非政府院内采购制度

PAGE非政府院内采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织（以下简称“本单位”）非政府院内采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在非政府院内进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由单位领导、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织市场调研，选择合格供应商，建立供应商库。3.发布采购信息，组织招标、谈判、询价等采购活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。5.整理采购文件，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，对采购项目的技术要求、质量标准等进行明确，并参与采购过程中的技术评审等工作。（四）监督部门设立监督部门，对采购活动进行全程监督，审查采购文件、采购过程和采购结果，确保采购活动合法合规、公平公正。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。如审核通过，进入采购计划制定环节；如审核不通过，反馈需求部门并说明原因，由需求部门进行调整。（二）采购计划制定采购部门根据采购申请，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、采购责任人等。采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力、合理的价格水平等条件。采购部门对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。根据资格审查结果，筛选出合格供应商，列入供应商库名单。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价打分。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等，协调解决合作过程中的问题。定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨改进采购工作的措施和方法，并向供应商反馈本单位的采购需求和意见建议。（四）采购方式确定根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（五）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求文件（技术规格、数量清单、服务要求等）评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报采购决策委员会审批。（六）采购实施1.招标采购发布招标公告，公开招标信息，吸引潜在供应商参与投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购内容、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件，向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应的费用。招标文件应明确投标文件的编制要求、评标标准、合同条款等内容。组织开标、评标活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人或确定中标供应商。发布中标公告，公示中标结果。中标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、编号、中标供应商名称、中标金额、中标标的等。签订采购合同与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同条款应符合招标文件和投标文件的约定。2.竞争性谈判采购成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同条款等内容。邀请供应商谈判，向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判应在规定的时间和地点进行，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应，并进行二轮或多轮谈判，确定成交供应商。签订采购合同，与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同条款应符合谈判文件和供应商响应文件的约定。3.单一来源采购进行单一来源采购公示，公示采购项目的名称、采购内容、预算金额、拟采用的采购方式、单一来源供应商名称及理由等信息，公示期不得少于五个工作日。如公示无异议，与单一来源供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。协商过程应形成书面记录，由采购部门、需求部门、监督部门等相关人员签字确认。签订采购合同，与单一来源供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同条款应符合协商结果。4.询价采购向多家供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货期、报价要求等内容。供应商在规定时间内报价，采购部门对供应商的报价进行整理和比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。签订采购合同，与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同条款应符合询价单和供应商报价文件的约定。（七）合同签订与履行1.采购部门根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，以及双方的权利和义务、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。3.供应商应按照合同约定履行交货义务，采购部门应及时组织验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等方面。验收合格后，采购部门出具验收报告。4.如供应商未按照合同约定履行义务，采购部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任，要求供应商承担相应的赔偿责任。同时，采购部门应及时采取措施，确保采购项目不受影响。（八）采购验收1.成立验收小组，验收小组由需求部门、采购部门、质量控制部门等相关人员组成。验收小组负责对采购项目进行验收。验收小组根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。供应商交货后，验收小组按照验收方案进行验收。验收过程中，应检查货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合合同约定，同时检查供应商提供的相关资料是否齐全。验收合格后，验收小组出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收报告由验收小组成员签字确认。如验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商整改或退换货后，验收小组应重新进行验收，直至验收合格为止。（九）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目的名称、编号、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上采购合同、验收报告等相关资料。2.付款申请单经采购部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门审核付款申请单的真实性、合法性、准确性，以及采购项目是否符合预算安排等情况。3.财务部门审核通过后，报单位领导审批。单位领导根据财务部门的审核意见和单位的资金状况，对付款申请进行审批。4.单位领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本增加、采购项目无法按时完成等问题。2.质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合要求，可能影响本单位的正常生产经营活动，甚至带来安全隐患等问题。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等风险，可能导致本单位的合法权益受到损害。4.人员风险：采购人员的职业道德问题、业务能力不足等风险，可能影响采购工作的正常开展，导致采购活动出现违规行为等问题。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。采用定性与定量相结合的方式，将风险分为高、中、低三个等级。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。对于高风险，应采取重点防范措施；对于中风险，应采取适当的控制措施；对于低风险，应进行持续监测。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动带来的风险。拓展供应商渠道，与多家供应商建立合作关系，避免供应商垄断，确保市场供应稳定。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量认证文件，定期对供应商的产品进行抽检。在采购合同中明确质量标准和验收条款，严格按照验收程序进行验收，确保采购产品或服务质量符合要求。3.合同风险应对加强采购合同管理，制定规范的合同文本，明确合同条款，避免合同漏洞。建立合同履行跟踪机制，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题，防范合同纠纷。4.人员风险应对加强采购人员的职业道德教育和业务培训，提高采购人员的综合素质。建立采购人员考核评价机制，对采购人员的工作业绩、廉洁自律等情况进行考核评价，激励采购人员积极履行职责。五、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行检查，检查内容包括采购文件的编制、采购程序的执行、采购合同的签订与履行、采购资金的