工会采购报销制度及流程

PAGE工会采购报销制度及流程一、总则（一）目的为加强工会财务管理，规范采购报销行为，确保工会经费合理使用，保障工会工作的正常开展，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本工会组织内所有涉及采购及报销业务的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及工会相关财务制度，确保采购报销行为合法合规。2.预算控制原则：采购及报销应严格按照工会年度预算执行，确保经费使用合理、透明。3.审批规范原则：建立健全审批流程，明确各级审批权限，确保采购及报销事项经过严格审核。4.真实准确原则：采购及报销凭证应真实、准确、完整地反映经济业务内容，不得弄虚作假。二、采购制度（一）采购计划1.各部门根据工作需要，提前制定采购计划，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购计划应提交至工会委员会进行审核，经批准后方可实施。审核内容包括采购必要性、预算合理性等。（二）采购方式1.集中采购：对于批量较大、通用性强的物品或服务，优先采用集中采购方式。由工会指定专人负责，通过招标、询价等方式选择供应商。2.分散采购：对于零星、特殊的采购项目，可采用分散采购方式。由需求部门自行组织采购，但需遵循相关审批流程。（三）供应商选择1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。2.采购人员应优先选择库内优质供应商进行采购，如库内无合适供应商，可通过市场调研等方式寻找新的供应商，但需进行严格的资质审查。（四）采购合同1.采购业务应签订书面合同，明确双方的权利义务、采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。2.合同签订前，需经工会法律顾问审核，确保合同合法合规。合同签订后，应妥善保管合同原件，并及时将相关信息录入工会采购管理系统。三、报销制度（一）报销凭证要求1.所有报销凭证必须是合法、有效的发票或收据，并加盖发票专用章或财务专用章。2.发票内容应与采购业务相符，包括发票抬头、日期、商品名称、规格、数量、单价、金额等信息。3.除发票外，还需提供相关的采购合同、验收单、审批单等作为报销附件，以证明采购业务的真实性和合法性。（二）报销审批流程1.报销人填写报销申请表，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。2.将报销申请表及相关附件提交至部门负责人进行初审。部门负责人应审核报销事项是否符合本部门工作需要，金额是否合理，并签字审批。3.初审通过后，报销申请表及附件提交至工会财务人员进行复审。财务人员应审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合预算和相关规定，并签字审批。4.复审通过后，报销申请表及附件提交至工会主席进行终审。工会主席根据工会整体工作情况和财务状况，对报销事项进行最终审批，并签字确认。（三）报销时间规定1.报销人应在采购业务完成后及时办理报销手续，原则上不得超过[X]个工作日。2.每月[具体日期]为集中报销时间，报销人应在此时间前将审核通过的报销申请表及附件提交至工会财务部门。（四）报销支付方式1.对于符合报销规定的款项，工会财务部门将通过银行转账方式支付至报销人指定的银行账户。2.特殊情况下，如金额较小且经工会主席批准，可采用现金支付方式，但需在报销凭证上注明“现金支付”字样，并由报销人签字确认。四、采购报销流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《工会采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息，并提交至部门负责人。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购事项符合本部门工作需要且预算合理后，签字审批，并将申请表提交至工会采购管理部门。（二）采购执行1.采购管理部门根据采购申请，按照既定的采购方式选择供应商，并组织实施采购。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，确保采购物品或服务按时、按质、按量交付。3.采购完成后，采购人员应及时取得合法有效的发票及相关附件，并将其提交至需求部门进行验收。（三）验收1.需求部门收到采购物品或服务后，应及时组织验收。验收人员应根据采购合同及相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行核对。2.验收合格后，验收人员在《工会采购验收单》上签字确认，并将验收单提交至采购管理部门。（四）报销申请1.采购管理部门将发票、采购合同、验收单等相关附件整理后，交予报销人。2.报销人填写《工会采购报销申请表》，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。3.将报销申请表及相关附件提交至部门负责人进行初审。（五）初审1.部门负责人对报销申请表及附件进行初审，审核报销事项是否符合本部门工作需要，金额是否合理。2.如初审通过，则在报销申请表上签字审批，并将申请表及附件提交至工会财务人员进行复审。（六）复审1.工会财务人员对报销申请表及附件进行复审，审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合预算和相关规定。2.如复审通过，则在报销申请表上签字审批，并将申请表及附件提交至工会主席进行终审。（七）终审1.工会主席根据工会整体工作情况和财务状况，对报销事项进行最终审批。2.如终审通过，则在报销申请表上签字确认，报销申请表及附件交回工会财务部门进行报销支付。（八）报销支付1.工会财务部门根据终审通过的报销申请表，按照规定的支付方式进行报销支付。2.支付完成后，财务人员应及时登记入账，并将报销凭证及相关资料进行归档保管。五、监督与检查（一）内部审计1.工会定期组织内部审计工作，对采购报销业务进行全面审查。2.审计内容包括采购计划执行情况是否符合预算、采购流程是否规范、报销凭证是否真实有效、审批手续是否齐全等。（二）财务监督1.工会财务人员应加强对采购报销业务的日常监督，及时发现和纠正违规行为。2.定期对工会财务收支情况进行分析，为工会决策提供财务支持和建议。（三）违规处理1.对于违反本制度及流程的采购报销行为，一经查实，将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括责令改正、追回违规报销款项、对相关责任人进行批评教育