水利部门采购管理制度

PAGE水利部门采购管理制度一、总则（一）目的为加强水利部门采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利部门内部各单位、各部门使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障相关方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构成立采购领导小组，由部门主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行机构设立采购办公室，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：制定采购工作流程、组织采购项目招标、谈判、询价等活动，与供应商签订采购合同，协调采购过程中的相关事宜等。（三）采购需求部门负责提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。配合采购执行机构开展采购工作，参与采购项目的验收等环节。（四）财务管理部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目进行财务核算和审计，确保采购资金的安全和合理使用。（五）监督管理部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行查处。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，结合实际情况，提出年度采购需求计划。2.采购执行机构对采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合当年财政预算安排和资金状况，编制采购预算草案。3.财务管理部门对采购预算草案进行审核，报采购领导小组审议通过后，纳入部门年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购执行机构应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购进度和资金使用情况，确保采购预算的有效执行。（三）预算调整1.采购过程中因市场价格波动、采购需求变更等原因，导致原采购预算不能满足采购项目实际需要的，采购执行机构应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整依据等，并附相关证明材料。经采购领导小组审议通过后，报财务管理部门审核，按照规定程序进行调整。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到200万元以上（含200万元）；工程采购项目单项合同估算价在400万元以上（含400万元）。3.采用公开招标方式采购的，采购执行机构应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行机构应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上（含三家）供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行机构应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行机构应组织成立采购小组，与供应商进行协商，形成协商记录。协商记录应包括采购项目名称及预算金额、采购内容及要求、单一来源采购理由、协商过程及结果等内容。采购小组应将协商记录报采购领导小组审议通过后，报财政部门批准。批准后，采购执行机构与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行机构应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间要求等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购执行机构。（二）采购审批采购执行机构收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定程序进行审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购执行机构组织实施采购活动。采用公开招标方式的，按照招标程序发布招标公告、编制招标文件、发售招标文件、组织开标、评标、定标等。采用邀请招标方式的，向特定供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等。采用竞争性谈判方式的，成立谈判小组，与供应商进行谈判。采用单一来源采购方式的，组织成立采购小组，与供应商进行协商。采用询价方式的，成立询价小组，向供应商发出询价通知书。2.在采购过程中，采购执行机构应严格按照规定程序和采购文件要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。同时，应做好采购过程记录，包括采购文件、投标文件、开标记录、评标报告、谈判记录、协商记录、询价记录等，以备查阅和监督。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行机构应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，应报财务管理部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查和测试。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收不合格的，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。3.采购执行机构应对采购项目的验收情况进行跟踪和监督，确保采购项目符合要求。同时，应将验收报告报财务管理部门，作为支付采购款项的依据。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购执行机构与成交供应商签订。合同内容应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购执行机构应对合同条款进行审核，重点审核合同价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。审核通过后，报采购领导小组审批。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时按质按量提供货物、工程和服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等提供货物、工程和服务，并确保其质量符合合同要求。在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。2.合同变更涉及采购预算调整的，应按照规定程序报经批准。采购执行机构应及时将合同变更情况通知财务管理部门，调整相关财务账目。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。采购执行机构应组织对合同履行情况进行总结和评价，对供应商的履约情况进行考核。2.在合同履行过程中，如出现下列情形之一的，采购合同可以提前终止：双方协商一致同意终止合同的；因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的；供应商严重违反合同约定，采购人有权解除合同的。3.采购合同提前终止的，双方应按照合同约定办理相关手续，结清款项，处理善后事宜。采购执行机构应将合同终止情况报采购领导小组备案。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行机构应建立采购风险识别机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别和评估。采购风险主要包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.政策风险是指因国家法律法规、政策调整等原因，导致采购项目无法实施或采购结果无效的风险；市场风险是指因市场价格波动、供应商垄断等原因，导致采购成本增加或采购项目无法按时完成的风险；质量风险是指因供应商提供的货物、工程和服务质量不符合要求，导致采购项目出现质量问题的风险；合同风险是指因合同条款不完善、合同履行过程中出现纠纷等原因，导致采购项目无法顺利进行的风险；廉政风险是指因采购人员在采购过程中存在违规违纪行为，导致采购活动出现腐败现象的风险。（二）风险评估1.采购执行机构应定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法。定性评估主要通过对风险发生的可能性、影响程度等进行主观判断；定量评估主要通过对风险发生的概率、损失金额等进行量化分析。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，应采取相应的风险应对措施。对于政策风险，应加强对国家法律法规和政策的学习和研究，及时了解政策变化，调整采购策略，确保采购项目符合政策要求。对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理确定采购预算和采购时间，选择合适的采购方式，与供应商建立长期稳定的合作关系，降低市场价格波动对采购成本的影响。对于质量风险，应加强对供应商的资质审查和信用评价，严格按照采购文件要求进行验收，要求供应商提供质量保证和售后服务承诺，确保采购项目质量符合要求。对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，明确双方的权利和义务，加强合同履行过程中的监督和检查，及时解决合同纠纷，确保合同顺利履行。对于廉政风险，应加强廉政教育，建立健全廉政制度，加强对采购人员的监督和管理，严肃查处违规违纪行为，确保采购活动廉洁公正。2.采购执行机构应建立采购风险预警机制，及时发现和预警采购过程中的风险。对于可能发生的风险，应提前制定应对预案，采取有效措施进行防范和控制，降低风险损失。八、监督与考核（一）内部监督1.监督管理部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和审计，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和保存情况、采购合同的签订和履行情况等。2.采购执行机构应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规违纪行为。同时，应定期对采购工作进行总结和分析，查找存在的问题和不足，及时采取措施进行改进。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。采购执行机构应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购文件、合同、账目等资料，接受监督检查。2.对于外部监督检查中发现的问题，采购执行机构应及时整改，并将整改情况报告相关部门。同时，应建立健全问题整改长效机制，防止类似问题再次发生。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价