高校物资采购制度及流程

PAGE高校物资采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范高校物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于高校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究决定学校物资采购工作的重大事项。审议物资采购制度、采购计划等重要文件。监督采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门1.组成：一般为学校设立的专门采购管理机构，如采购与招投标管理中心等。2.职责贯彻执行国家和学校有关物资采购的法律法规和规章制度。制定和完善学校物资采购管理制度及流程，并组织实施。根据学校各部门需求，编制年度采购计划，报采购领导小组审批。组织实施物资采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等。建立采购档案，负责采购项目的验收、付款等相关工作的协调与监督。对采购活动进行总结分析，提出改进建议，不断提高采购管理水平。（三）需求部门1.职责根据教学、科研、管理等工作需要，提出物资采购需求，填写采购申请表。参与采购文件的编制，提供技术参数、规格要求等相关资料，并对采购需求的合理性负责。负责采购项目的验收工作，对物资的数量、质量、规格等进行检查，出具验收报告。三、采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。凡达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。工程类：施工单项合同估算价在400万元以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。2.采购程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购管理部门组织开标、评标活动，评标委员会按照评标标准进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购程序采购管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，一般不少于三家。向邀请的供应商发出投标邀请书，供应商按照邀请书要求购买招标文件并编制投标文件。采购管理部门组织开标、评标活动，评标委员会进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门确定中标供应商，发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。供应商报名并提交资格证明文件，采购管理部门进行资格审查。采购管理部门与通过资格审查的供应商进行谈判，谈判文件明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判结束后，供应商按照谈判文件要求提交最后报价。采购管理部门组织评审，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。采购管理部门对申请进行审核，组织相关专家进行论证，并报采购领导小组批准。采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等。采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。2.采购程序采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，并提供采购项目的技术规格、数量、交货时间等相关要求。供应商按照询价通知书要求报价，采购管理部门对报价进行比较。采购管理部门确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、技术要求、用途等信息，并签字盖章。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行初审。2.初审通过后，将采购申请表提交至采购领导小组审批。采购领导小组根据学校相关规定和实际情况进行审批决策。3.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购项目，采购领导小组可组织相关部门和专家进行论证，确保采购决策科学合理。（三）采购实施1.确定采购方式：采购管理部门根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式及适用范围，确定具体的采购方式。2.编制采购文件：根据选定的采购方式，采购管理部门编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：采购管理部门通过学校官网、政府采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应发布招标公告或投标邀请书；对于竞争性谈判、询价等采购方式，应发布采购公告。4供应商报名与资格审查：供应商按照采购信息要求报名，并提交资格证明文件。采购管理部门对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。5.开标、评标或谈判公开招标、邀请招标项目组织开标、评标活动，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评审，推荐中标候选人。竞争性谈判项目与供应商进行谈判，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。谈判小组与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，供应商根据谈判情况提交最后报价。谈判小组根据谈判结果确定成交供应商。询价项目要求供应商一次报出不得更改的价格，采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。6.确定中标或成交供应商：采购管理部门根据开标、评标或谈判结果，确定中标或成交供应商，并发布中标或成交公告。向中标或成交供应商发出中标或成交通知书，并同时将中标或成交结果通知所有未中标的供应商。（四）合同签订1.采购管理部门组织需求部门与中标或成交供应商签订采购合同。合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本一份送财务部门备案，作为支付货款的依据。（五）验收1.采购项目完成交货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同要求和相关标准，对物资的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格后，验收人员填写验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。3.对于大型或复杂设备采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。2.对于财政性资金采购项目，应严格按照财政资金支付管理规定进行支付。五、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门对物资采购活动进行定期或不定期审计，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同执行情况等。2.学校纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，对于供应商和其他利益相关方的投诉和举报，及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）采购档案管理采购管理部门负责建立采购档案，对采购活动全过程