工业品采购询价制度范本

PAGE工业品采购询价制度范本一、总则（一）目的为规范公司工业品采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购工业品的质量和适用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门对工业品的采购询价活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品等各类工业品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求部门提交申请1.各部门根据工作需要，填写《工业品采购申请表》，详细说明所需工业品的名称、规格型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息。2.《工业品采购申请表》需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购部门审核与分类1.采购部门收到《工业品采购申请表》后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购工业品的性质和金额大小，对采购项目进行分类，分为一般采购项目和重大采购项目。一般采购项目：指金额较小、采购流程相对简单的工业品采购。重大采购项目：指金额较大、技术要求复杂、对公司生产经营有重大影响的工业品采购。（三）询价准备1.成立询价小组对于一般采购项目，由采购部门指定专人负责询价工作。对于重大采购项目，成立专门的询价小组，成员包括采购部门代表、技术部门代表、质量部门代表等。询价小组应明确分工，确保询价工作的全面性和专业性。2.收集供应商信息采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商名录、行业网站、供应商推荐、市场调研等。对收集到的供应商信息进行整理和评估，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等信息。（四）询价实施1.制定询价文件根据采购项目的需求，询价小组制定详细的询价文件。询价文件应包括采购项目的技术规格、质量要求、交货期、售后服务等内容，以及供应商需提供的报价单、营业执照副本、税务登记证副本、产品质量检验报告、业绩证明等相关资料。询价文件应明确询价的截止时间、报价方式、付款方式等要求。2.发送询价文件采购部门将询价文件发送给筛选后的潜在供应商，确保供应商能够清晰了解采购项目的要求。对于重大采购项目，可组织供应商进行现场答疑会，解答供应商对询价文件的疑问。（五）供应商报价1.供应商应在规定的询价截止时间前，将填写完整的报价单及相关资料以书面或电子形式提交给采购部门。2.报价单应明确产品名称、规格型号、数量和单价、总价、交货期、付款方式等内容，并加盖供应商公章或业务专用章。（六）报价评审1.初步评审采购部门对供应商的报价进行初步评审，检查报价单的完整性、准确性，以及供应商提供的相关资料是否齐全、有效。对不符合要求的报价予以剔除。2.详细评审询价小组对通过初步评审的供应商报价进行详细评审，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。对于重大采购项目，可采用综合评分法进行评审，设定各项评审因素的权重，对供应商进行量化打分，选择得分最高的供应商作为中标候选人。（七）确定中标供应商1.根据报价评审结果，采购部门确定中标供应商，并将中标结果通知相关部门和供应商。2.对于重大采购项目，中标结果需经公司主管领导审批后生效。（八）签订采购合同1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应符合法律法规的要求，确保合同的有效性和可执行性。（九）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，下达采购订单给中标供应商，明确采购的具体要求和交货安排。2.采购订单应经采购部门负责人审核签字后生效。（十）交货与验收1.交货供应商应按照采购订单规定的交货期和交货地点按时交货。在交货前，供应商应提前通知采购部门，以便采购部门安排验收工作。2.验收采购部门组织相关部门对到货的工业品进行验收，包括数量验收、质量验收等。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。三、询价相关职责（一）需求部门职责1.准确提出工业品采购需求，确保采购申请内容真实、准确、完整。2.配合采购部门进行询价、评审等工作，提供必要的技术支持和信息。3.参与采购项目的验收工作，对验收结果负责。（二）采购部门职责1.负责制定和完善采购询价制度，并组织实施。2.审核采购申请，进行采购项目分类，组织询价工作。3.收集供应商信息，建立供应商档案，维护供应商关系。4.编制询价文件，发送询价文件给潜在供应商，接收供应商报价。5.组织报价评审，确定中标供应商，签订采购合同，下达采购订单。6.协调采购项目的交货、验收等工作，处理采购过程中的问题。（三）技术部门职责1.为采购项目提供技术支持，明确技术要求和质量标准。2.参与询价文件的编制和评审工作，对技术条款进行审核。3.协助采购部门对供应商提供的技术方案进行评估，确保采购产品符合技术要求。（四）质量部门职责1.制定采购产品的质量验收标准。2.参与询价文件的编制和评审工作，对质量条款进行审核。3.负责采购产品的质量验收工作，出具质量验收报告。（五）财务部门职责1.参与采购项目的预算编制和成本控制工作。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、合规。3.负责采购资金的支付和核算工作。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）供应商管理1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）档案管理1.采购部门负责建立和维护采购询价档案，包括采购申请表、询价文件、供应商报价单、报价评审记录、采购合同、采购订单、验收报告