餐饮行业采购询比价制度

PAGE餐饮行业采购询比价制度一、总则1.目的为规范餐饮行业采购行为，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高采购效率，加强对采购过程的监督与管理，特制定本询比价制度。2.适用范围本制度适用于餐饮公司内所有采购项目，包括但不限于食材、调料、饮料、餐具、设备及用品等物资的采购。3.基本原则公平公正原则：采购询比价活动应遵循公平、公正的原则，确保所有参与供应商都有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品或服务。成本效益原则：通过合理的询比价流程，充分比较各供应商的价格、质量、交货期等因素，选择性价比最优的供应商，实现采购成本的有效控制。诚实守信原则：采购人员及供应商应诚实守信，严格履行采购合同约定，确保采购活动的顺利进行。二、询比价流程1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表需经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还需报上级领导审批。2.供应商选择采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉记录等方面的审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出若干家符合条件的供应商作为询比价对象。一般情况下，对于常用物资的采购，应选择至少三家供应商进行询比价；对于特殊物资或独家供应的物资，应根据实际情况进行合理选择。3.询价采购人员向选定的供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货期、交货地点等详细信息，并要求供应商在规定时间内报价。询价函可以通过邮件、传真、电话等方式发送给供应商，确保供应商能够及时收到询价信息。在询价过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，解答供应商的疑问，确保供应商准确理解采购要求。4.比价采购人员收集各供应商的报价后，对报价进行整理和分析。比较各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的差异，评估各供应商的综合优势。在比价过程中，应考虑采购物资的总成本，包括采购价格、运输费用、仓储费用、售后服务费用等，而不仅仅是采购价格。对于价格明显偏离市场行情或存在疑问的报价，采购人员应及时与供应商沟通核实，确保报价的真实性和合理性。5.议价（根据实际情况选择是否进行）如果通过比价发现有更优的采购方案，但供应商报价未能满足要求，采购人员可以与供应商进行议价。议价过程中，采购人员应充分阐述公司的采购需求和成本控制要求，争取与供应商达成更有利的采购价格和条款。议价应在公平、公正、诚信的基础上进行，不得采取不正当手段迫使供应商降价。6.确定供应商采购人员根据比价和议价结果，综合考虑各供应商的综合优势，选择最合适的供应商作为中标供应商。确定供应商后，采购人员应填写采购决策表，详细记录询比价过程、各供应商的报价及优势、最终选择的供应商及理由等信息，并提交至采购部门负责人审核。采购部门负责人对采购决策表进行审核，如无异议，则批准采购决策；如发现问题或存在疑问，应及时与采购人员沟通，要求其进一步核实或调整采购决策。7.签订合同采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订前，应提交至公司法务部门进行审核，确保合同符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。采购人员应跟踪合同的签订进度，确保合同按时签订并生效。三、采购审批权限1.一般采购项目单项采购金额在[X]元以下的采购项目，由采购部门负责人审批。2.重要采购项目单项采购金额在[X]元至[X]元之间的采购项目，由采购部门负责人审核后，报分管领导审批。3.重大采购项目单项采购金额在[X]元以上的采购项目，由采购部门负责人审核，经分管领导审核后，报总经理审批。四、监督与管理1.内部监督公司内部审计部门定期对采购询比价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购合同是否履行等情况。采购部门应建立采购档案管理制度，对采购申请、询价函、报价单、采购决策表、采购合同等文件资料进行妥善保管，以备审计和查询。公司其他部门有权对采购询比价活动进行监督，如发现问题或违规行为，可向采购部门或公司领导反映。2.供应商管理采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。根据供应商的评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。建立供应商激励机制，对在产品质量、价格、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、提供合作优惠等。3.违规处理对于在采购询比价活动中违反本制度规定的采购人员或供应商，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于采购人员，如存在违规操作、收受供应商贿赂、泄露公司采购信息等行为，公司将给予警告、罚款、降职、辞退等处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。对于供应商，如存在提供虚假报价、以次充好、拖延交货、不履行售后服务承诺等行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等处罚；给公司造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。五、信息管理1.采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、新产品信息等与采购相关的信息。采购人员应关注行业动态和市场变化，定期收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供参考依据。2.采购信息共享采购部门应将采购信息及时共享给公司内部相关部门，如财务部门、仓库管理部门、厨房部门等，确保各部门能够及时了解采购情况，做好相应的工作安排。建立采购信息平台，实现采购申请、询价、报价、采购决策、合同签订等采购流程的信息化