职业卫生档案管理规范

职业卫生档案管理规范一、总则（一）目的与依据为系统规范用人单位职业卫生管理工作，完整记录职业危害因素识别、评价、控制及从业人员健康监护等关键过程，保障劳动者职业健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》及相关法规标准，结合实际工作需求，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于存在职业危害因素的各类用人单位。各单位应根据自身行业特点、生产规模及危害程度，细化档案管理要求，确保规范落地。（三）基本原则职业卫生档案管理遵循真实准确、系统完整、动态更新、安全保密的原则。档案内容应客观反映职业卫生管理的实际状况，做到专人负责、专柜存放、便捷查阅。二、档案内容与要求（一）基础管理档案1.单位概况：包括单位基本信息、主要生产工艺流程、职业危害因素分布图等。2.组织机构与职责：职业卫生管理机构设立文件、管理人员任命书、岗位职责说明书。3.规章制度：职业卫生管理制度、操作规程（含岗位职业危害告知卡）、应急预案等。4.教育培训：从业人员职业卫生培训计划、培训记录（含签到、教材、考核情况）、管理人员专业培训证明。（二）职业危害因素监测与评价档案1.日常监测：工作场所职业危害因素定期检测报告、检测点分布图、检测原始记录。2.现状评价与预评价：建设项目职业危害预评价报告、控制效果评价报告及其审核备案文件；定期职业危害现状评价报告。3.因素识别：职业危害因素清单、作业岗位职业危害因素识别表。（三）职业健康监护档案1.个人健康监护：从业人员职业健康检查结果汇总表、个人职业健康监护档案（含上岗前、在岗期间、离岗时及应急健康检查的体检报告、健康告知记录）。2.禁忌症与职业病管理：职业禁忌症人员调离记录、疑似职业病及职业病病例的报告、诊断、治疗、康复和安置记录。3.健康监护计划：年度职业健康检查计划及实施情况。（四）防护设施与个体防护用品档案1.防护设施：职业病防护设施清单、设计、安装、验收、使用、维护、检修和更换记录。2.个体防护用品：个体防护用品采购、发放、使用、培训及效果评价记录，产品合格证明。（五）职业卫生监督与整改档案1.监督检查记录：卫生健康行政部门及其他相关部门的监督检查意见、整改通知书。2.整改落实情况：针对监督检查发现问题的整改方案、整改措施落实记录及验证材料。（六）其他应归档的文件材料如职业病危害事故调查处理记录、工会参与职业卫生工作的相关记录等。三、档案管理要求（一）档案建立与收集用人单位应自成立或产生职业危害因素之日起建立职业卫生档案。明确专人负责档案材料的及时收集、整理，确保材料的真实性、完整性和连续性。新产生的文件材料应在规定时限内归档。（二）档案整理与保管1.分类编号：按照本规范第二条规定的档案内容分类，对每份文件材料进行系统编号，编制档案目录，便于检索。2.书写规范：归档材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹清晰、工整。电子文档应采用符合长期保存要求的格式，并进行备份。3.保管条件：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应有专门的存储设备和安全保密措施。4.保管期限：职业健康监护档案等涉及从业人员权益的重要档案，保管期限应不少于规定年限；其他档案保管期限应根据相关规定和实际需要确定。（三）档案查阅与使用1.查阅权限：建立档案查阅制度，明确查阅范围和审批程序。从业人员有权查阅本人的职业健康监护档案。2.查阅登记：查阅档案时应进行登记，注明查阅人、查阅事由、查阅时间。档案原则上不得带出档案室，确需带出的，须经单位负责人批准，并限期归还。3.保密要求：严格遵守档案保密规定，不得泄露档案中的涉密信息和从业人员个人隐私信息。（四）档案移交与销毁1.移交：单位分立、合并、解散、破产时，职业卫生档案应按规定移交给接收单位或相关主管部门，并办理移交手续。2.销毁：对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁，并做好销毁记录。（五）档案信息化管理鼓励用人单位采用信息化手段管理职业卫生档案，建立电子档案管理系统，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质档案形成有效衔接。电子档案管理应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理的要求。四、组织保障与责任追究（一）组织保障用人单位主要负责人是职业卫生档案管理的第一责任人。应设立或指定职业卫生管理部门，配备专（兼）职档案管理人员，并提供必要的经费和设施保障。（二）责任追究对在档案管理工作中玩忽职守、弄虚作假、擅自涂改、损毁、丢失、泄露档案内容，或未按规定建立、保管档案，造成不良后