山西省采购制度

PAGE山西省采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范山西省内各类采购活动，确保采购行为合法、合规、透明、高效，提高采购资金使用效益，维护市场秩序，保障采购项目的质量和进度，满足各部门及单位的业务需求。2.适用范围本制度适用于山西省各级政府部门、事业单位、国有企业以及其他依法设立的组织（以下统称“采购人”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及山西省相关地方性法规和规章的规定。公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，采购过程应接受社会监督，确保公平竞争。公平竞争原则：营造良好的市场竞争环境，保证所有符合条件的供应商平等参与采购活动，防止不正当竞争。公正原则：采购评审过程应客观、公正，按照事先公布的评审标准和方法进行评审，维护采购当事人的合法权益。诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取其他欺诈行为。二、采购主体与职责1.采购人负责提出采购需求，编制采购预算，组织实施采购活动，签订采购合同，并对采购项目的质量、进度、验收等负责。建立健全内部采购管理制度，明确采购流程、岗位职责和审批权限，加强对采购活动的内部控制。2.采购代理机构接受采购人委托，依法从事采购代理业务，包括编制采购文件、组织开标、评标、定标等活动。严格遵守法律法规和行业规范，公正、客观地履行代理职责，维护采购当事人的合法权益。建立完善的采购代理业务档案管理制度，妥善保存采购活动相关文件资料。3.监督管理部门山西省财政部门负责对全省政府采购活动进行监督管理，制定政府采购政策、制度和标准，依法处理政府采购投诉和违法违规行为。其他相关部门按照各自职责，对本部门或本系统的采购活动进行监督管理，确保采购活动符合规定要求。三、采购方式1.公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物、工程和服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量采购金额达到山西省规定的公开招标数额标准以上的；采购工程依法必须进行招标的，且达到公开招标数额标准以上的。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等。2.邀请招标符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在规定时间内供应商提交最后报价，谈判小组按照谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购人应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人应与供应商签订采购合同。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组按照询价通知书规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。四、采购程序1.采购预算编制与审批采购人应根据本单位的业务需求和发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照规定的程序报经财政部门或其他相关部门审批。采购预算一经批准，原则上不得调整。因特殊情况确需调整的，采购人应按照规定的程序重新申报审批。2.采购计划制定采购人根据批准的采购预算，结合实际工作需要，制定具体的采购计划。采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购需求明细、采购资金来源等内容。采购计划应报采购人内部相关部门审核，并经单位负责人批准后实施。3.采购文件编制采购人或采购代理机构应根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评审标准、投标文件格式等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的实质性要求和条件，确保采购活动的公平、公正和有效。4.发布采购信息采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照规定在指定媒体上发布招标公告或招标邀请书。招标公告或招标邀请书应包括采购项目的基本信息、供应商资格要求、获取招标文件的方式和时间等内容。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，应在采购人内部或相关部门发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。5.供应商资格审查采购人或采购代理机构应按照采购文件规定的供应商资格要求对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。对通过资格审查的供应商，应发放采购文件，并告知其应遵守的采购程序和要求。6.投标（响应）文件提交与接收供应商应按照采购文件规定的时间、地点和要求，提交投标（响应）文件。投标（响应）文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照采购文件规定的格式和要求进行编制。采购人或采购代理机构应在规定时间内接收供应商提交的投标（响应）文件，并进行登记和编号。对逾期提交的投标（响应）文件，应不予接收。7.开标、评标（谈判、询价）开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。评标（谈判、询价）应按照采购文件规定的评审标准和方法进行。评标（谈判、询价）小组应客观、公正地对投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人或确定中标（成交）供应商。评标（谈判结束后，评标（谈判、询价）小组应向采购人提交评标（谈判、询价）报告。8.中标（成交）结果公示与公告采购人应在评标（谈判、询价）结束后，按照规定在指定媒体上公示中标（成交）候选人或中标（成交）供应商名单，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，采购人应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时发布中标（成交）公告。中标（成交）公告应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号、服务要求等内容。9.采购合同签订与履行中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与采购人签订采购合同。采购合同应按照采购文件和投标（响应）文件的内容签订，明确双方的权利和义务。采购人应按照采购合同约定，及时支付采购资金，监督供应商履行合同义务。供应商应按照采购合同约定的时间、地点和要求，提供货物、工程和服务，并对其提供的产品和服务质量负责。10.验收采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号，工程的建设质量、进度、安全，服务的标准、内容、效果等方面。验收应按照采购合同约定的验收标准和方法进行。验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格及付款方式、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，采购人应审核合同条款是否符合采购文件要求和法律法规规定，确保合同的合法性、完整性和有效性。2.合同履行采购人应按照采购合同约定，及时支付采购资金，为供应商履行合同提供必要的条件和支持。供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量标准，提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购人应与供应商协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报原采购批准部门备案。合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理有关事宜，如退还已支付的款项、返还货物或服务等。4.合同纠纷处理采购合同履行过程中如发生纠纷，采购人应与供应商首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼途径解决。在纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中不涉及争议的条款，确保采购项目的正常进行。六、监督检查与法律责任1.监督检查山西省财政部门和其他相关监督管理部门应加强对采购活动的监督检查，建立健全监督检查制度，定期或不定期对采购人、采购代理机构及供应商的采购活动进行检查。监督检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、采购合同的签订与履行、采购资金的使用与管理、供应商资格审查等方面。采购人、采购代理机构及供应商应积极配合监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.投诉处理供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应在收到质疑后七个工作日内作出答复。供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。3.法律责任采购人、采购代理机构及供应商在采购活动中违反法律法规规定的，应依法承担相应的法律责任。对采购人、采购代理机构的违法行为，财政部门可责令其改正，给予警告，并处以罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。供应商有提供虚假材料谋取中标、成交，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通，向采购人、采购代