香港上市公司采购制度

PAGE香港上市公司采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范香港上市公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司利益，促进公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司及其下属各部门、子公司、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守香港及其他相关地区的法律法规、监管要求以及公司内部规章制度。2.合规性原则：严格按照公司规定的采购流程和审批程序进行操作，确保采购行为的合规性。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购资金的合理使用和最大化效益。4.公开透明原则：采购过程应保持公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。5.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，维护公司良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购策略及相关政策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议公司年度采购计划和预算。2.审批重大采购项目的采购方案，包括采购方式、供应商选择、合同条款等。3.对采购活动中的重大事项进行决策，协调解决采购过程中的争议和问题。4.监督采购制度的执行情况，提出改进意见和建议。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部的职责如下：1.根据公司需求，制定采购计划和采购方案，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等。2.寻找、筛选和评估供应商，建立供应商数据库，对供应商进行分类管理和定期评估。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案管理制度。6.定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为公司提供采购决策支持。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、使用要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算、合同付款条款，监督采购资金的支付和使用情况，进行采购成本核算和财务分析。3.法务部门：审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和法律支持，防范采购法律风险。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货期等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请表后，进行汇总分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等。2.采购计划报采购决策委员会审议通过后，作为采购活动的依据执行。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2..对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息，建立供应商信息档案。3.组织对符合条件的供应商进行实地考察或邀请其参加招标、询价等采购活动，进一步了解供应商的实际情况。4.根据考察和采购活动结果，对供应商进行综合评估，按照评估得分进行排序，选择得分较高的供应商作为候选供应商。5.采购部与候选供应商进行谈判，协商采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，达成一致后签订采购意向书。（四）采购合同签订1.采购部根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款，并确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。2.采购合同提交法务部门进行合法性审查，法务部门对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。采购部根据法务部门意见对合同进行修改完善后，提交财务部门审核合同付款条款。3.财务部门审核通过后，采购合同报公司授权代表签字盖章。采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单下达1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购项目的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购部应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（六）采购验收1.采购项目到货前，采购部通知需求部门组织验收人员进行验收准备。2.采购项目到货后，需求部门按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收人员应认真核对采购项目的名称、规格、数量、质量等信息，填写验收报告。3.验收合格的采购项目，需求部门在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担违约责任等。（七）采购付款1.采购部根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交财务部门审核。付款申请单应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、发票号码等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.财务部门对付款申请单进行审核，核实采购项目的真实性、合法性、合规性以及合同执行情况。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。3.对于金额较大的采购项目，财务部门可根据合同约定进行分期支付，在每次支付前对采购项目的执行情况进行检查。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式进行采购。2.招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。供应商报名参加投标，提交投标文件。投标文件应包括投标报价表、技术方案、售后服务承诺、资质证明文件等内容，并按照招标文件要求密封包装。采购部组织开标会议，邀请所有投标供应商参加。开标会议上，当众拆封投标文件，宣读投标报价和其他主要内容。采购部组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，评选出中标供应商。采购部向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于规格标准统一、市场货源充足、价格波动幅度较小的采购项目，采用询价采购方式进行采购。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，询价函应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期等信息，并要求供应商在规定时间内报价。供应商收到询价函后，按照要求进行报价，并将报价单反馈给采购部。采购部对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用竞争性谈判采购方式进行采购。2.谈判程序：采购部发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判公告应包括采购项目的基本情况、谈判要求谈判时间和地点等信息。供应商报名参加谈判，提交谈判响应文件。谈判响应文件应包括谈判报价表、技术方案、售后服务承诺、资质证明文件等内容，并按照谈判文件要求密封包装。采购部组织谈判会议，邀请所有参加谈判供应商参加。谈判会议上，采购部与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，供应商进行多轮报价和谈判。采购部根据谈判结果，选择最优供应商作为成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的原因、供应商名称及其提供的货物或服务的说明等信息，并提交采购决策委员会审议。采购决策委员会审议通过后，采购部与单一来源供应商进行谈判，协商采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，达成一致后签订采购合同。五、采购预算与成本控制（一）采购预算编制1.各需求部门根据年度业务计划和工作安排，结合历史采购数据和市场价格走势，编制本部门的采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额等信息。2.采购部对各需求部门的采购预算草案进行汇总审核，结合公司整体预算情况，编制公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案报采购决策委员会审议通过后，作为公司年度采购活动的预算控制依据。（二）采购成本控制1.采购部在采购过程中，应充分进行市场调研，了解市场价格动态，与供应商进行谈判协商，争取获得合理的采购价格。2.采购部应优化采购批量，合理安排采购时间，降低采购成本和库存成本。3.财务部门应加强对采购成本的核算和分析，定期对采购项目的成本进行统计和比较，发现成本异常情况及时进行调查和处理。4.公司鼓励各部门在保证采购质量的前提下，积极寻找降低采购成本的途径和方法，如采用新技术、新材料、新工艺等，提高采购效益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险采购价格波动风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部制定相应的风险评估指标和方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，建立供应商信用档案。在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商违约迹象，采取相应措施，如暂停采购、要求供应商整改、追究违约责任等。2.质量风险：严格控制供应商选择环节，确保供应商具备良好的质量管理体系和生产能力。在采购合同中明确质量标准和验收程序，加强采购验收环节的管理，对采购项目进行严格检验，确保质量合格。建立质量反馈机制，及时处理采购项目质量问题，要求供应商采取整改措施或承担违约责任。3.采购价格波动风险：加强市场价格监测和分析，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和采购批量，降低价格波动风险。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格变化情况，合理调整采购价格。与供应商建立长期合作关系，通过协商谈判等方式，争取获得稳定的采购价格。4.法律风险：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。采购合同必须经过法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，包括采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门通过查阅采购文件、合同、凭证，实地走访供应商、需求部门等方式，获取审计证据，对采购活动进行全面审查。3.审计部门发现采购活动中存在的问题后，及时提出整改意见和建议，并督促相关部