工会询价工作制度

PAGE工会询价工作制度一、总则（一）目的为规范工会询价工作流程，确保工会采购活动的公开、公平、公正，提高资金使用效益，维护工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织内涉及采购各类商品、服务及工程等项目的询价工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保询价工作合法合规进行。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：询价过程及结果应向工会会员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。二、询价工作组织架构及职责（一）询价小组1.组成：由工会相关领导、财务人员、会员代表等[X]人组成。成员应具备相关专业知识和经验，熟悉采购业务流程。2.职责负责制定询价方案，明确询价项目的规格、标准、预算等要求。收集、整理供应商信息，建立供应商库。向供应商发出询价文件，组织询价会议或谈判。对供应商的报价进行评审，确定中标供应商或候选供应商。撰写询价工作报告，向工会委员会汇报询价工作情况。（二）工会委员会1.职责审批询价工作制度、方案及报告。监督询价工作过程，确保询价工作符合规定和要求。根据询价小组的建议，做出最终采购决策。（三）工会财务部门1.职责参与询价方案的制定，提供财务预算及资金安排等方面的建议。审核询价文件中的价格条款，确保价格合理、资金使用合规。负责采购资金的支付与核算，对采购项目进行财务监督。三、询价工作流程（一）需求提出1.工会各部门或会员根据工作需要或实际需求，填写《工会采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至工会委员会。工会委员会对需求进行综合评估，确定是否启动询价程序。（二）询价准备1.组建询价小组：根据采购项目的性质和规模，从工会相关人员中选拔合适的成员组成询价小组。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括项目概述、技术规格、质量标准、报价要求、交货时间、售后服务等内容。3.发布询价公告：通过工会内部公告栏、网站、邮件等方式发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。公告应明确询价项目的基本信息、报名截止时间、询价文件获取方式等。4.供应商报名及资格审查：供应商在规定时间内报名，并提交营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料。询价小组对供应商资格进行审查，确定符合要求的供应商名单。（三）询价实施1.发放询价文件：向资格审查合格的供应商发放询价文件，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。2.组织询价会议或谈判：询价小组根据采购项目的具体情况，组织询价会议或谈判。会议或谈判过程中，供应商应就询价文件中的各项要求进行报价，并对技术规格、质量标准等问题进行答疑。3.收集报价文件：询价小组在规定时间内收集供应商的报价文件，并进行整理和编号。（四）报价评审1.评审标准制定：询价小组根据采购项目的特点和需求，制定详细合理的评审标准。评审标准可包括价格、技术方案、质量保证、售后服务、信誉等方面。2.初步评审：询价小组对供应商的报价文件进行初步评审，检查报价文件的完整性、符合性等。对不符合要求的报价文件予以剔除。3.详细评审：对通过初步评审的报价文件进行详细评审，按照评审标准对各供应商的报价、技术方案、质量保证等进行综合评价和比较。4.确定中标供应商或候选供应商：询价小组根据评审结果，按照得分高低确定中标供应商或候选供应商。得分相同的情况下，可根据价格、技术方案等因素进行综合考虑。（五）结果公示与审批1.结果公示：询价结果确定后，在工会内部进行公示[X]个工作日。公示期间，接受工会会员的监督和质疑。如有会员提出质疑，询价小组应及时进行调查和处理，并将处理结果告知质疑人。2.结果审批：公示无异议后，询价小组将询价工作报告及中标供应商或候选供应商名单提交至工会委员会审批。工会委员会根据询价小组的建议，做出最终采购决策。（六）合同签订与执行1.合同签订：工会与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.合同执行：合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。工会财务部门负责监督合同执行情况，确保采购资金的合理使用和采购项目的顺利实施。（七）验收与付款1.验收：采购项目完成后，工会组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括商品的规格、数量、质量、性能等方面。验收合格后，出具验收报告。2.付款：验收合格后，工会财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款合规。四、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，避免出现歧义或模糊不清的条款。2.各项要求应明确、具体、可操作，便于供应商理解和响应。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、工会名称、发布日期等信息。2.目录：清晰列出询价文件各部分内容的标题及页码。3.项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的、范围等。4.技术规格：详细描述采购项目的技术要求，包括产品规格、性能指标、质量标准等。5.质量标准：明确采购项目的质量验收标准和方法。6.报价要求：说明报价的范围、方式、有效期等，要求供应商提供详细的报价清单，包括商品单价、总价、运费、税费等。7.交货时间、地点及方式：规定交货的具体时间、地点和交货方式。8.售后服务：要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。9.供应商须知：告知供应商询价工作的流程、要求、注意事项等。10.附件：如有需要，可附上相关的图纸、表格、样品要求等附件。五、供应商管理（一）供应商库建立1.询价小组通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、供应商自荐、行业推荐等。2.对收集到的供应商信息进行整理和分析，建立供应商库。供应商库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。3.定期对供应商库进行更新和维护，剔除不符合要求或信誉不佳的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价结果，对供应商进行考核评分。考核评分结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核评分不合格的供应商，限制其参与工会后续的询价项目；对于连续多次考核评分优秀的供应商，给予一定的奖励或优先合作机会。六、监督与管理（一）内部监督1.工会委员会负责对询价工作进行全程监督，确保询价工作符合规定和要求。2.工会财务部门对采购资金的使用进行监督，防止资金浪费和违规支出。3.工会会员有权对询价工作提出意见和建议，对发现的问题可向工会委员会或相关部门反映。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受供应商和工会会员对询价工作的投诉。投诉渠道可包括电话、邮箱、意见箱等。2.对收到的投诉进行及时登记和调查处理，在规定时间内将处理结果反馈给投诉人。3.对于投诉属实的情况，依法依规追究相关人员的责任，并对询价工作进行整改。七、保密规定（一）保密范围1.询价过程中涉及的供应商信息、报价文件、评审意见等属于保密内容。2.工会内部关于询价工作的讨论记录、决策过程等也应严格保密。（二）保密措施1.参与询价工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对保密信息进行分类管理，采取加密存储、专人保管等