高校工程采购制度

PAGE高校工程采购制度一、总则（一）目的为规范高校工程采购行为，加强工程采购管理，提高资金使用效益，保证工程质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各类工程采购活动，包括新建、改建、扩建工程，修缮工程，设备购置安装工程等。（三）基本原则1.合法性原则：工程采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与方机会均等。3.效益性原则：在保证工程质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和施工单位，确保工程质量达到预期标准。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构学校成立工程采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议工程采购重大事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等，对采购活动进行宏观决策和监督。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体组织实施工程采购活动。其职责包括：1.编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。2.依照法律法规和学校规定，选择合适的采购方式，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查和评价，建立供应商库。4.起草采购合同，组织合同谈判和签订。5.协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。6.负责采购文件的整理归档，保存采购活动相关资料。（三）项目管理机构学校相关职能部门或项目使用单位作为项目管理机构，负责提出工程需求，参与采购过程中的技术要求制定，并对工程实施过程进行监督和管理。其职责包括：1.根据学校发展规划和实际需求，提出工程建设项目申请。2.协助采购部门制定采购项目的技术规格和质量要求。3监督工程施工进度、质量和安全，协调解决工程实施过程中的问题。4.参与工程验收工作，对验收结果负责。（四）监督机构学校审计、监察等部门作为监督机构，对工程采购活动进行全程监督。其职责包括：1.审查采购预算的编制和执行情况。2.监督采购程序的合法性和合规性。3审查采购合同的签订和履行情况。4.对采购活动中的违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.项目管理机构应根据工程需求和学校财力状况，编制详细的工程采购预算。预算内容应包括工程费用、设备购置费用、安装调试费用、监理费用、设计费用、招标代理费用等所有与工程相关的费用。2.采购预算应按照学校财务预算编制要求，进行细化和分解，明确各项费用的具体金额和计算依据。3.采购预算编制完成后，应报学校财务部门审核，并经采购决策机构批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可申请预算调整：工程需求发生重大变化，导致原预算无法满足工程建设需要。市场价格波动较大，影响采购成本，原预算已明显不合理。国家政策调整，对工程采购产生重大影响。2.预算调整申请应由项目管理机构提出，经采购部门审核后，报学校财务部门和采购决策机构审批。3.预算调整获批后，采购部门应按照新的预算组织采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的工程采购项目，必须进行公开招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上。重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上。勘察设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.公开招标应按照国家相关法律法规和学校规定的程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，选择最优的供应商和施工单位。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大。2.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标、评标和定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要。不能事先计算出价格总额。2.竞争性谈判应成立谈判小组，由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购工程的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.单一来源采购应组织专家进行论证，并在采购活动开始前向学校采购决策机构备案。采购过程中应与供应商就采购价格、技术要求等进行协商，确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的工程采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，并向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与本校工程采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.对于首次参与本校采购活动的供应商，应要求其提供完整有效的资格证明文件，并进行实地考察或调查核实。3.只有通过资格审查的供应商才能参与本校工程采购项目的投标或报价。（二）供应商评价1.采购部门应定期对已合作的供应商进行评价，评价内容包括工程质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。评价结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，采购部门应建立供应商动态管理机制，对于评价等级为优秀的供应商，可在后续采购活动中给予优先考虑；对于评价等级为不合格的供应商，应暂停其参与本校采购活动，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应将其从供应商库中剔除。（三）供应商库建设1.采购部门应建立本校工程采购供应商库，将通过资格审查和评价的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库应实行动态更新，及时将新的合格供应商纳入库中，同时将不符合要求的供应商调出。3.在采购活动中，采购部门应优先从供应商库中选择供应商，但如有特殊情况需要从库外选择供应商的（如库内供应商无法满足工程特殊要求等），应按照相关规定进行审批。�六、采购程序（一）采购申请1.项目管理机构根据学校发展规划和实际需求，提出工程采购项目申请。申请内容应包括项目名称、建设地点、建设规模、建设内容、资金来源、采购预算等。2.采购申请应经项目管理机构负责人签字，并加盖单位公章后，报学校采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，应进行初步审核，审核内容包括采购申请的完整性、合规性、预算合理性等。2.对于符合要求的采购申请，采购部门应报学校采购决策机构审批。采购决策机构应根据学校实际情况和采购制度规定，对采购申请进行审议，并做出批准或不批准的决定。3.经批准的采购申请，采购部门应按照规定的采购方式组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购部门应编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购部门应充分征求项目管理机构、技术专家等相关方的意见，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件编制完成后，应报学校采购决策机构审核。审核通过后的采购文件方可正式发布。（四）采购实施1.公开招标、邀请招标项目应按照规定的时间和程序发布招标公告或投标邀请书，组织潜在供应商报名、资格预审、发售招标文件等工作。2.竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应按照规定的程序组织谈判小组、询价小组与供应商进行谈判、询价等活动。3.在采购实施过程中，采购部门应严格按照采购文件规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。同时，应及时处理供应商提出的疑问和异议，维护采购活动的正常秩序。（五）开标、评标、谈判、询价1.开标应按照招标文件规定的时间和地点进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。2.评标应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，并接受学校监督机构的监督。3.谈判应按照谈判文件规定的程序和要求进行，谈判小组应与供应商就采购工程的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.询价应按照询价通知书规定的程序和要求进行，询价小组应根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（六）中标（成交）公示与合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应在学校指定的媒体上进行中标（成交）公示公示期不得少于三个工作日。2.公示无异议后，采购部门应组织与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括工程内容、规格要求、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、项目管理机构等相关部门备案。七、合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照学校规定的格式和内容签订，合同条款应明确、具体、合法，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.采购合同签订前，采购部门应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、可行性等。审核通过后的合同方可签订。3.采购合同应由学校法定代表人或其授权代表签字，并加盖学校公章。同时，供应商应加盖单位公章，并由法定代表人或其授权代表签字。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按照合同要求按时、按质、按量完成工程任务，并及时支付合同款项。项目管理机构应协助采购部门监督供应商的合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。财务部门应按照合同约定和学校财务制度规定审核支付申请，确保资金支付的合法性和准确性。2.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.工程完成后，项目管理机构应组织相关人员按照合同要求和国家相关标准进行验收。验收内容包括工程质量、数量、规格、性能等方面。2验收合格后，项目管理机构应出具验收报告。验收报告应包括验收依据、验收标准、验收过程及结果等内容，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的工程，项目管理机构应要求供应商限期整改，直至达到合同要求。整改后仍不符合要求的，学校有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同结算1.采购合同结算应按照合同约定的结算方式和时间进行。供应商应在工程验收合格后，向采购部门提交结算申请，并提供相关结算资料。2.采购部门应审核供应商提交的结算申请和结算资料，确认无误后报学校财务部门办理结算手续。3.财务部门应按照合同约定和学校财务制度规定支付合同款项，确保资金支付的准确性和及时性。八、监督与检查（一）内部监督1学校审计、监察等部门应定期对工程采购活动进行内部审计和监督检查，重点检查采购程序的合法性、合规性，采购合同的签订和履行情况，采购资金的使用效益等。2.内部监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.采购部门、项目管理机构等相关部门应积极配合内部监督检查工作，如实提供采购活动相关资料和信息。（二）外部监督1.学校应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督检查工作，如实提供采购活动