监狱采购制度

PAGE监狱采购制度一、总则（一）目的为规范监狱采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和监狱工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱内各类物资、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。4.廉政原则：严格遵守廉洁自律规定，防止采购过程中的腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构监狱成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策。采购领导小组由监狱主要领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门监狱设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：1.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.审查供应商资格，签订采购合同，并监督合同执行。4.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）其他相关部门1.需求部门：提出物资、工程和服务的采购需求，参与采购文件编制和评标工作，负责验收采购项目。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，监督采购资金使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各需求部门应根据监狱工作实际和业务发展需要，每年定期编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门的采购计划进行综合平衡和审核，编制监狱年度采购计划，报采购领导小组审批。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购计划，会同财务部门编制采购预算。采购预算应包括采购项目的预计金额、资金来源等内容。2.采购预算应严格按照国家有关财务规定和监狱预算管理要求进行编制，确保预算的科学性和合理性。采购预算经财务部门审核后，报采购领导小组审批。（三）采购计划与预算调整1.因工作需要确需调整采购计划和预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经本部门负责人审核后，报采购部门。2.采购部门对调整申请进行审核，会同财务部门提出调整意见，报采购领导小组审批。采购计划和预算调整后，应及时通知相关部门。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上的。服务类采购项目，单项合同估算价达到50万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。采购部门应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，形成论证意见，并报采购领导小组审批。采购部门应与供应商就采购价格、技术规格、服务要求等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购项目申请与审批1.需求部门根据工作需要提出采购项目申请，填写《采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经本部门负责人审核签字。2.《采购项目申请表》报采购部门，采购部门对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购计划和预算安排，对采购项目申请进行审批，批准后的采购项目方可进入采购程序。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购部门应充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核签字。（三）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目特点和采购方式，选择合适的供应商。对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在指定媒体上发布采购公告或投标邀请书，邀请符合资格条件的供应商参加投标。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应通过发布公告、邀请推荐、供应商库抽取等方式，确定不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出谈判文件、采购邀请书或询价通知书。（四）开标、评标与谈判1.公开招标和邀请招标项目开标时，采购部门应组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标会议应按照招标文件规定的程序进行，开标过程应记录在案。2.评标由采购部门组织评标委员会进行。评标委员会由采购代表和有关专家组成，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。3.竞争性谈判项目谈判时，采购部门应组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和内容进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购项目采购时，采购部门应与供应商就采购价格、技术规格、服务要求等进行协商，签订采购合同。5.询价项目询价时，采购部门应组织询价小组与供应商进行询价。询价小组应按照询价通知书规定的程序和内容进行询价，确定成交供应商。（五）合同签订与履行1.采购部门根据评标结果、谈判结果或询价结果，确定成交供应商后，应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。需求部门应按照采购合同要求，做好采购项目的验收准备工作。3.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购部门应监督供应商履行合同情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（六）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定和有关标准进行验收。验收合格后，需求部门应出具《采购项目验收报告》。2.财务部门根据《采购项目验收报告》和采购合同约定，办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格按照国家有关财务规定和监狱财务管理制度执行。3.审计部门应对采购项目的采购程序、采购资金使用情况等进行审计监督，确保采购活动合法合规。六、采购监督与管理（一）内部监督1.监狱内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.监狱纪检监察部门应加强对采购活动的监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。3.采购部门应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.监狱应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.监狱应建立采购信息公开制度，将采购项目的采购信息、采购结果等向社会公开，接受社会监督。七、法律责任（一）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，应承担相应的法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商违反上述规定的，由监狱采购部门责令限期改正，并