阳泉市社区采购管理制度

PAGE阳泉市社区采购管理制度一、总则（一）目的为加强阳泉市社区采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阳泉市各社区内涉及的各类物资、服务及工程项目的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社区居民及相关部门的监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立社区采购领导小组，由社区居委会成员、居民代表等组成。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门指定社区内具体负责采购执行的部门或人员，负责按照采购领导小组的决策，组织实施采购活动，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，进行采购项目的财务核算。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。3.需求部门：提出采购需求，配合采购执行部门进行采购需求调研和采购验收等工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据社区工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应充分考虑市场价格波动等因素，合理确定预算金额，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交社区采购领导小组进行审批。采购领导小组应根据社区实际情况和财务状况，对采购预算进行审核，确保预算符合社区发展需要和资金承受能力。（三）预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等内容，并提交社区采购领导小组进行审批。经审批同意后，方可进行预算调整。四、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门应会同需求部门，对采购项目的需求进行调研，了解采购项目的技术要求、质量标准、服务要求等内容。2.需求调研应广泛征求社区居民、相关专家等的意见和建议，确保采购需求的合理性和可行性。3.采购执行部门应根据需求调研结果，编制采购需求文件，明确采购项目的详细要求。（二）需求审核采购需求文件编制完成后，应提交社区采购领导小组进行审核。采购领导小组应组织相关部门和人员对采购需求文件进行审核，确保采购需求符合社区实际情况和法律法规要求。（三）需求变更管理1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，需求部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容等，并提交社区采购领导小组进行审批。2.经审批同意后，采购执行部门应及时通知供应商，并对采购合同等相关文件进行变更。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、生产能力等方面的要求。2.采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合准入条件的供应商中选择潜在供应商，并建立供应商名录。3.对新申请加入供应商名录的供应商，采购执行部门应进行实地考察和资质审核，确保供应商具备提供合格产品和服务的能力。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核，建立供应商评价档案。2.评价和考核结果应作为供应商续用、淘汰的重要依据。对评价和考核不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先采购订单、合作机会等。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定或法律法规的供应商，应依法追究其责任，并采取相应的处罚措施，如扣除保证金、暂停合作、取消供应商资格等。六、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门对采购申请表进行审核后，提交社区采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额，按照规定的审批权限进行审批。3.采购实施：采购执行部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等工作。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书、发售招标文件、组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、组织谈判、确定成交供应商等工作。询价：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、向供应商发出询价通知书、要求供应商一次报出不得更改的价格、确定成交供应商等工作。单一来源采购：与供应商进行协商、签订采购合同等工作。4.采购合同签订：采购执行部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。5.采购验收：采购项目完成后，采购执行部门应会同需求部门等进行采购验收。验收合格后，出具验收报告。对验收不合格的采购项目，应要求供应商进行整改或重新提供货物、服务等。6.采购付款：财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购付款手续。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同内容合法、合规、完整。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交社区采购领导小组、财务部门、审计部门等进行审核，确保合同条款符合法律法规要求和社区利益。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送相关部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或变更协议。3.采购执行部门应建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，并协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应会同需求部门等按照采购合同约定进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、服务的内容和标准等。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。3.对验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、服务等，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定执行，不得擅自提前或推迟付款。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款的金额、时间、供应商等信息，确保采购付款的准确性和规范性。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案资料齐全、完整、规范。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，建立电子档案和纸质档案，并进行分类存放。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复印、摘抄采购档案资料。九、监督与检查（一）内部监督1.社区采购领导小组、财务部门、审计部门等应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和审计。2.内部监督应重点检查采购程序的合规性、采购预算的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等内容。3.对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门