守合同工作制度

PAGE守合同工作制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同管理工作，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节合法合规，有效防范合同风险，维护公司的合法权益，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则加强合同风险识别、评估和控制，采取有效措施防范合同纠纷和损失，确保公司利益最大化。4.归口管理原则合同管理实行归口管理，明确各部门职责，建立健全合同管理流程和制度体系。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责统筹协调公司合同管理工作。合同管理办公室设在[具体部门]。（二）职责分工1.合同管理办公室职责制定和完善公司合同管理制度和流程，并组织实施。负责合同文本的审核、编号登记、归档保管等工作。监督检查合同的签订、履行情况，协调处理合同纠纷。定期统计分析合同管理情况，为公司决策提供依据。组织开展合同管理培训和宣传工作，提高员工合同管理意识和能力。2.业务部门职责负责合同的洽谈、起草、送审等工作。按照合同约定履行义务，及时反馈合同履行情况。配合合同管理办公室处理合同纠纷，提供相关资料和证据。3.财务部门职责负责审核合同中的财务条款，确保财务收支合法合规。按照合同约定办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。4.法务部门职责为合同管理提供法律咨询和支持，审查合同条款是否合法合规。参与合同纠纷的处理，提供法律意见和建议。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门应选择具有良好信誉、履约能力和经营资质的合同相对方。2.在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、信用状况等进行调查核实，确保其具备签订合同的合法资格和能力。3.对于重大合同或风险较高的合同，应要求合同相对方提供担保或其他风险防范措施。（二）合同文本起草1.合同文本一般由业务部门负责起草，应明确合同双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬及其支付方式期限、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰、完整，避免歧义。3.根据合同性质和实际需要，可参考相关示范文本或借鉴以往类似合同文本，但不得简单照搬，应结合具体情况进行修改完善。（三）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理办公室进行审核，并提交以下资料：合同相对方的主体资格证明文件（营业执照副本、法定代表人身份证明书等）。合同相对方的信用状况证明材料（信用报告、纳税记录等）。与合同相关的背景资料（项目可行性研究报告、招投标文件等）。其他需要提供的数据资料。2.合同管理办公室收到合同文本及相关资料后，应在[具体期限]内完成审核工作，并提出审核意见。审核内容包括：合同条款是否符合法律法规和公司规定。合同双方的权利义务是否对等、明确。合同风险是否可控，是否采取了有效的风险防范措施。合同文本格式是否规范，文字表述是否准确。3.对于审核通过的合同文本，合同管理办公室应进行编号登记，并加盖公司合同专用章。对于审核不通过的合同文本，合同管理办公室应及时反馈业务部门，说明原因并提出修改意见，业务部门应根据审核意见进行修改完善后重新提交审核。（四）合同签订1.合同经审核通过后，由业务部门负责与合同相对方签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并确保合同双方签字（盖章）齐全有效。2.合同签订人应具备相应的授权，签订合同前应核实对方签字（盖章）人的身份和授权情况。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理办公室和财务部门备案。四、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、任务、责任人及时间节点等。2.合同执行计划应报合同管理办公室备案，合同管理办公室应跟踪监督计划执行情况。（二）合同履行跟踪1.业务部门应按照合同执行计划组织实施合同履行工作，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。2.合同管理办公室应定期对合同履行情况进行检查，督促业务部门按时履行合同义务。对于重大合同或关键节点，合同管理办公室应进行重点跟踪。对于合同履行过程中出现的异常情况或可能影响合同履行的风险因素，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并采取有效措施进行处理。（三）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订程序进行审核和签订，并送合同管理办公室和财务部门备案。3.合同变更后，业务部门应及时调整合同执行计划，并确保变更后的合同条款得到有效履行。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止的，业务部门应及时通知合同管理办公室，并办理相关手续。2.合同终止后，业务部门应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权利义务得到妥善处理。3.合同管理办公室应将合同终止情况进行登记归档，并对合同履行情况进行总结分析。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理办公室应加强合同管理培训和宣传工作，提高员工合同风险防范意识和能力。2.业务部门在合同签订和履行过程中，应严格遵守法律法规和公司规定，确保合同的合法性和有效性。3.加强合同履行过程中的沟通协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关资料和证据。2.合同管理办公室应会同法务部门等相关部门对纠纷情况进行调查核实，分析纠纷原因，研究制定解决方案。3.根据纠纷情况和解决方案，由业务部门或合同管理办公室代表公司与合同相对方进行协商解决。协商过程中应保持冷静、理性，依法依规维护公司合法权益。4.如协商无法解决纠纷，可根据合同约定或法律法规规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合，提供充分的证据和资料，维护公司的胜诉权益。（三）纠纷处理记录1.在合同纠纷处理过程中，应做好相关记录，包括纠纷发生的时间、地点、原因和经过，双方协商的过程和结果，采取的解决措施及进展情况等。2将纠纷处理记录整理归档，作为公司合同管理工作的重要参考资料，为今后类似纠纷的处理提供经验教训。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、补充协议、变更协议、履行记录、纠纷处理文件等资料收集齐全，并移交合同管理办公室。2.合同管理办公室应按照档案管理要求，对收集到的合同资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同管理办公室应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案资料的齐全完整，发现问题及时处理。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人审批后，到合同管理办公室查阅。2.合同管理办公室应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。3.涉及公司商业秘密或其他不宜公开的合同档案资料，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（四）档案借阅1.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容时间、归还日期等，经所在部门负责人和合同管理办公室负责人审批后，方可借阅。2.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还合同档案，合同管理办公室应对归还的档案进行检查核对，确保档案资料完好无损。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室应定期对公司合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订履行情况、合同纠纷处理情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各部门合同管理