学校食堂采购例会制度

PAGE学校食堂采购例会制度一、总则（一）目的为加强学校食堂采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保障食堂食品质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校食堂所有食品及相关物资的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.质量第一原则：优先采购质量合格、安全可靠的食品及物资，保障师生饮食安全。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生和社会监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立学校食堂采购领导小组，由学校分管领导担任组长，后勤管理部门负责人、财务部门负责人、教师代表、学生代表等为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，监督采购过程，协调解决采购工作中的问题。（二）采购工作小组采购工作小组由后勤管理部门相关人员组成，负责具体实施采购工作。其职责包括：1.根据学校食堂需求，编制采购计划和采购预算。2.收集供应商信息，进行供应商筛选和评估，建立供应商档案。3.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、结算等工作。（三）各部门职责1.后勤管理部门负责采购工作的组织实施，制定采购管理制度和工作流程。审核采购计划和采购预算，监督采购过程。协调与供应商的关系，处理采购纠纷。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。办理采购款项的支付和结算手续。3.教师代表参与采购计划的审议，提出意见和建议。对采购过程和采购结果进行监督。4.学生代表参与采购计划的审议，反映学生对食品及物资的需求和意见。对采购过程和采购结果进行监督。三、采购计划与预算（一）采购计划1.后勤管理部门应根据学校食堂的就餐人数、季节变化、师生口味等因素，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划应提前报采购领导小组审议，经批准后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时报采购领导小组审批。（二）采购预算1.根据采购计划，后勤管理部门应编制采购预算。采购预算应包括采购物资的价格、运输费用、装卸费用、税费等各项费用。2.采购预算应报财务部门审核，经学校批准后执行。财务部门应严格控制采购预算，确保采购资金的合理使用。四、供应商管理（一）供应商筛选1.采购工作小组应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、实地考察等。2.对收集到的供应商信息进行筛选，选择具有良好信誉、生产经营资质、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为潜在供应商。3.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、食品安全保障措施等情况，评估其是否符合学校食堂采购要求。（二）供应商评估1.建立供应商评估机制，定期对供应商进行评估。评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购工作小组应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评估不合格的供应商，及时淘汰。（三）供应商档案管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、产品目录、报价单、采购合同、评估报告等资料。2.供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。五、采购方式（一）招标采购1.对于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争较为充分的食品及物资，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，公开招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。（二）询价采购1.对于采购金额较小、规格型号较为单一、市场价格较为透明的食品及物资，可采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，采购工作小组根据报价情况进行比较，选择报价合理、质量可靠的供应商成交。（三）谈判采购1.对于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争不充分的食品及物资，或因特殊原因需要紧急采购的食品及物资，可采用谈判采购方式。2.谈判采购应与供应商进行谈判，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。六、采购流程（一）采购申请1.学校食堂各部门根据实际需求，填写采购申请表，并提交给后勤管理部门。采购申请表应注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.后勤管理部门对采购申请表进行审核，审核通过后交采购工作小组。（二）采购实施1.采购工作小组根据采购申请表，按照采购方式的规定，组织实施采购活动。2.在招标采购过程中，采购工作小组应按照招标文件的要求，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.在询价采购过程中，采购工作小组应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，采购工作小组根据报价情况进行比较，选择报价合理、质量可靠的供应商成交，并向成交供应商发出成交通知书。4.在谈判采购过程中，采购工作小组应与供应商进行谈判，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。（三）合同签订1.采购工作小组应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等条款，双方应严格按照合同约定履行义务。2.采购合同签订后，应报学校备案。（四）物资验收1.采购物资到货后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、包装等方面。验收合格的物资应办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。2.物资验收应填写验收记录，验收记录应包括物资名称、规格、数量、质量状况、验收人员等内容。验收记录应作为采购结算的依据。（五）采购结算1.采购物资验收合格后，采购工作小组应及时办理采购结算手续。采购结算应根据采购合同和验收记录，按照学校财务制度的规定进行。2.在采购结算过程中，如果发现采购物资的数量、质量、价格等与采购合同约定不符，采购工作小组应及时与供应商协商解决，协商不成的，可依法向供应商追究责任。七、采购监督与检查（一）内部监督1.学校应建立健全采购监督机制，加强对采购工作的内部监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查，监督采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.学校审计部门应定期对采购工作进行审计，检查采购资金的使用情况、采购物资的价格合理性、采购过程的廉洁性等。（二）外部监督1.学校应主动接受师生和社会的监督，定期公布采购信息，包括采购计划、采购预算、采购方式、采购结果等内容，接受师生和社会的监督和评价。2.学校应设立举报电话和举报邮箱，接受师生和社会对采购工作中违规行为的举报。对于举报事项，学校应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。八、采购人员行为规范（一）廉洁自律采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得利用职务之便谋取私利。（二）诚实守信采购人员应诚实守信，如实向供应商介绍采购需求和采购要求，不得隐瞒或虚报采购信息。在