高校分散采购制度

PAGE高校分散采购制度一、总则（一）目的为了规范高校分散采购行为，加强对分散采购活动的管理与监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、行政等活动中，使用财政性资金、自有资金及其他资金，采购集中采购目录以外、采购限额标准以下的货物、工程和服务的分散采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，保障所有潜在供应商平等参与竞争，维护公平竞争环境，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务，保证采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立采购管理部门，负责全校分散采购活动的统一管理与协调工作。其主要职责包括：1.制定和完善本校分散采购管理制度及相关实施细则。2.审核各部门、各学院的分散采购计划，对采购项目进行统筹安排。3.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和质疑。4.建立和管理分散采购供应商库，定期对供应商进行评估和考核。5.组织开展采购业务培训，提高采购人员业务水平。（二）采购需求部门各部门、各学院作为采购需求部门，负责提出采购项目的需求，编制采购文件，组织采购项目的实施，并对采购项目的质量和验收负责。其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政等工作需要，合理确定采购项目的需求，填写采购申请表。2.按照采购管理部门的要求，编制采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量标准、售后服务等要求。3.组织成立采购小组，负责采购项目的评审和谈判工作。4.与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行。5.组织采购项目的验收工作，填写验收报告。（三）采购小组采购需求部门应根据采购项目的特点和要求，组织成立采购小组。采购小组由需求部门代表、技术专家、财务人员等组成，并根据采购项目专业特点邀请其他相关人员参加。采购小组的主要职责包括：1.审查采购文件，对采购文件的合法性、完整性、公正性进行评估。2.参与采购项目的评审和谈判工作，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评价，提出评审意见。3.协助需求部门签订采购合同，并对合同执行情况进行监督。三、采购流程（一）采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，并详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、采购时间等内容。采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审核采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于符合要求的采购项目，采购管理部门予以批准，并下达采购任务通知书；对于不符合要求的采购项目，采购管理部门应及时通知采购需求部门进行修改或调整，并说明理由。（三）采购文件编制采购需求部门根据采购任务通知书的要求，组织编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量标准、售后服务、采购程序、评审标准及方法等内容。采购文件应确保内容完整、准确、清晰，能够满足采购项目的需求。（四）采购信息发布采购需求部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购信息发布方式。对于具有一定规模和影响力的采购项目，应通过学校官网、政府采购网等平台发布采购公告，公开采购项目的相关信息，吸引潜在供应商参与投标；对于规模较小、专业性较强的采购项目，可以采用邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，向特定的供应商发出邀请。（五）供应商选择与采购评审1.供应商报名：潜在供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求，向采购需求部门提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书及相关资质证明文件等。2.资格审查：采购小组对报名供应商的资格进行审查，核实其提交的报名资料是否真实、有效、完整。对于资格审查合格的供应商，采购小组予以登记，并发放采购文件。3.采购评审：采购小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商提交的投标文件或响应文件进行评审。评审过程应严格按照规定程序进行，确保评审结果公正、公平。评审方法包括综合评分法、最低价成交法等，具体评审方法应在采购文件中明确规定。（六）采购合同签订与履行1.中标供应商确定：采购小组根据评审结果，确定中标供应商，并向采购需求部门提交评审报告。采购需求部门根据评审报告，向中标供应商发出中标通知书。2.采购合同签订：采购需求部门应在中标通知书发出之日起规定时间内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法、合规、完整。3.采购合同履行：采购合同签订后，采购需求部门和中标供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，提供货物、工程或服务。（七）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应组织成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应由需求部门代表、技术专家、财务人员等组成，并根据采购项目专业特点邀请其他相关人员参加。验收内容包括采购项目的质量、数量、规格型号、技术性能、售后服务等方面是否符合采购合同的约定。验收小组应按照验收标准进行验收，并填写验收报告。验收合格的采购项目，采购需求部门应办理相关入账手续；验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。四、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对本校分散采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规及学校相关制度的规定，采购资金是否合理使用，采购项目的质量和效益是否达到预期目标等。2.学校纪检监察部门应加强对分散采购活动的廉政监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购活动的正常秩序。3.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督管理。定期对采购项目进行统计分析，及时发现和解决采购过程中存在的问题。（二）供应商管理1.建立供应商库管理制度，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用记录等进行详细登记和管理。2.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、诚信经营等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于存在问题的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系。定期向供应商反馈采购需求和意见建议，并要求供应商及时改进产品质量和服务水平。（三）采购档案管理1.采购需求部门应建立采购项目档案管理制度，对采购项目从申请、采购、合同签订到验收等全过程的文件资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购文件、投标文件或响应文件、评审报告、中标通知书、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家相关规定执行。采购档案应便于查阅和使用，以满足审计、监督、查询等工作需要。五、违规处理（一）对采购需求部门的违规处理1.采购需求部门在采购活动中存在以下违规行为之一的，学校将视情节轻重，给予相应的处理：未按照规定程序进行采购，擅自改变采购方式或采购程序的。提供虚假采购需求，骗取采购资金的。与供应商串通，损害学校利益的。未按照合同约定履行验收职责，导致采购项目质量不符合要求的。其他违反法律法规及学校采购制度的行为。2.对于情节较轻的违规行为，学校将责令采购需求部门限期整改，并给予通报批评；对于情节严重的违规行为，学校将依法依规追究相关人员责任，追回已支付的采购资金，并视情况暂停该部门的采购活动。（二）对采购小组成员的违规处理1.采购小组成员在采购评审过程中存在以下违规行为之一的，学校将视情节轻重，给予相应的处理：未按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审的。收受供应商贿赂或其他不正当利益影响评审结果的。在评审过程中泄露评审机密的。其他违反评审纪律的行为。2.对于情节较轻的违规行为，学校将责令采购小组成员作出书面检讨，并给予警告处分；对于情节严重的违规行为，学校将取消其采购评审资格，并依法依规追究相关人员责任。对供应商的违规处理1.供应商在参与本校采购活动中存在以下违规行为之一的，学校将视情节轻重，给予相应的处理：提供虚假材料谋取中标或成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商妨碍公平竞争的。与采购需求部门、采购小组成员串通，谋取不正当利益的。不按照采购合同约定履行义务，影响采购项目实施的。其他违反法律法规及学校采购制度的行为。2.对于情节较轻的违规行为，学