应急管理局采购管理制度

PAGE应急管理局采购管理制度一、总则（一）目的为加强应急管理局采购工作的规范化、制度化建设，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于应急管理局机关及所属各单位的各类物资、服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.科学高效原则：运用科学的采购方法和流程，提高采购效率，降低采购成本。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资和服务，满足应急管理工作需要。5.廉洁自律原则：采购人员严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立应急管理局采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构设立应急管理局采购办公室，作为采购工作的执行机构。采购办公室设在局财务部门，负责采购工作的具体组织实施。其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购领导小组的决策。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）采购需求部门各业务部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。其职责包括：1.根据工作需要，提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、技术要求等。2.协助采购办公室编制采购文件，提供相关技术资料和参数。3.参与开标评标活动，对供应商的技术方案、产品质量等进行评审。4..负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购办公室汇总。3.采购办公室会同财务部门对采购预算草案进行审核，综合考虑采购项目的必要性、可行性、资金来源等因素，提出审核意见，报采购领导小组审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序报采购领导小组审批。3.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，确保采购资金的合理使用。2.审计部门负责对采购项目的预算执行情况进行审计监督，防止出现违规行为。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标评标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书（三）竞争性谈判1..竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购办公室应组织相关人员进行论证，并报采购领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购办公室对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并经本部门负责人签字后，报采购办公室。2.采购办公室对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、可行性、采购方式的合理性等。初审通过后，报采购领导小组审批。3.采购领导小组对采购申请表进行审批，批准后由采购办公室组织实施采购活动。（二）采购文件编制1.采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件/谈判文件/询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，采购办公室应征求采购需求部门、相关专家等的意见，确保采购文件符合实际需求。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购办公室应在指定媒体上发布采购公告，公开采购项目的相关信息。2.采购公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间、开标地点等内容。3.采购办公室应及时将采购信息告知潜在供应商，确保供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商选择与确定1.采购办公室按照采购文件规定的程序和方法，对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购办公室组织开标评标活动，由评标委员会按照评标标准对供应商的投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购办公室与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。（五）采购合同签订与履行1.采购办公室与中标/成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。3.采购需求部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，采购办公室负责跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中出现问题。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购物资和服务进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查和测试。2.验收合格的，采购需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格数量、验收日期、验收结论等内容。验收不合格的，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物。3.采购办公室应将验收情况及时反馈给财务部门，作为支付采购资金的依据。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购办公室应定期对采购工作进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购办公室应评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购办公室应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商的履约情况进行评估。2.对于质量风险，采购办公室应要求供应商提供质量保证文件，加强对采购物资和服务的检验和验收，确保质量符合要求。3.对于价格风险，采购办公室应加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购价格，并在采购合同中约定价格调整条款。4.对于法律风险，采购办公室应加强对采购法律法规的学习和培训，确保采购活动合法合规，必要时可咨询法律顾问。（三）风险监控与预警1.采购办公室应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.对于风险等级较高的采购项目，采购办公室应发出预警信号，采取相应的风险应对措施，降低风险损失。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类归档，并建立档案目录索引，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，并遵守档案管理制度。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财务部门、审计部门等应加强对采购工作的监督检查不定期对采购项目的预算