鞋业采购管理制度

PAGE鞋业采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司鞋业采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营的顺利进行，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与鞋业采购相关的部门、人员及采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益的最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实可靠。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划、销售订单及库存情况，定期对鞋业采购需求进行预测，并提交采购需求预测报告。2.采购需求预测报告应包括产品名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息，并对需求变化趋势进行分析。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的采购需求预测报告，结合公司库存状况、采购周期等因素，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购产品的名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等具体内容，并经相关部门审核后报公司领导批准。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，相关部门应及时向采购部门提出申请。2.采购部门接到调整申请后，应进行评估和审核，并根据实际情况对采购计划进行相应调整。调整后的采购计划需重新报公司领导批准。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购需求和供应商信息库，采购部门制定供应商选择标准，并按照标准对潜在供应商进行筛选和评估。3.评估方式可包括实地考察、样品检验、市场调研、供应商信誉调查等。对符合要求的供应商，采购部门应填写供应商评估表，记录评估结果。4.根据供应商评估结果，采购部门确定合格供应商名单，并报公司领导批准。合格供应商名单应定期更新。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.考核方式可采用定量考核和定性考核相结合的方式，具体考核指标和权重由采购部门根据实际情况确定。3.采购部门应根据供应商考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可给予优先采购、增加订单量等奖励；对于考核不合格的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。（三）供应商淘汰与重新选择1.如供应商出现严重质量问题、交货期延误、价格不合理、售后服务不到位等情况，采购部门应及时对其进行评估，并根据评估结果决定是否淘汰该供应商。2.对于被淘汰的供应商，采购部门应及时将其从合格供应商名单中删除，并通知相关部门停止与其合作。3.在淘汰供应商后，采购部门应及时寻找新的供应商，并按照供应商选择流程进行评估和选择，确保采购工作的顺利进行。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划或实际工作需要，填写采购申请表。采购申请表应包括采购产品的名称、规格型号、数量、需求时间、用途等详细信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交至采购部门，采购部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购计划的执行情况等。（二）采购审批1.采购部门审核通过的采购申请，应按照公司审批流程提交至相关领导进行审批。审批流程根据采购金额大小、采购产品重要性等因素确定。2.审批通过的采购申请，采购部门应及时安排采购工作；审批未通过的采购申请，采购部门应及时通知申请部门，并说明原因。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同（订单），明确采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同（订单）签订后，采购人员应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。（四）验收入库1.采购产品到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应按照合同约定的质量标准对采购产品进行验收。2.验收内容包括产品的数量、规格型号、外观质量、性能指标等。验收合格的产品，验收部门应填写验收报告，并办理入库手续；验收不合格的产品，验收部门应及时通知采购部门，并按照合同约定处理。（五）付款结算1.采购部门应根据采购合同（订单）和验收报告，及时办理付款结算手续。付款方式应按照合同约定执行，确保付款的及时性和准确性。2.财务部门在办理付款结算时，应审核采购合同（订单）、验收报告、发票等相关凭证，并按照公司财务制度进行账务处理。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购部门应对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式，具体评估方法由采购部门根据实际情况确定。2.根据风险评估结果，采购部门对风险进行分类分级，确定重点风险领域和风险应对策略。（三）风险应对1.针对不同类型和级别的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施可包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.在风险应对过程中，采购部门应加强与相关部门的沟通协作，共同采取措施降低风险影响，确保采购工作的顺利进行。六、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部门应建立采购文件档案管理制度，对采购过程中产生的各类文件进行分类整理、归档保存。2.采购文件包括采购申请表、采购合同（订单）、验收报告、发票、供应商资料等。采购文件应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。（二）采购数据分析1.采购部门应定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购价格、供应商采购份额等方面的分析。2.通过采购数据分析，采购部门可以了解采购活动的规律和趋势，发现采购过程中存在的问题，为采购决策提供依据。（三）采购信息共享1.采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部各部门之间的实时共享。2.采购信息共享平台应包括采购计划、采购订单、验收报告、供应商信息等内容，各部门可根据权限查询和使用相关信息。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应及时发现采购过程中存在的问题，并提出整改建议，督促相关