公共机构文件归档管理规范

公共机构文件归档管理规范一、总则（一）目的与依据为规范公共机构文件归档管理工作，确保各类文件材料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律法规和相关标准，结合公共机构工作实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于各级各类公共机构在履行职能、开展工作过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料的归档管理。（三）基本原则1.统一领导，分级负责：公共机构应建立健全文件归档管理领导责任制，明确相关部门和人员职责，实行统一管理、分级负责的工作机制。2.全程管理，前端控制：将文件归档要求融入文件形成、办理、流转的全过程，从源头上保证文件材料的质量，确保应归档文件材料的及时收集。3.真实准确，完整规范：归档的文件材料必须真实反映公共机构各项工作的实际情况，内容准确无误，要素齐全，格式规范，手续完备。4.依法管理，安全保密：严格遵守国家档案管理和保密工作的法律法规，建立健全安全保密制度，确保档案的实体安全和信息安全。5.便于利用，服务发展：归档管理工作应立足于服务公共机构中心工作，便于档案信息资源的开发利用，为决策提供支持，促进各项事业发展。二、管理机构与职责（一）管理机构公共机构应明确档案工作的管理部门，配备必要的档案管理人员。档案管理部门是本单位文件归档工作的职能管理部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位及所属单位的文件归档工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位文件归档管理的规章制度和工作细则。2.负责对本单位各部门文件材料的形成、收集、整理、鉴定、归档等工作进行业务指导和培训。3.接收、审核、登记各部门移交的归档文件材料。4.负责归档后档案的科学管理、保管保护、开发利用和统计工作。5.组织开展档案信息化建设，推动档案管理现代化。6.监督和检查本单位文件归档工作的落实情况，对违反档案管理规定的行为提出处理建议。（三）部门与人员职责各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预鉴定和向档案管理部门移交工作。其主要职责包括：1.在日常工作中及时收集本部门形成的各类文件材料。2.按照归档要求对收集的文件材料进行初步整理、组卷或排列。3.对本部门形成的文件材料进行预鉴定，提出归档或不归档的意见。4.在规定时间内将符合要求的归档文件材料向档案管理部门移交。三、文件材料的收集与整理（一）收集范围公共机构在各项工作中形成的，反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的文件材料，均属归档范围。具体包括：1.本单位制定的规范性文件、政策性文件、工作计划、总结、报告、会议纪要等。2.本单位召开的各类会议形成的材料。3.本单位在行政管理、业务管理、财务管理、人事管理等活动中形成的文件材料。4.本单位与其他单位往来的重要文件材料。5.本单位产生的重要业务数据、技术文档、科研成果等。6.反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制等的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性：文件材料形成后，相关人员应及时收集，避免遗漏和散失。特别是重要会议、重大活动、突发事件等形成的文件材料，应专人负责，同步收集。2.完整性：收集的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿、重要修改稿等应一并收集。3.准确性：收集的文件材料内容应真实准确，与实际情况相符。4.系统性：收集工作应遵循文件材料的自然形成规律和内在联系，保持其系统性。（三）整理方法归档文件材料的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理步骤主要包括：1.分类：按照本单位档案分类方案对文件材料进行分类。2.排列：在分类的基础上，按照文件形成的时间顺序或事由结合时间顺序进行排列。3.编号：对排列好的文件材料按照一定规则进行编号（如件号、页号）。4.编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，著录文件的基本要素，如文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。5.装订：对需要永久、长期保存的文件材料，应按照规定的要求进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。四、鉴定与归档（一）鉴定1.价值鉴定：档案管理部门会同相关业务部门对收集整理完毕的文件材料进行价值鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）。鉴定工作应坚持历史唯物主义观点，全面分析文件材料的现实作用和历史作用。2.销毁鉴定：对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁档案。（二）归档时间1.日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次年上半年内完成归档。2.年度工作总结、计划、统计报表等年度性文件材料，应在次年第一季度内归档。3.专门性工作（如大型会议、专项活动、重点建设项目等）形成的文件材料，应在工作结束后三个月内归档。4.电子文件的归档时间应与相应纸质文件（或其他载体文件）的归档时间一致或提前。（三）归档要求1.归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复制件，并注明原件保管处。2.文件材料应齐全完整，手续完备，符合形成规律。3.文件材料的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，禁用不耐久的材料。4.电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。应同时归档电子文件的元数据和相关的支持软件、说明材料。（四）归档手续文件材料归档时，移交部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《档案交接文据》，双方签字盖章，各自留存备查。《档案交接文据》应载明移交档案的门类、卷（件）数、页数、起止年度、保管期限、交接时间、交接双方负责人及经办人等内容。五、档案的保管与保护（一）库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。应保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%）。库房内严禁存放易燃易爆物品和其他危险品。（二）档案存放档案应按照分类方案和排架要求进行科学排列和存放。不同载体的档案应分别存放，并采取相应的保护措施。档案装具（如档案盒、档案柜）应符合国家标准，坚固耐用，便于管理和利用。（三）保护措施1.建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复或复制。3.积极采用先进的档案保护技术和设备，如温湿度调控设备、灭火设备、防虫防霉药剂等。4.对重要和珍贵档案，应采取特殊保护措施，如制作副本、进行数字化扫描等。（四）档案清点与统计档案管理部门应定期对库存档案进行清点核对，确保账物相符。建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级主管部门报送档案工作统计报表。六、档案的利用与开发（一）利用原则档案利用工作应遵循“为党和国家工作服务，为社会各界服务”的宗旨，在遵守国家有关法律法规和保密规定的前提下，积极提供利用。（二）利用范围与手续1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅秘密以上级别的档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人及分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案一般应在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案原则上不得带出阅档室，严禁擅自复制、勾画、涂改、抽取、撤换、增删档案材料。（三）利用方式档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。档案管理部门应为利用者提供必要的便利条件，如检索工具、复制设备等。（四）开发利用档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编等形式，主动为领导决策和各项工作提供服务。有条件的单位可建立档案信息网站或利用档案管理系统提供在线查询服务。七、档案的信息化建设（一）总体要求公共机构应将档案信息化建设纳入本单位信息化发展总体规划，统筹规划，分步实施，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）基础设施建设配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备、扫描设备、安全设备等硬件设施和操作系统、数据库管理系统、档案管理软件等软件系统，为档案信息化建设提供物质保障。（三）档案数字化对馆藏传统载体档案，应根据实际需要和重要程度，按照国家相关标准规范进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立数字档案资源库。数字档案应保证其真实性、完整性、可用性和安全性。（四）电子文件管理加强对电子文件形成、流转、处理、归档等全过程的管理。应选用符合国家规定的电子文件管理系统，确保电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期都得到有效控制。（五）安全保障建立健全档案信息安全保障体系，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、容灾备份等技术和管理措施，确保档案信息系统和数字档案资源的安全。八、监督与责任追究（一）监督检查公共机构应定期对本单位及所属单位的文件归档管理工作进行监督检查，及时发现问题，督促整改。上级主管部门应对下级单位的档案工作进行指导和监督检查。（二）责任追究对在文件归档管理工作