煤场采购制度及流程

PAGE煤场采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司煤场采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购煤炭的质量和供应稳定性，满足公司生产经营需求，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司煤场所有煤炭采购活动，包括但不限于原煤、洗精煤等各类煤炭产品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证煤炭质量和供应的前提下，通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先采购质量符合公司生产要求的煤炭产品，确保生产的顺利进行和产品质量的稳定。4.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购职责分工（一）采购部门1.负责制定煤场采购计划，根据公司生产经营需求，结合库存情况，合理安排采购数量和时间。2.寻找、筛选合格的煤炭供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.组织实施煤炭采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保煤炭按时、按质、按量供应。（二）质量检验部门1.负责制定煤炭质量检验标准和方法，对采购的煤炭进行质量检验。2.在煤炭采购过程中，对到厂煤炭进行抽检或全检，确保所采购煤炭质量符合公司要求。3.出具煤炭质量检验报告，为采购决策提供依据。（三）生产部门1.根据公司生产计划，向采购部门提供煤炭需求信息，包括煤炭品种、数量、质量要求等。2.参与煤炭采购合同的评审，提出关于煤炭质量、供应时间等方面的意见和建议。3.协助采购部门协调煤炭到货后的接卸、存储等工作。（四）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。2.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款进行审核。3.办理采购款项的支付手续，确保资金支付的准确性和合规性。三、采购流程（一）采购计划制定1.每月末，生产部门根据次月公司生产计划，结合当前煤场库存情况，编制次月煤炭需求计划，明确煤炭品种、数量、质量要求及预计到货时间等信息，提交给采购部门。2.采购部门收到生产部门的煤炭需求计划后，进行综合分析，考虑市场供应情况、价格波动趋势等因素，制定月度采购计划。采购计划应包括采购煤炭的品种、数量、质量标准、预计采购时间、采购预算等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为指导采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集煤炭供应商信息，如行业网站、供应商推荐、市场调研等。对收集到的供应商信息进行整理和初步筛选，建立潜在供应商名单。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系、信誉状况、价格水平等情况。考察内容包括供应商的生产设备、工艺流程、质量检测设备、环保措施、企业资质证书、业绩情况等。根据实地考察结果，对潜在供应商进行综合评估，评估指标可包括生产能力、产品质量、价格竞争力、交货期、售后服务、信誉等方面。采用打分法或其他评估方法，对潜在供应商进行排序，选择得分较高的若干家供应商作为合格供应商进入供应商名录。2.供应商评估与管理采购部门定期（每季度或半年）对供应商进行评估，评估内容包括供应产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。质量检验部门负责对供应商供应的煤炭质量进行统计分析，将质量数据反馈给采购部门。采购部门根据质量数据对供应商进行质量评估。采购部门根据供应商的交货情况、价格执行情况等，对供应商的交货期和价格进行评估。根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容，为供应商管理提供依据。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门根据采购计划，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略。采购谈判应至少包括两名采购人员参加，必要时可邀请质量检验部门、生产部门等相关人员参与。谈判内容主要包括煤炭品种、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、运输方式、售后服务等条款。在谈判过程中，采购人员应坚持公司利益最大化原则，与供应商进行充分沟通和协商，争取最有利的采购条件。同时，要注意收集供应商的报价、产品质量承诺、交货期承诺等相关资料，作为谈判的依据。谈判达成一致意见后，形成采购谈判纪要，记录谈判的主要内容和结果。采购谈判纪要经双方签字确认后作为采购合同的附件。2.合同签订：采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括煤炭品种、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、运输方式、违约责任等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司法律部门进行合同审核。法律部门对合同条款的合法性、完整性进行审核，提出修改意见。采购部门根据法律部门的审核意见对合同进行修改完善后，报公司分管领导审批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同一式多份，分别由采购部门、供应商、财务部门、质量检验部门等留存。（四）采购执行与到货验收1.采购执行采购部门根据采购合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购煤炭的品种、数量、交货期、交货地点等信息。采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质发货。如遇供应商无法按时发货或产品质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，如要求供应商说明原因、协商解决办法、追究违约责任等。采购部门在煤炭到货前，提前通知质量检验部门、生产部门等相关部门做好接卸准备工作。2.到货验收煤炭到货后，质量检验部门按照规定的质量检验标准和方法对煤炭进行检验。检验内容包括煤炭的发热量、灰分、硫分、水分、粒度等指标。质量检验部门可采用现场抽检或全检的方式进行检验。如发现煤炭质量不符合合同要求，质量检验部门应出具质量检验不合格报告，并及时通知采购部门。采购部门根据质量检验结果，与供应商协商处理办法。如因煤炭质量问题导致公司损失，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。生产部门参与煤炭到货验收工作，对煤炭的数量、质量等情况进行确认。如发现煤炭数量短缺或质量不符合生产要求，生产部门应及时反馈给采购部门。只有当煤炭质量检验合格、数量符合要求后，方可办理入库手续。入库单由仓库管理人员填写，经质量检验部门、生产部门签字确认后，作为财务部门记账和结算的依据。（五）付款与结算1.付款申请：采购部门根据采购合同约定和到货验收情况，填写付款申请单，注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。付款申请单经采购部门负责人审核后，提交财务部门。2.财务审核：财务部门收到付款申请单后，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、到货验收情况、发票开具情况、付款金额的准确性等。如发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，并要求采购部门补充相关资料或进行整改。3.付款审批：付款申请经财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。4.结算与对账：财务部门定期与供应商进行结算与对账工作，确保双方账目清晰。如发现账目差异，财务部门应及时与供应商沟通核实，查明原因并进行调整。四、采购风险管理（一）市场风险1.关注煤炭市场价格波动情况，建立价格预警机制。采购部门定期收集煤炭市场价格信息，分析价格走势，当价格出现大幅波动时，及时调整采购策略。2.与供应商协商签订价格调整条款，如约定在一定时期内，当煤炭市场价格波动超过一定幅度时，双方可协商调整采购价格。3.通过套期保值等金融工具，锁定煤炭采购价格，降低市场价格波动带来的风险。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、质量认证证书等。2.在采购合同中明确质量标准和违约责任，加大对供应商质量违约行为的处罚力度。3.增加对采购煤炭的质量检验频次和范围，确保所采购煤炭质量符合公司要求。如发现质量问题，及时采取措施，如退货、换货、要求供应商赔偿损失等。（三）供应风险1.建立供应商备用机制，对于重要的煤炭供应商，寻找至少一家备用供应商，以应对原供应商出现供应中断等情况。2.与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和供应能力变化情况。如发现供应商可能出现供应风险，提前采取措施，如调整采购计划、增加采购量等。3.签订供应保障协议，要求供应商在遇到不可抗力等特殊情况时，提前通知公司，并采取措施保障公司煤炭供应。五、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对煤场采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等。2.公司纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购人员的违法违规行为。3.采购部门定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督和指导。（二）考核机制1.建立采购人员绩效考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。考核指标可包括采购成本控制、采购质量保障、采购任务完成情况、供应商管理水平、合同执行情况等。2.根据绩效考核结果，对表现优秀的采购人员给予奖励，如奖金、晋升机会等；对