跟采购相关法律法规制度

PAGE跟采购相关法律法规制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购活动，确保采购行为合法合规，保障公司利益，提高采购效率，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购主体与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划和采购预算。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购合同签订等。3.对采购过程进行管理和监督，确保采购活动的顺利进行。4.负责采购文件的编制、整理和归档。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程中的技术评审、商务谈判等环节。3.对采购物资或服务进行验收。（三）财务部门1.审核采购预算和采购合同。2.负责采购资金的支付和核算。3.对采购活动的财务状况进行监督和分析。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。2.对采购合同进行审查，防范采购风险。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行合理性审查。2.根据采购金额大小，按照公司内部审批流程进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司管理层审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请表，结合公司库存情况和市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（四）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，并进行实地考察或资质审核。3.与选定的供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，对表现不佳的供应商进行淘汰或整改。（五）采购合同签订1.采购部门根据商务谈判结果，起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经公司法律顾问审核后，由采购部门负责人与供应商签订。（六）采购实施1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单。2.供应商按照采购订单要求组织生产或供货，并及时通知采购部门发货情况。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。（七）验收1.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。2.验收人员应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行验收，填写验收报告。3.验收合格的，由需求部门负责人签字确认；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金安全。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并提交投标保证金。采购部门组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件和最后报价情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由和供应商情况。采购申请表经公司管理层审批后，与供应商进行商务谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同必须采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包含以下主要条款：采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。3.采购合同签订前，应经公司法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在合同履行过程中，如因不可抗力、一方违约等原因导致合同无法继续履行的，双方可协商解除合同。3.合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，对采购过程进行全程监督。2.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金安全。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门等。2.接受社会公众的监督，如供应商、客户等。对社会公众的投诉和举报，应及时进行调查处理。七、法律责任（一）采购人员责任1.采购人员在采购活动中违反法律法规和公司制度的，应承担相应的法律责任。2.对因采购人员失职、渎职等行为给公司造成损失的，应依法追究其经济赔偿责任。（二）供应商责任1.供应商在采购活动中违反法律法规和合同约定的，应承担相应的法律责