酒店采购供应商管理制度

PAGE酒店采购供应商管理制度一、总则（一）目的为加强酒店采购供应商管理，规范采购行为，确保采购物资和服务的质量，降低采购成本，提高酒店经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各类物资采购和服务采购活动中的供应商管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在选择、评价、合作等环节遵循公平公正原则。3.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高经济效益。二、供应商的选择与准入（一）供应商信息收集1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.建立供应商信息数据库，对收集到的供应商信息进行整理、分类和存储。（二）供应商筛选1.根据酒店采购需求和供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准包括但不限于供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.对于初步筛选合格的供应商，采购部门应要求其提供详细的公司资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。（三）供应商实地考察1.对于重要物资和服务的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察评估。考察内容包括供应商的生产经营场所状况、生产设备情况、质量管理体系运行情况、人员配备情况、物流配送能力等。2.实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商进行综合评价，并提出是否准入的建议。（四）供应商准入审批1.采购部门根据供应商筛选和实地考察结果，提出供应商准入申请，填写《供应商准入申请表》，并附上相关资料。2.《供应商准入申请表》经采购部门负责人审核后，报酒店分管领导审批。审批通过后，该供应商方可进入酒店供应商名录。三、供应商的分类与分级管理（一）供应商分类1.根据酒店采购物资和服务的类别，将供应商分为食品供应商、酒水供应商、客房用品供应商、办公用品供应商、工程维修供应商、营销策划供应商等不同类别。2.针对不同类别的供应商，制定相应的管理重点和要求。（二）供应商分级1.根据供应商的综合表现，包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务等，将供应商分为A、B、C三个等级。2.A级供应商为优秀供应商，在产品质量、价格、服务等方面表现突出，合作良好；B级供应商为合格供应商，基本能够满足酒店采购要求；C级供应商为待改进供应商，存在一定问题，需要加强管理和改进。（三）分类分级管理措施1.对于A级供应商，给予优先合作机会，在采购价格、付款方式等方面给予一定优惠，并定期进行沟通和合作交流。2.对于B级供应商，加强日常管理和监督，定期进行评估，要求其不断改进和提高服务质量。3.对于C级供应商，发出书面整改通知，要求其限期整改。整改期间，减少与其合作的采购项目。若整改后仍不符合要求，取消其供应商资格。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同文本应符合法律法规要求，语言严谨、条款清晰，避免出现模糊不清或歧义的表述。（二）合同执行跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.对于合同执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，采购部门应及时向供应商提出书面整改通知，并要求其限期解决。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他合法原因需要解除合同，采购部门应按照合同约定和法律法规要求，及时通知供应商，并办理相关解除手续。五、供应商的评价与考核（一）评价周期1.对供应商的评价分为定期评价和不定期评价。定期评价每年进行一次，不定期评价根据实际情况适时开展。2.定期评价时间为每年的[具体时间]，由采购部门组织相关人员对供应商进行全面评价。（二）评价内容1.产品质量：包括产品规格、性能、外观、包装等是否符合合同要求和酒店使用标准；是否提供产品质量合格证明文件等。2.价格水平：与市场同类产品相比，价格是否合理；是否能够根据酒店采购需求和市场变化及时调整价格。3.交货期：是否能够按照合同约定的时间准时交货；交货延迟的次数和原因等。4.售后服务：是否能够及时响应酒店的售后服务需求；售后服务的质量和效果如何，包括维修、更换、退货等服务。5.合作态度：与酒店采购部门及相关部门的沟通协作是否顺畅；是否积极配合酒店的工作安排，解决合作过程中出现的问题。（三）评价方式1.问卷调查：向酒店内部使用部门、相关管理部门等发放《供应商评价调查问卷》，收集对供应商的评价意见。2.数据分析：对采购合同执行过程中的各项数据进行分析，如采购金额、交货期、质量验收情况等，评估供应商的表现情况。3.实地考察：必要时，对供应商进行实地考察，了解其实际生产经营状况和服务水平。（四）评价结果应用1.根据供应商评价结果，调整供应商等级。对于评价优秀的供应商，可提升其等级；对于评价较差的供应商，降低其等级或取消其供应商资格。2.将供应商评价结果作为下一年度采购合作的重要参考依据，优先选择评价等级高的供应商进行合作。六、供应商的激励与约束（一）激励措施1.表彰奖励：对于表现优秀的供应商，在酒店内部进行公开表彰，颁发荣誉证书和奖品，提高其知名度和美誉度。2.业务奖励：给予表现突出的供应商更多的采购业务机会，扩大其合作份额。3.培训支持：为供应商提供相关的业务培训和技术指导，帮助其提高产品质量和服务水平，促进共同发展。(二)约束措施1.扣除货款：对于供应商出现的质量问题、交货延迟等违约行为，按照合同约定扣除相应的货款。2.暂停合作：对于严重违约的供应商，暂停与其合作一段时间，要求其进行整改。整改合格后，再恢复合作。3.取消资格：对于多次违约且拒不整改的供应商，取消其供应商资格，并在酒店内部进行通报，禁止其他部门与其合作。七、供应商档案管理（一）档案建立1.采购部门负责为每个供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、准入审批文件、实地考察报告、采购合同、评价考核记录等资料。2.供应商档案应按照类别和时间顺序进行整理归档，便于查询和管理。（二）档案更新1.随着供应商合作的推进和相关信息的变化，采购部门应及时更新供应商档案内容。如供应商的联系方式、经营范围、产品价格等发生变更，应在档案中进行相应记录。2.每次对供应商进行评价考核后，应将评价考核结果及时录入供应商档案。（三）档案查阅1.酒店内部相关人员因工作需要