高校采购归口管理制度

PAGE高校采购归口管理制度一、总则（一）目的为加强高校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理。二、采购归口管理部门及职责（一）采购归口管理部门学校设立采购归口管理部门，负责全校采购活动的归口管理工作。根据学校实际情况，采购归口管理部门可以是专门设立的采购管理部门，也可以是指定的相关职能部门。（二）职责1.制定采购管理制度：负责制定和完善本校采购管理制度，明确采购流程、审批权限、采购方式等。2.组织采购活动：根据学校各部门的采购需求计划，组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。3.采购预算管理：参与学校采购预算的编制和审核工作，对采购项目的预算执行情况进行监督和控制。4.供应商管理：建立供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理，维护良好的供应商关系。5.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性和有效性。6.采购监督与审计：接受学校内部审计和纪检监察部门的监督检查，配合相关部门对采购活动进行审计和调查。7.采购档案管理：负责采购活动相关文件、资料的整理、归档和保管工作，建立健全采购档案管理制度。三、采购流程（一）采购需求申报1.学校各部门根据事业发展规划和工作需要，提出采购需求，填写《采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容。2.《采购需求申报表》经部门负责人审核签字后，提交至采购归口管理部门。（二）采购预算审核1.采购归口管理部门收到《采购需求申报表》后，对采购项目的预算进行初步审核，审核内容包括预算金额的合理性、资金来源的合规性等。2.将审核后的采购需求和预算提交至学校财务部门进行预算终审。财务部门根据学校预算安排和资金状况，对采购项目的预算进行审核，确定是否予以批准。（三）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，采购归口管理部门确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得学校相关部门的批准。（四）采购文件编制1.采购归口管理部门根据确定的采购方式，编制采购文件。采购文件包括招标文件、谈判文件、询价文件等，应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中应充分征求学校相关部门和专家的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。（五）采购信息发布1.采用公开招标方式的采购项目，采购归口管理部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式的，采购归口管理部门应向符合资格条件的供应商发出邀请或询价通知书。（六）供应商选择1.供应商应按照采购文件的要求进行投标或响应。采购归口管理部门组织相关人员对供应商的投标文件或响应文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商或成交供应商。2.评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，严格按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审。评审结果应及时向学校相关部门和供应商反馈。（七）采购合同签订1.采购归口管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，并报学校相关领导审批。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购归口管理部门组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量和质量、工程的建设质量、服务的履约情况等。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。（九）采购款项支付1.采购归口管理部门根据采购合同和验收报告，填写《采购款项支付申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至学校财务部门。2.财务部门对《采购款项支付申请表》进行审核，审核无误后按照学校财务管理制度办理支付手续。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标采购的方式。2.适用条件：采购货物或服务达到公开招标数额标准的；采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效益的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标采购的方式。2.适用条件：具有特殊性，并只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款并达成协议，确定成交供应商的采购方式。2.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购也称直接采购，是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用条件：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购地；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用条件:采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购预算管理（一）预算编制1.学校各部门应根据事业发展规划和工作需要，结合上一年度采购执行情况，编制本部门年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购归口管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合学校整体预算安排，提出采购预算建议方案，报学校财务部门。（二）预算执行1.采购预算经学校批准后，各部门应严格按照预算执行采购活动。采购归口管理部门负责对采购项目的预算执行情况进行跟踪和监督，确保采购项目按照预算要求进行。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。（三）预算绩效评价1.学校建立采购预算绩效评价制度，对采购预算的执行情况和使用效益进行评价。采购归口管理部门负责组织实施采购预算绩效评价工作，制定评价指标和评价方法，撰写评价报告。2.采购预算绩效评价结果作为学校预算安排和采购管理决策的重要依据，对预算执行不力、使用效益不高的部门和项目进行通报批评，并采取相应的措施进行整改。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购归口管理部门建立供应商资格审查制度，对参与本校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证和组织机构代码证等相关资质证书，以及供应商的财务状况、经营业绩、信誉情况、技术能力、售后服务等方面。2.只有通过资格审查的供应商才能参与本校采购活动。（二）供应商库建设1.采购归口管理部门建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。2.在采购活动中，优先从供应商库中选择供应商。（三）供应商评价与考核1.采购归口管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商选择、续聘和淘汰的重要依据。2.对于评价和考核不合格的供应商，采购归口管理部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。七、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购归口管理部门负责采购合同的起草工作。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同起草完成后应提交学校法律顾问进行合法性审查，并报学校相关领导审批。（二）合同签订与履行1.采购归口管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规办理手续，并及时通知学校相关部门。（三）合同档案管理1.采购归口管理部门负责采购合同档案的管理工作。采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、验收报告、支付凭证等相关资料。2.采购合同档案应按照档案管理的要求进行整理、归档和保管，并建立健全档案查阅和借阅制度。八、采购监督与审计（一）内部监督1.学校内部审计和纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查。监督检查内容包括采购制度执行情况、采购流程合规性、采购预算执行情况、采购合同履行情况等。2.采购归口管理部门应主动接受内部审计和纪检监察部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，及时整改发现的问题。（二）审计1.学校内部审计部门定期对采购活动进行审计。审计内容包括采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件、资料，主要包括：1.采购需求申报表；2.采购预算审核文件；3.采购方式审批文件；4.采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）；5.供应商投标文件或响应文件；6.评标报告或谈判记录；7.采购合同；8.验收报告；9.支付凭证；10.其他相关文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购归口管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应及时归档，归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家档案管理的相关规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为[X]年。对于涉及重要采购项目或具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。（四）档案查