档案管理制度74377

档案管理制度74377第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位及所属各部门在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。第三条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、科学管理、安全保密、依法利用的原则。各部门应将档案管理纳入日常工作流程，确保档案工作与业务工作同步开展。第二章管理机构与职责第四条管理机构单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。办公室（或指定专门部门）为档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门档案的收集、整理和移交工作。第五条工作职责1.档案管理部门职责：贯彻执行国家档案法律法规；制定和完善本单位档案管理制度；组织档案业务培训；负责档案库房的建设与管理；对各部门档案工作进行指导和检查；负责永久、长期档案的接收、保管、利用和鉴定销毁。2.部门档案员职责：负责本部门应归档文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案管理部门移交；协助档案管理部门开展档案利用工作；遵守档案保密规定。第三章档案的收集与归档第六条归档范围凡是在本单位工作中形成的，反映单位主要职能活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：（一）行政管理类：各类决议、决定、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结等；（二）业务管理类：各项业务工作的规划、方案、合同、协议、统计报表、调研报告等；（三）人事管理类：干部职工的录用、任免、考核、奖惩、工资、职称、离退休等材料；（四）财务会计类：会计凭证、账簿、报表等（按财务档案管理规定执行）；（五）基建工程类：工程立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等材料；（六）设备仪器类：设备购置、安装、调试、维修、说明书等材料；（七）声像电子类：照片、录音、录像、光盘、磁盘及重要电子文件等；（八）其他具有保存价值的文件材料。第七条归档要求1.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后交本部门档案员。年度结束后三个月内，各部门应将上一年度形成的档案材料整理完毕并向档案管理部门移交。2.完整性：归档的文件材料应齐全、完整，手续完备。正件与附件、印件与定稿、请示与批复等应一并归档。3.规范性：归档的文件材料应字迹清晰、纸张规范，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致。第八条归档程序1.部门档案员对本部门形成的文件材料进行收集、鉴别、分类、排序、编号、装订。2.填写《档案移交清单》，经部门负责人审核签字后，连同档案一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行验收，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字，各执一份。第四章档案的整理与保管第九条档案整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理步骤包括：（一）分类：按照档案的形成规律和内容性质，采用年度-机构（或问题）-保管期限的方法进行分类。（二）编号：依据分类方案对档案进行编号，编制档号。（三）排列：在同一类目内，按照文件形成时间或重要程度进行系统排列。（四）编目：编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。第十条档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具要求：档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒（袋）进行存放。不同保管期限的档案应分开存放。3.库房管理：建立库房管理制度，严格执行入库登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对库房进行检查和维护，做好温湿度记录。4.档案鉴定：定期对已到保管期限的档案进行鉴定。由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，提出存毁意见，报单位领导批准后执行。销毁档案必须严格按照规定程序进行，做好销毁记录，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。第五章档案的利用与保密第十一条档案利用1.利用范围：本单位工作人员因工作需要可查阅本单位档案。外单位查阅档案须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。2.利用手续：查阅档案须填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人等信息。查阅秘密以上级别的档案，须经单位分管领导批准。3.利用要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案原件一般不得带出档案室，确因特殊情况需借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。4.利用效果：鼓励利用者反馈档案利用效果，档案管理部门应做好档案利用效果登记。第十二条档案保密档案管理部门和档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，确保档案安全。对涉密档案的管理，应按照国家有关保密规定执行，明确保密期限和知悉范围。严禁将档案内容泄露给无关人员。发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究责任人责任。第六章电子档案管理第十三条电子文件归档电子文件的形成、积累、归档应与纸质文件同步进行。归档的电子文件应采用符合长期保存要求的格式，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。重要电子文件应同时保存其纸质版本或制成缩微品。第十四条电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储介质中，进行异地备份和定期检测，防止数据丢失或损坏。配备必要的软硬件设备，确保电子档案的正常读取和利用。第十五条电子档案利用电子档案的利用应遵守档案利用和保密规定，采取身份认证、权限控制等安全保密措施，防止信息泄露和篡改。第七章监督与责任追究第十六条监督检查单位档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第十七条责任追究对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则