集中采购询价制度

PAGE集中采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司集中采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有集中采购项目的询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、成交结果等应向相关方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。二、询价组织与职责（一）采购部门1.负责集中采购询价活动的组织与实施，制定询价计划和方案。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.发布询价文件，组织供应商报价，对报价进行初步评审。4.与成交供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。2.协助采购部门进行询价工作，提供必要的技术支持和商务建议。3.参与采购合同的评审，对采购结果进行验收。（三）评审小组1.由采购部门、需求部门及相关专业人员组成，负责对供应商报价进行综合评审。2.根据询价文件要求，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评估，确定成交供应商。3.对询价过程和结果进行监督，确保评审工作公正、公平。三、询价流程（一）采购申请需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性。2.收集相关采购信息，包括市场价格、供应商情况等，制定询价文件。询价文件应包括采购需求、报价要求、技术规格、商务条款、评审标准等内容。3.确定询价供应商名单，从供应商库中选取或通过公开渠道邀请不少于三家符合要求的供应商参与询价。（三）询价文件发放采购部门将询价文件以书面或电子形式发放给选定的供应商，明确报价截止时间和方式等要求。（四）供应商报价供应商在规定的报价截止时间前，按照询价文件要求编制报价文件，密封后提交给采购部门。报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。（五）报价评审1.采购部门对供应商的报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、符合性等。2.评审小组对通过初步审查的报价文件进行综合评审。评审内容包括价格、技术性能、质量保证、售后服务、信誉等方面。评审小组根据评审标准进行打分或排序，确定成交候选供应商。3.对于重大采购项目或复杂采购需求，可组织供应商进行现场答疑或实地考察，以便更全面地了解供应商情况。（六）成交确定1.根据评审结果，采购部门确定成交供应商，并将成交结果通知所有参与询价的供应商。2.如成交供应商放弃成交或因不可抗力等原因无法履行合同，采购部门可根据评审情况依次确定其他候选供应商为成交供应商，或重新组织询价。（七）合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。四、询价文件编制（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购需求，避免模糊或歧义性条款。2.明确报价要求，包括报价范围、报价方式、报价有效期等。3.规定技术规格和商务条款，如质量标准、交货地点、包装要求、验收方式等。4.制定合理的评审标准，确保评审过程客观、公正。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购部门、发布日期等信息。2.目录：列出询价文件各部分内容的标题和页码。3.采购需求：详细描述采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、质量标准等。4.报价要求：说明报价范围、报价方式（如总价报价、单价报价等）、报价有效期、报价文件格式及内容要求等。5.技术规格：明确采购物资或服务的技术参数、性能指标、技术方案等。6.商务条款：涵盖交货时间及地点、包装要求、运输方式、付款方式、售后服务、违约责任等内容。7.评审标准：确定价格、技术、商务等方面的评审因素及权重，明确评审方法和程序。8.附件：如相关技术文件、样品要求、资质证明文件格式等。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面的要求。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商，确保供应商具备良好的综合实力和竞争力。3.对新供应商进行实地考察和评估，了解其实际情况，必要时要求供应商提供样品进行检测或试用。（二）供应商库建设1.采购部门负责建立和维护供应商库，收录合格供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品目录、业绩情况等。2.定期对供应商库进行更新和清理，淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。3.供应商库应实现信息化管理，方便采购部门查询和使用。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价。2.考核方式可包括定期评估、不定期抽查、用户反馈等。根据考核结果对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商采取警告、暂停合作、取消资格等措施。3.采购部门应及时将供应商考核情况反馈给供应商，并要求其限期整改。六、监督与投诉（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对集中采购询价活动进行监督检查，确保采购过程合规、公正。2.建立健全内部监督机制，对询价文件编制、供应商选择、评审过程、合同签订等环节进行全程监督。3.监督人员有权查阅相关文件、资料，询问有关人员，对发现的问题及时提出整改意见。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司内部员工及供应商对集中采购询价活动的投诉。投诉渠道可包括电话、邮箱、书面投诉等方式。2.采购部门接到