学校采购监管制度

PAGE学校采购监管制度一、总则（一）目的为加强学校采购活动的管理与监督，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受各方监督，保证采购活动的公平公正。3.公平竞争原则：营造良好的市场竞争环境，鼓励符合条件的供应商公平参与竞争，以获取优质的货物、工程和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，作为采购决策的领导机构。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购管理制度、政策和年度采购计划。2.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、采购预算的调整等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购活动的具体执行机构。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关政策。2.编制和执行年度采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立和管理采购档案。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，作为采购活动的监督机构。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。其主要职责包括：1.监督采购管理制度的执行情况。2.对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合法性、合规性。3.受理对采购活动中的投诉举报，进行调查处理。4.对采购项目的绩效进行评价。（四）使用部门职责采购项目的使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购部门应汇总各部门的采购预算，进行审核和平衡，形成学校年度采购预算草案。年度采购预算草案应报采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购部门应建立采购预算执行情况跟踪机制，定期对采购预算的执行情况进行检查和分析。如发现预算执行偏差较大的，应及时采取措施进行调整和纠正。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因政策调整、市场变化、不可抗力等原因需要调整采购预算的，由采购部门提出调整申请。调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和调整的金额等，并提供相关证明材料。2.采购部门提出的采购预算调整申请，经采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门进行预算调整。学校财务部门应按照规定的程序办理预算调整手续，并将调整后的采购预算下达给采购部门。四、采购方式与程序(一)采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应通过发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参加投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、采购时间等内容，并提交给采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核，核实采购需求的合理性和合规性。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，进行审批决策。3.采购实施：采购部门根据采购领导小组的审批意见，按照确定的采购方式组织采购活动。公开招标：采购部门发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：采购部门向特定供应商发出邀请招标通知书，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。询价：采购部门向供应商发出询价通知书，要求其报价，确定成交供应商。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容，并符合法律法规和行业标准的要求。5.合同履行与验收：采购合同签订后，采购部门应跟踪合同履行情况，督促成交供应商按时履行合同义务。采购项目完成后，采购部门应组织使用部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，验收合格后出具验收报告。6.资金支付：采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同约定的付款方式，办理资金支付手续。财务部门应严格审核采购合同、验收报告等相关凭证，确保资金支付的准确性和合规性。五、采购合同管理（一）合同签订管理1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与成交供应商签订。合同文本应使用国家或行业推荐的标准合同文本，并结合采购项目的实际情况进行修改和补充。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交给学校法律顾问进行审核。法律顾问应重点审查合同的合法性、合规性、完整性和风险防范措施等内容，并提出审核意见。采购部门应根据审核意见对合同文本进行修改和完善，确保合同的质量。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送学校财务部门、使用部门等相关部门备案。备案的合同副本应作为资金支付、验收、核算等工作的依据。（二）合同履行管理1.采购部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和分析。如发现合同履行过程中出现问题，应及时与成交供应商沟通协调，采取措施解决问题，并将相关情况报告采购领导小组。2.成交供应商应严格按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程和服务。如因特殊原因需要变更合同内容的，应按照规定的程序进行协商和审批，并签订补充合同。3.采购部门应督促成交供应商履行合同义务，对成交供应商的违约行为进行追究。如成交供应商未能按照采购合同约定履行义务，给学校造成损失的，采购部门应依法追究其违约责任，并要求其赔偿损失。（三）合同变更与解除管理1.在采购合同履行过程中，因政策调整、市场变化、不可抗力等原因需要变更合同内容的，由采购部门与成交供应商协商一致后签订补充合同。补充合同应明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等，并作为原采购合同的组成部分。2.如因不可抗力等原因导致采购合同无法履行的，采购部门应及时通知成交供应商，并按照法律法规的规定办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行分类、整理、归档。采购合同档案应包括采购合同文本及附件、招标文件及投标文件、评标报告、谈判记录、询价通知书及报价文件、验收报告、付款凭证等。2.采购合同档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。采购合同档案的查阅、借阅应按照规定的程序进行审批，并做好登记记录。六、采购监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合法性、合规性，采购合同的签订、履行情况，采购资金的使用情况等。监督检查应形成书面报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用效益等。审计部门应出具审计报告，对审计发现问题提出处理意见和建议。3.学校纪检监察部门应受理对采购活动中的违规违纪行为的投诉举报，进行调查处理。对违反采购管理制度和法律法规的单位和个人，应依法依规追究其责任。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作。对相关部门提出的意见和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。2.学校应建立采购信息公开制度，将采购项目的采购信息、采购结果等在学校内部网站或其他公开渠道进行公开，接受师生员工和社会公众的监督。七、采购绩效评价（一）评价指标1.采购质量：评价采购项目是否符合采购需求和质量标准，货物的性能、工程的质量、服务的水平是否达到预期要求。2.采购价格：评价采购项目的价格是否合理，是否在预算范围内，是否通过竞争获得了较好的价格优势。3.采购效率：评价采购项目的采购周期是否合理，是否按时完成采购任务，是否满足了学校的工作需要。4.采购合规性：评价采购项目的采购程序是否符合法律法规和学校采购管理制度的要求，是否存在违法违规行为。5.供应商满意度：评价供应商对学校采购活动的满意度，包括对采购流程、采购政策、合同履行等方面的评价。（二）评价方法1.建立采购绩效评价指标体系，对采购项目进行量化评价。评价指标体系应根据采购项目的特点和要求进行设置，并定期进行调整和完善。2.采用定性与定量相结合的评价方法，对采购项目进行综合评价。定性评价主要通过对采购项目的相关资料、文件、记录等进行分析和评价；定量评价主要通过对采购项目的采购质量、采购价格、采购效率、采购合规性等指标进行数据统计和分析，得出评价结果。3.定期开展采购绩效评价工作，对采购项目进行全面评价。采购绩效评价工作应每年至少开展一次，对当年完成的采购项目进行评价。评价结果应作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据。（三）评价结果应用1.根据采购绩效评价结果，对采购部门和采购人员进行绩效考核。对采购绩效评价优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对采购绩效评价较差的部门和个人，进行批评教育，并责令其限期整改。2.根据采购绩效评价结果，总结