2026年度学校印章使用管理方案

2026年度学校印章使用管理方案为进一步规范学校印章使用管理，维护学校合法权益和管理秩序，保障各项工作严谨性、权威性，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《事业单位印章管理办法》等相关法规，结合学校实际情况，制定本方案。本方案适用于学校党委、行政、所属各部门（含二级学院、直属单位，下同）及各类专用印章的使用、保管、监督等全流程管理。一、管理原则与印章分类（一）管理原则1.权责清晰：坚持“谁管理、谁负责，谁用印、谁担责”，明确印章保管人、审批人、用印人的主体责任。2.规范高效：严格执行“先审批、后用印”流程，兼顾管理规范性与业务办理效率，避免因流程繁琐影响正常工作推进。3.安全可控：强化印章物理保管与使用过程监控，防范丢失、盗用、滥用等风险，确保印章使用安全可追溯。（二）印章分类及范围学校印章分为以下六类，具体范围以学校正式发文备案为准：1.校级党委印章：用于以学校党委名义制发的公文、函件、证明，党员组织关系介绍信，党内表彰文件等。2.校级行政印章：用于以学校行政名义制发的公文、函件、合同、协议、报表、证书（学历学位证除外）、对外证明等。3.专项业务印章：包括财务专用章（用于财务票据、银行事务）、合同专用章（用于经济合同签订）、招生专用章（用于招生录取相关文件）等，仅限对应业务领域使用。4.部门（学院）印章：各职能部门、二级学院用于本部门职责范围内的公文、函件、内部通知、学生证明（如实习证明、成绩单）等，不得用于对外签订经济合同或作出法律承诺。5.领导签名章：经校领导授权刻制的签名章，用于代行领导签署的文件（如报表、审批单），需与授权范围严格一致。6.其他专用印章：如档案查阅专用章、试卷保密专用章等，仅限特定业务场景使用。二、管理职责划分（一）学校办公室（党委办公室）作为学校印章管理统筹部门，负责以下工作：1.制定、修订印章管理制度，监督各部门执行情况；2.审核校级党委、行政印章及专项业务印章的刻制、启用、废止申请；3.建立全校印章管理台账，记录印章名称、刻制时间、保管部门、启用/废止日期等信息；4.组织年度印章管理专项检查，对违规行为提出整改意见并跟踪落实。（二）二级单位（部门）各二级单位主要负责人为印章管理第一责任人，负责：1.落实本单位印章（含部门章、学院章及授权管理的专用章）的日常保管与使用监督；2.指定政治素质高、责任意识强的正式在编人员作为印章保管人（原则上为部门综合科负责人或行政秘书），报学校办公室备案；3.对本单位印章使用申请进行审批，确保用印内容符合政策规定和学校要求。（三）印章保管人具体职责包括：1.严格执行“双人保管、专柜存放”要求（重要印章如财务专用章需与支票分开保管），印章存放柜需配备防盗锁，钥匙由保管人随身携带，禁止转交他人或随意放置；2.用印时需核对审批单与文件内容一致性，确认无误后方可用印，禁止在空白纸张、表格、证书上用印；3.如实登记《印章使用登记册》，记录用印时间、用印人、文件名称及编号、用印份数、审批人等信息，登记册需存档保存至少5年；4.每日下班前检查印章存放状态，节假日期间需将印章存入单位保险柜并加封条，重要印章（如行政章、合同章）存放区域需安装监控设备，录像保存至少30天。三、使用流程规范（一）用印申请与审批所有用印需填写《学校印章使用审批单》（附件1），按以下权限审批：1.校级党委/行政印章：常规公文（如通知、通报）：经拟文部门负责人初审，学校办公室核稿后，由分管校领导审批；重要文件（如战略合作协议、重大项目申报材料）：需经校长办公会或党委会审议通过，由校长或党委书记审批；对外证明类（如教职工收入证明、学生在读证明）：由业务主管部门负责人审核，学校办公室复核后用印；学历学位证书用印：由教务处/研究生院根据教育部备案的毕业生名单统一办理，经分管教学副校长审批后批量用印。2.