限额内政府采购内控制度

PAGE限额内政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织限额内政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织限额内政府采购项目的采购活动，包括采购预算编制、采购计划制定、采购实施、采购验收、采购资金支付等全过程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。4.效益性原则：提高采购资金的使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范采购风险。二、职责分工（一）采购决策机构负责审议和决策限额内政府采购项目的重大事项，包括采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等。（二）采购执行部门负责具体实施限额内政府采购项目的采购活动，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等。（三）采购监督部门负责对限额内政府采购项目的采购活动进行监督检查，受理投诉举报，查处违规行为。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金，对采购活动进行财务核算和监督。2.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制、采购评审等工作。3.资产管理部门：负责对采购项目进行验收、资产登记和管理。三、采购预算编制（一）编制依据1.本公司/组织的发展战略、年度工作计划和业务需求。2.国家有关法律法规和政策规定。3.上一年度采购预算执行情况和本年度采购需求预测。（二）编制流程1.需求部门申报：需求部门根据业务需求，编制采购项目需求清单，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容，并提交给采购执行部门。2.采购执行部门审核：采购执行部门对需求部门提交的采购项目需求清单进行审核，核实采购项目的必要性、可行性和合理性，提出审核意见。3.财务部门审核：财务部门对采购执行部门审核后的采购项目需求清单进行财务审核，核实采购预算的合理性和资金来源，提出审核意见。4.采购决策机构审批：采购决策机构根据采购执行部门和财务部门的审核意见，对采购项目需求清单进行审批，确定采购预算。（三）预算调整1.因业务发展、政策变化等原因需要调整采购预算的，需求部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。2.采购执行部门对需求部门提交的预算调整申请进行审核，核实调整的必要性和合理性，提出审核意见。3.财务部门对采购执行部门审核后的预算调整申请进行财务审核，核实调整后的预算合理性和资金来源，提出审核意见。4.采购决策机构根据采购执行部门和财务部门的审核意见，对预算调整申请进行审批，确定调整后的采购预算。四、采购计划制定（一）制定依据1.采购预算。2.采购项目需求清单。3.采购时间要求。（二）制定流程1.采购执行部门编制：采购执行部门根据采购预算和采购项目需求清单，结合采购时间要求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式、采购时间安排等内容。2.采购监督部门审核：采购监督部门对采购执行部门编制的采购计划进行审核，核实采购计划的合法性、合规性和合理性，提出审核意见。3.采购决策机构审批：采购决策机构根据采购执行部门和采购监督部门的审核意见，对采购计划进行审批，确定采购计划。（三）计划调整1.因特殊情况需要调整采购计划的，采购执行部门应及时提出计划调整申请，说明调整原因、调整内容和调整时间等。2.采购监督部门对采购执行部门提交的计划调整申请进行审核，核实调整的必要性和合理性，提出审核意见。3.采购决策机构根据采购执行部门和采购监督部门的审核意见，对计划调整申请进行审批，确定调整后的采购计划。五、采购实施（一）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购方式和采购项目需求清单，编制采购文件，明确采购项目的采购要求、评审标准、采购程序、合同条款等内容。2.采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。（三）采购评审1.组建评审小组：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，组建评审小组，评审小组由采购人代表和评审专家组成，评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。2.组织评审：采购执行部门组织评审小组对采购文件进行评审，评审小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。3.评审记录：采购执行部门应做好评审记录，记录评审过程、评审结果等内容，并存档备查。（四）采购合同签订1.发出中标通知书：采购执行部门向中标候选人或成交供应商发出中标通知书，通知其中标或成交。2.签订采购合同：中标候选人或成交供应商应在中标通知书发出之日起规定时间内，与采购人签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.合同备案：采购执行部门应将采购合同副本报采购监督部门备案。六、采购验收（一）验收依据1.采购合同。2.采购文件。3.相关法律法规和行业标准。（二）验收流程1.成立验收小组：采购执行部门组织成立验收小组，验收小组由采购人代表、资产管理部门人员、技术专家等组成。2.制定验收方案：验收小组根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收内容、验收标准、验收方法、验收时间等。3.实施验收：验收小组按照验收方案的要求，对采购项目进行验收，核实采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准等是否符合采购合同和采购文件的要求。4.出具验收报告：验收小组验收结束后，应出具验收报告，验收报告应明确验收结论、验收意见等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的，采购执行部门应及时办理资产登记和入账手续，并按照采购合同的约定支付采购资金。2.验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取措施进行整改或重新提供货物，直至验收合格。如供应商拒绝整改或重新提供货物，采购执行部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。七、采购资金支付（一）支付依据1.采购合同。2.验收报告。3.发票。（二）支付流程1.供应商申请：供应商按照采购合同的约定，向采购人提交付款申请，说明付款金额、付款方式、付款时间等。2.采购执行部门审核：采购执行部门对供应商提交的付款申请进行审核，核实付款申请的真实性、合法性和合理性，提出审核意见。3.财务部门审核：财务部门对采购执行部门审核后的付款申请进行财务审核，核实付款金额、付款方式、付款时间等是否符合采购合同的约定，提出审核意见。4.采购决策机构审批：采购决策机构根据采购执行部门和财务部门的审核意见，对付款申请进行审批，确定是否支付采购资金。5.支付采购资金：财务部门根据采购决策机构的审批意见，按照采购合同的约定支付采购资金。（三）支付监督1.采购监督部门对采购资金支付情况进行监督检查，确保采购资金支付合法、合规、安全。2.财务部门应定期对采购资金支付情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。八、监督检查（一）内部监督1.采购监督部门定期对限额内政府采购项目的采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算编制、采购计划制定、采购实施、采购验收、采购资金支付等全过程。2.采购执行部门应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。3.其他相关部门应按照职责分工，对采购活动进行监督检查，发现问题及时反馈给采购执行部门或采购监督部门。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等政府部门的监督