高校零星采购内控制度

PAGE高校零星采购内控制度一、总则（一）目的为了加强高校零星采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、行政管理等活动中发生的零星采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校的相关规定。2.合规性原则：严格遵守学校的采购流程和审批制度，确保采购过程合规。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高资金使用效益，降低采购成本。4.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益。5.保密性原则：涉及采购活动的相关信息应当严格保密，防止信息泄露。（四）定义1.零星采购：指学校各部门、各学院因教学、科研、行政管理等需要，单次采购金额在规定限额以下的货物、工程和服务采购行为。2.采购限额：根据学校实际情况，设定零星采购的金额上限为[X]元。超过此限额的采购项目，应当按照学校的集中采购制度执行。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写申请表：各部门、各学院根据实际需求填写《高校零星采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等信息。2.部门负责人审核：申请表经部门负责人审核签字，确认采购需求的合理性和必要性。3.提交申请：将审核通过的申请表提交至学校采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门初审：采购管理部门收到申请表后，对采购项目进行初审，核实采购需求是否符合学校规定，预算金额是否合理等。2.财务部门审核：财务部门对采购项目的预算进行审核，确保采购资金的合法性和合规性。3.领导审批：根据学校的审批权限，申请表依次提交至相关领导进行审批。审批通过后，采购项目进入采购环节。（三）采购实施1.选择采购方式：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。询价采购适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门向至少三家符合资质要求的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门根据报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购管理部门成立谈判小组，与符合资质要求的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购管理部门提供相关证明材料，经学校批准后，与单一供应商进行采购谈判。2.签订采购合同：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门与供应商签订《高校零星采购合同》。合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，双方应当严格履行合同约定。（四）验收付款1.验收：采购项目到货后，需求部门应当及时组织验收。验收人员应当按照合同要求对货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。验收合格后，验收人员在《高校零星采购验收单》上签字确认。2.付款：验收合格后，需求部门凭《高校零星采购申请表》、《高校零星采购合同》、《高校零星采购验收单》等相关凭证，填写《高校零星采购付款申请表》，提交至财务部门。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式进行付款。三、采购风险管理（一）风险识别1.合规风险：采购活动可能违反国家法律法规和学校的相关规定，导致法律责任和经济损失。2.质量风险：采购的货物、工程和服务质量不符合要求，影响学校的教学、科研和行政管理工作。3.价格风险：采购价格过高，导致资金浪费；采购价格过低，可能影响货物、工程和服务的质量。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷和经济损失。5.验收风险：验收环节把关不严，可能导致不合格货物、工程和服务进入学校，影响学校正常工作。（二）风险评估1.可能性评估：对识别出风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：对风险发生后可能造成的影响程度进行评估，分为重大、较大、一般、较小四个等级。3.风险等级确定：根据可能性评估和影响程度评估的结果，确定风险等级。风险等级分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对1.高风险：对于高风险事项，应当采取风险规避、风险降低等措施进行应对。例如，对于违反法律法规的采购行为，应当坚决予以制止；对于质量风险较高的采购项目，应当加强质量检验和监督。2.中风险：对于中风险事项，应当采取风险降低、风险转移等措施进行应对。例如，对于价格风险较高的采购项目，可以通过市场调研、询价等方式降低采购价格；对于合同风险较高的采购项目，可以聘请专业律师对合同条款进行审核。3.低风险：对于低风险事项，应当采取风险接受等措施进行应对。例如，对于验收风险较低的采购项目，可以简化验收程序。四、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门监督：采购管理部门负责对全校零星采购活动进行日常监督检查，确保采购活动符合学校规定和采购流程。2.财务部门监督：财务部门负责对采购项目的预算执行情况和资金支付情况进行监督检查，确保资金使用合法、合规、安全。3.审计部门监督：审计部门负责对全校零星采购活动进行定期审计和专项审计，对采购活动的合法性、合规性、效益性进行评价，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.政府监督：接受政府相关部门对学校零星采购活动的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时整改存在的问题。2.社会监督：接受社会公众对学校零星采购活动的监督，对社会公众提出的意见和建议进行认真研究和处理，不断改进采购工作。五、信息管理（一）采购信息收集1.供应商信息收集：采购管理部门负责收集、整理、更新供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应当包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.采购项目信息收集：采购管理部门负责收集、整理、更新采购项目信息，建立采购项目数据库。采购项目信息应当包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、采购方式、成交供应商等。（二）采购信息共享1.内部共享：采购管理部门应当及时将采购信息共享给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门和人员，确保各部门和人员能够