专项业务印章：财务专用章：用于银行票据时，需经财务处处长审批；用于报销单据时，需经经费负责人、财务处分管副处长双重审批；合同专用章：所有经济合同（含采购、服务、租赁等）需经法务部门审核、业务主管部门负责人签字、分管校领导审批后用印；招生专用章：用于录取通知书时，需经招生办公室负责人核对录取系统数据、分管招生校领导审批后用印。3.部门（学院）印章：内部通知、工作联系函：由部门负责人审批；学生证明（如实习证明、课程成绩复核）：需经辅导员或教学秘书核实，部门分管学生/教学的负责人审批；禁止用于对外担保、借款、投资等经济行为，违反规定的用印申请不予受理。（二）用印操作要求1.用印位置需规范：公文需加盖在成文日期上方，骑年盖月；多页文件需加盖骑缝章；证书类需在照片骑缝处及落款处用印；2.用印数量需控制：原则上按审批单注明的“用印份数”用印，超量用印需重新提交申请并说明原因；3.特殊情况处理：因紧急事项无法现场审批的，需通过学校OA系统提交电子审批单（需包含审批人电子签名），经保管人核实后用印，24小时内补交纸质审批单；4.外带用印限制：严禁将印章带离保管场所，因特殊原因（如现场签订重大合同）需外带的，需经校长审批，由保管人及业务部门负责人双人携带，用印时全程录像，用后立即归还并登记外带情况。四、印章制作、启用与废止（一）印章制作1.新刻印章需由使用部门提交《印章刻制申请表》（附件2），说明刻制原因、用途、规格（需符合《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中关于尺寸、字体的要求）；2.学校办公室审核用印需求合理性，报分管校领导批准后，统一到公安机关备案的正规刻章单位制作；3.禁止任何部门擅自刻制、仿制学校印章，违规刻制的印章视为无效，相关责任人按校规处理。（二）印章启用新刻印章经学校办公室验收（核对尺寸、字体、防伪标识）后，由使用部门填写《印章启用登记表》（附件3），注明启用日期、保管人等信息，学校办公室通过校内OA系统发布启用公告，未经公告的印章不得使用。（三）印章废止与销毁1.因机构调整、名称变更、业务终止等原因需废止的印章，使用部门需在10个工作日内将印章交回学校办公室，填写《印章废止登记表》（附件4）；2.学校办公室对废止印章进行登记造册，保存3年后（重要印章如财务章保存5年），组织纪检、审计部门现场监督销毁，销毁过程录像存档；3.因丢失、损坏等原因需废止的印章，使用部门需立即报告学校办公室，经核实后发布废止公告，并按程序重新刻制新章（新章需标注“新”字以区别原章）。五、监督与责任追究（一）日常监督机制1.学校办公室每季度对校级印章使用情况进行自查，每半年组织各二级单位开展交叉检查，检查内容包括：印章保管环境（是否专柜、监控是否正常）；用印登记册填写完整性（是否漏登、涂改）；审批单与用印文件一致性（是否存在“超范围用印”“先斩后奏”）；废止印章回收情况（是否存在未交回的“休眠印章”）。2.审计部门在年度内部审计中，将印章管理纳入重点审计事项，对大额经济合同用印、财务票据用印等进行专项核查。（二）责任追究对违反本方案的行为，按以下规定处理：1.未按流程审批用印的，对用印人、审批人进行批评教育，造成不良影响的，取消当年评优资格；2.因保管不当导致印章丢失的，保管人需立即报告并配合调查，视情节轻重给予警告、记过处分；因丢失造成学校经济损失的，由责任人承担赔偿责任；3.伪造、盗用学校印章的，一经查实，立即解除劳动合同（学生则给予开除学籍处分），并移交司法机关追究刑事责任；4.部门负责人对印章管理失职的（如未指定保管人、未定期检查），给予通报批评，造成严重后果的，按《事业单位工作人员处分暂行规定》处理。六、信息化管理升级为适应数字化管理需求，2026年学校将试点“智能印章管理系统”，具体措施如下：1.校级党委、行政印章及合同专用章、财务专用章率先纳入系统，通过“电子审批+物理锁控”模式，实现用印申请、审批、登记、监控全流程线上化；2.系统内置“用印内容比对”功能，上传待用印文件后自动与审批内容匹配，不一致则无法启动用印；3.保管人需通过“指纹+密码”双重认证开启印章柜，用印过程自动录像并存储至学校云服务器，数据保存期限不少于10年；4.每季度生成《印章使用