鞋厂采购日常管理制度

PAGE鞋厂采购日常管理制度一、总则（一）目的为了规范鞋厂采购日常管理工作，确保采购活动的顺利进行，保障鞋厂生产运营的物资需求，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于鞋厂内所有采购活动，包括原材料采购、辅料采购、设备采购、办公用品采购等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量和满足生产需求的前提下，力求降低采购成本，提高采购效益。3.质量原则：严格把控采购物资的质量，确保所采购的物资符合鞋厂生产及产品质量要求。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信原则，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的公平、公正、公开。二、采购流程（一）采购需求申请1.生产部门：根据生产计划和实际生产进度，提前向采购部门提交原材料、辅料等物资的采购需求申请。申请内容应包括物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息，并附上相关的生产订单或生产计划文件。2.其他部门：如设备管理部门、行政管理部门等，根据本部门工作需要，向采购部门提交设备、办公用品等采购需求申请。申请应明确所需物资的具体要求和预算金额。（二）采购需求审核1.采购部门：收到采购需求申请后，对申请内容进行初步审核。审核重点包括需求的合理性、物资规格型号的准确性、数量的必要性等。对于不符合要求的申请，及时与申请部门沟通，要求其补充或修正相关信息。2.财务部门：根据采购申请的预算金额，对采购需求进行财务审核。审核采购申请是否符合财务预算安排，确保采购活动在预算范围内进行。对于超出预算的采购申请，需经相关领导审批后，方可进入采购流程。（三）供应商选择与评估1.供应商开发：采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对新开发的供应商进行初步调查，了解其基本情况，包括企业规模、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.供应商筛选：根据采购需求和供应商调查情况，对潜在供应商进行筛选。筛选标准包括供应商的信誉度、产品质量、价格竞争力、交货期、售后服务等方面。采购部门应组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察，评估其实际情况与提供信息的一致性。3.供应商评估与确定：采购部门定期对已合作的供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格执行情况与售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。在选择供应商时，应综合考虑各方面因素，确定至少两家以上的合格供应商作为采购对象，以保证采购的灵活性和竞争性。（四）采购合同签订1.采购谈判：采购部门根据选定的供应商，组织相关人员与供应商进行采购谈判。谈判内容包括物资价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的报价依据和成本构成，争取有利的采购条件。2.合同起草与审核：采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交给法务部门进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免法律风险。3.合同签订与执行：经法务部门审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签订。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务采购部门应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。（五）采购订单下达1.订单生成：采购部门根据采购合同和实际需求情况，生成采购订单。采购订单应明确物资名称、规格型号、数量价格、交货期、交货地点等详细信息，并发送给供应商。2.订单审核：采购订单生成后，应提交给相关负责人进行审核。审核内容包括订单信息的准确性、与采购合同的一致性等。审核通过后，采购订单方可正式生效。（六）物资验收1.到货通知：采购部门在物资预计到货日期前，通知相关部门做好验收准备工作。通知内容包括物资名称、规格型号、数量、到货时间等信息。2.验收标准：采购部门应与质量控制部门等相关部门共同制定物资验收标准。验收标准应明确物资的质量要求、外观要求、数量要求等方面的内容。3.验收实施：物资到货后，由质量控制部门等相关部门按照验收标准进行验收。验收过程中，应严格检查物资的质量、数量、规格型号等是否符合要求。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施处理。（七）采购付款1.付款申请：采购部门在物资验收合格且收到供应商开具的发票后，根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单。付款申请单应包括采购合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、金额、发票号码等信息。