集团招标采购制度

PAGE集团招标采购制度一、总则（一）目的为规范集团招标采购活动，加强内部控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和方式，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善集团招标采购管理制度，并组织实施。2.汇总各单位采购需求，编制年度采购计划，报集团审批后组织实施。3.建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。4.组织招标采购活动，包括招标文件编制、发布招标公告、开标、评标、定标等环节。5.负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作。6.协调处理采购过程中的争议和纠纷。（二）需求部门1.根据业务需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求等详细信息。2.参与采购项目的前期调研、技术交流等工作，协助采购管理部门制定采购方案。3.负责采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量、数量、规格等进行检验和评估。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，负责采购资金的筹集、支付和核算。2.对采购合同进行财务审核，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。3.协助采购管理部门进行采购成本分析和控制。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。2.对采购合同进行审计，审查合同条款是否合法、合规，合同执行情况是否良好。3.对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。（五）法务部门1.为招标采购活动提供法律咨询和服务，审查采购合同的合法性和有效性。2.协助处理采购过程中的法律纠纷，维护集团的合法权益。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购管理部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。采购管理部门公示中标候选人，如无异议，发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购管理部门从供应商库中选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照招标文件要求编制投标文件，参与投标。采购管理部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。采购管理部门公示中标候选人，如无异议，发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购管理部门代表及相关技术、经济等方面的专家组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购管理部门发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。供应商按照谈判文件要求编制响应文件，参与谈判。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格、数量、预算金额等信息。采购管理部门组织相关部门进行论证，形成论证意见。采购管理部门将单一来源采购申请及论证意见报集团审批。经集团批准后，采购管理部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购管理部门代表及相关技术、经济等方面的专家组成。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。供应商按照询价通知书要求编制报价文件，参与报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。四、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计交货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购管理部门组织相关部门进行联合评审，评审内容包括技术可行性、经济合理性、合规性等。3.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报集团领导审批。集团领导根据审批权限进行审批，审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.制定采购方案：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，制定采购方案，明确采购方式、采购流程、时间安排、评标标准等内容。2.编制招标文件：对于采用招标方式采购的项目，采购管理部门编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.发布招标公告：采购管理部门通过集团官网、采购平台、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本信息、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等内容。4.资格审查：采购管理部门对报名参与投标的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与投标。5.开标、评标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标会议。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购管理部门当众开标，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。6.定标：采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人，按照集团领导审批意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。7.签订合同：采购管理部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（四）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，各部门按照合同约定履行各自的职责。2.需求部门负责跟踪采购项目的执行情况，及时向采购管理部门反馈项目进展情况和存在的问题。3.采购管理部门负责协调供应商按照合同约定按时、按质、按量交货，并组织相关部门进行验收。4.财务部门负责按照合同约定办理付款手续，确保采购资金的安全和及时支付。（五）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购产品或服务进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等是否符合合同约定。2.验收人员应按照验收标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门负责与供应商协商解决，直至验收合格为止。（六）付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告办理付款手续。付款方式应符合集团财务管理制度的规定。2.对于金额较大的采购项目，财务部门应在付款前进行财务审核，确保付款金额的准确性和合规性。3.采购管理部门应及时跟踪采购合同的付款执行情况，确保供应商按时收到货款，维护集团的信誉。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括营业执照、资质证书、生产能力、质量保证体系、信誉状况等。2.潜在供应商向采购管理部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料。3.采购管理部门对潜在供应商进行资格审查，必要时进行实地考察。审查合格的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价1.采购管理部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰出供应商库。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，采购管理部门给予一定的激励措施，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，采购管理部门采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。2.财务部门对采购资金的使用情况