食材采购询价议价制度

PAGE食材采购询价议价制度一、总则（一）目的为规范公司食材采购行为，确保食材采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证食材质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有食材采购活动，包括但不限于食堂食材采购、员工福利食材采购等。（三）基本原则1.合法性原则：食材采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价议价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购信息公开透明。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购食材符合食品安全标准。4.成本效益原则：在保证食材质量的前提下，通过合理询价议价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定食材采购计划，明确采购品种、数量、规格等要求。2.按照询价议价制度，组织实施食材采购询价议价工作，选择合适的供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，确保合同履行。4.负责采购过程中的沟通协调工作，及时解决采购过程中出现的问题。（二）质量控制部门1.参与食材采购询价议价过程，对供应商提供的食材样品进行质量检验和评估。2.负责制定食材质量标准，对采购入库的食材进行抽检，确保食材质量符合要求。3.对不合格食材提出处理意见，监督采购部门进行整改。（三）财务部门1.参与采购合同审核，对采购价格、付款方式等条款进行审核。2.负责采购资金的预算安排和支付管理，确保采购资金的合理使用。3.对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务支持。（四）其他部门1.根据实际需求，向采购部门提出食材采购申请，明确采购品种、数量、规格等要求。2.协助采购部门进行供应商考察和评估，提供相关意见和建议。三、询价议价流程（一）供应商选择1.建立供应商库采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质，具有良好的信誉和稳定的供货能力，能够提供符合质量要求的食材。2.供应商考察采购部门定期对供应商进行考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、价格水平等情况。考察内容包括供应商的营业执照、食品生产许可证、产品检验报告、生产环境、物流配送等方面。3.供应商评估采购部门根据供应商考察结果，对供应商进行评估。评估指标包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，选择优质供应商进入合格供应商名单。（二）询价1.制定询价清单采购部门根据采购计划，制定询价清单。询价清单应明确采购食材的品种、数量、规格、质量要求、交货期等内容。2.选择询价对象采购部门从合格供应商名单中选择不少于三家供应商作为询价对象。选择询价对象时，应综合考虑供应商的信誉、价格、质量等因素。3.发出询价函采购部门向询价对象发出询价函，询价函应明确询价清单中的各项内容，并要求供应商在规定时间内报价。询价函应加盖公司公章或采购部门印章。（三）报价1.供应商报价供应商收到询价函后，应按照询价函要求，在规定时间内将报价单回复给采购部门。报价单应加盖供应商公章或业务专用章，并注明报价有效期。2.报价内容供应商报价应包括食材的单价、总价、交货期、付款方式、售后服务等内容。报价应清晰明了，不得有模糊不清或歧义性的表述。（四）议价1.组织议价会议采购部门根据供应商报价情况，组织议价会议。议价会议应由采购部门负责人主持，采购人员、质量控制人员、财务人员等相关人员参加。2.议价内容议价内容主要包括食材价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等方面。采购部门应与供应商就上述内容进行充分沟通和协商，争取达成双方都能接受的协议。3.确定供应商采购部门根据议价结果，综合考虑供应商的价格、质量、交货期、售后服务等因素，确定最终供应商。确定供应商后，采购部门应向供应商发出中标通知书，并与其签订采购合同。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草采购部门根据议价结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务，包括食材品种、数量、规格、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。2.合同审核采购合同起草完成后，应提交质量控制部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性等方面。审核通过后，采购合同方可签订。3.合同签订采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并由双方签字或盖章确认。（二）合同履行1.供应商交货供应商应按照采购合同约定的交货期、交货地点等要求，按时、足额地交付食材。交货时，供应商应提供产品质量检验报告等相关文件。2.验收采购部门组织质量控制部门等相关人员对供应商交付的食材进行验收。验收内容包括食材的品种、数量、规格、质量等方面。验收合格后，采购部门应出具验收报告。3.付款财务部门根据采购合同约定的付款方式和验收报告，及时支付采购款项。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。（三）合同变更与解除1.合同变更在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.合同解除在采购合同履行过程中，如因一方违约或其他原因需要解除合同的，双方应协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确双方的权利义务，包括解除合同的原因、解除时间、违约责任等方面。五、监督与检查（一）内部监督1.采购部门自查采购部门应定期对食材采购询价议价过程进行自查，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等方面。自查结果应形成书面报告，报公司领导审阅。2.内部审计公司内部审计部门应定期对食材采购活动进行审计，检查采购过程是否合规、采购成本是否合理、采购质量是否符合要求等方面。审计结果应形成书面报告，报公司领导审阅。（二）外部监督1.接受监管部门检查公司应积极配合相关监管部门对食材采购活动的检查，如实提供采购文件、采购合同、验收报告等相关资料，接受监管部门的监督和指导。2.社会监督公司应建立健全社会监督机制，接受社会公众的监督和投诉。对社会公众的投诉，公司应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉人。六、违规处理（一）违规行为界定1.在食材采购询价议价过程中，存在弄虚作假、徇私舞弊、收受供应商贿赂等行为的。2.未按照本制度规定的询价议价流程进行采购活动的。3.采购的食材质量不符合要求，给公司造成损失的。4.其他违反本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于违规行为较轻的，公司将给予警告、批评教育等处理措施，并责