2.付款审核：付款申请单提交给财务部门进行审核。财务部门审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。三、采购人员职责（一）采购经理职责1.负责制定和完善采购管理制度和流程，确保采购工作的规范化和标准化。2.组织开展采购需求分析和市场调研，制定采购策略和计划，合理安排采购任务。3.负责供应商的开发、选择、评估和管理工作，建立良好的供应商合作关系。4.组织采购谈判，签订采购合同，确保采购合同的合法性和有效性。5.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，保证物资按时、按质、按量供应。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，提高采购工作效率和效益。7.负责采购团队的建设和管理，组织采购人员培训和考核，提高采购人员的业务水平和综合素质。（二）采购专员职责1.根据采购需求申请，负责具体的采购工作，包括供应商联系、询价、比价、议价等。2.协助采购经理进行供应商开发和评估工作，收集供应商信息，参与供应商实地考察。3.负责采购订单的下达、跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。4.参与采购合同的起草和签订工作，协助采购经理审核采购合同条款。5.负责采购物资的到货验收工作，协助质量控制部门等相关部门对物资进行验收。6.负责采购文件和资料的整理、归档工作，建立采购档案，以便查阅和追溯。7.完成领导交办的其他采购相关工作任务。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本上升或物资供应中断。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，可能影响鞋厂产品质量，导致客户投诉、退货等问题，给鞋厂带来经济损失和声誉损害。3.供应商风险：供应商出现经营不善、破产倒闭、违约等情况，可能导致物资供应中断或采购合同无法履行，给鞋厂生产运营带来不利影响。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理或存在法律漏洞，可能导致合同纠纷，给鞋厂带来法律风险和经济损失。5.内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作、部门之间沟通协调不畅等内部管理问题，可能导致采购效率低下、采购成本增加、物资质量问题等风险。（二）风险评估1.可能性评估：对识别出的采购风险进行可能性评估，分析风险发生的概率大小。评估结果可分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：对采购风险可能产生的影响程度进行评估，分析风险对鞋厂生产运营、经济效益、声誉等方面的影响程度。评估结果可分为严重、较大、一般三个等级。3.风险等级确定：根据风险可能性评估和影响程度评估结果，确定采购风险的等级。风险等级可分为高风险、中风险、低风险三个等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的采购风险，如供应商垄断、市场供应短缺等，应采取风险规避措施，如寻找替代供应商、调整采购策略等。2.风险降低：对于中风险的采购风险，如原材料价格波动、质量风险等，应采取风险降低措施，如签订长期采购合同、加强供应商管理、完善质量控制体系等。3.风险转移：对于部分采购风险，如合同风险等，可通过购买保险、签订免责条款等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险的采购风险，如内部管理风险等，可采取风险接受措施，加强内部管理，完善采购流程，提高采购人员素质，降低风险发生概率。五、采购监督与审计（一）监督机制1.内部监督：建立健全采购内部监督机制，采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，设立专门的内部审计部门，对采购活动进行定期审计和不定期抽查，监督采购流程的执行情况、采购人员的工作行为等。2.外部监督：接受公司内部其他部门、员工及供应商的监督。对于其他部门和员工提出的关于采购工作的意见和建议，采购部门应认真对待，及时处理。对于供应商的投诉和举报，应进行调查核实，依法依规处理。（二）审计内容1.采购流程审计：审计采购流程是否符合公司制定的采购管理制度和流程要求，包括采购需求申请、审核、供应商选择、合同签订、订单下达、物资验收、采购付款等环节是否规范操作。2.采购合同审计：审计采购合同的签订、执行情况，包括合同条款是否合法合规、是否明确双方权利义务、是否按照合同约定履行等。3.采购成本审计：审计采购成本的合理性，包括物资价格、采购费用、运输费用等是否在合理范围内，是否存在浪费、不合理支出等情况。4.采购绩效审计：审计采购工作的绩效，包括采购效率、物资质量、交货期、售后服务等方面是否达到公司要求，是否存在因采购工作不力影响生产运营的情况（三）审计结果处理1.对于审计中发现的问题，审计部门应及时出具审计报告，明确问题所在、产生原因及整改建议。2.采购部门应根据审计报告，制定整改措施，明确整改责任人，限期完成整改任务。3.整改完成后，采购部门应向审计部门提