2.场地布置按照活动要求，做好活动场地的布置工作，包括舞台搭建、音响设备调试、宣传展板制作等。场地布置应体现活动主题和特色，营造良好的活动氛围。3.人员组织组织好活动参与人员，包括嘉宾邀请、工作人员安排、志愿者招募等。参与人员应经过培训，熟悉活动流程和职责，确保活动顺利进行。（三）活动实施1.活动执行按照活动实施方案，认真组织实施活动，确保活动各项环节有序进行。活动过程中，要注重细节，加强协调配合，及时解决出现的问题。2.安全保障加强对活动现场的安全保障工作，制定安全预案，确保活动现场人员的人身安全和财产安全。同时，要做好食品安全、消防安全等工作，防止发生安全事故。3.宣传报道做好活动的宣传报道工作，通过多种渠道及时发布活动信息，扩大活动影响力。宣传报道应客观、准确、正面，展示中国的良好形象和活动成果。（四）活动总结活动结束后，主办单位应及时撰写活动总结报告，总结活动成果、经验教训以及对本部门工作的启示等内容。活动总结报告应报政府外事部门备案。六、外事礼宾礼仪管理（一）基本原则外事礼宾礼仪工作应遵循国际通行惯例，尊重各国风俗习惯，体现中国礼仪文化特色，展示国家良好形象。（二）迎送礼仪1.迎接礼仪根据来访人员的身份和规格，安排相应的迎接仪式。迎接人员应提前到达指定地点，做好迎接准备工作。迎接时，要热情友好，注重礼仪细节，如握手、献花、介绍等。2.送行礼仪按照来访人员的行程安排，做好送行工作。送行人员应提前到达送行地点，与来访人员进行友好交流，表达祝福和感谢之情。送行时，要注意礼仪规范，如挥手道别、目送离开等。（三）会见会谈礼仪1.会见礼仪会见时，双方人员应按照礼宾顺序就座，主宾坐在主人右侧。会见过程中，要注意语言表达、举止神态，保持良好的沟通氛围。会见结束后，双方人员应起身握手道别。2.会谈礼仪会谈时，双方人员应围绕主题进行深入交流，注意发言顺序和时间控制。会谈过程中，要尊重对方意见，保持礼貌和谦逊。会谈结束后，双方人员应共同签署会谈纪要或达成共识。（四）宴请礼仪1.宴请安排根据外事活动需要，合理安排宴请活动。宴请规格应与来访人员身份和活动主题相适应，宴请地点应选择环境优雅、服务良好的场所。2.宴请礼仪宴请时，要提前安排好座位，明确主宾和陪客人员。用餐过程中，要注意礼仪规范，如使用餐具、敬酒礼仪、交谈举止等。同时，要尊重对方饮食习惯，提供符合对方口味的餐饮服务。七、外事信息管理（一）信息收集1.收集渠道通过多种渠道收集外事信息，包括国内外媒体报道、外事活动现场反馈、驻外机构报告、相关部门信息通报等。2.信息内容收集的外事信息应包括政治、经济、文化、科技、教育、体育等各个领域的动态信息，以及与本地区、本部门外事工作相关的信息。（二）信息整理1.分类整理对收集到的外事信息进行分类整理，按照信息内容、来源渠道、时间顺序等进行分类，便于信息的查询和使用。2.分析研究对外事信息进行分析研究，提炼有价值的信息点，形成分析报告。分析报告应客观、准确、深入，为外事决策提供参考依据。（三）信息报送与共享1.信息报送及时将整理好的外事信息报送给政府外事部门和相关领导，确保信息传递的及时性和准确性。信息报送应按照规定的格式和要求进行，注明信息来源、报送时间等内容。2.信息共享建立外事信息共享机制，实现政府各部门、各单位之间的信息共享。通过信息共享平台或其他方式，及时交流外事工作动态和相关信息，提高外事工作协同效率。八、外事档案管理（一）档案收集1.收集范围外事档案包括因公出国（境）、外国人员来访、国际会议、国际活动等外事活动中形成的各类文件、资料、记录等。2.收集要求外事活动结束后，相关部门和人员应及时将活动中形成的档案材料收集齐全，整理规范，确保档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.分类归档按照外事档案的类别和时间顺序，对收集到的档案材料进行分类归档。档案类别可分为出国（境）审批档案、护照签证档案、来访接待档案、会议活动档案、礼宾礼仪档案、信息档案等。2.编目装订对归档后的档案材料进行编目，编制档案目录，注明档案名称、日期、编号、保管期限等内容。同时，将档案材料装订成册，便于保管和查阅。（三）档案保管1.保管场所设立专门的外事档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.保管期限根据外事档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期，具体保管期限按照国家档案管理规定执行。（四）档案查阅1.查阅审批因工作需要查阅外事档案的，须填写《外事档案查