门窗公司招标采购制度

PAGE门窗公司招标采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范门窗公司招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购门窗产品及相关服务符合公司要求，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内所有门窗产品及相关服务的招标采购活动，包括但不限于门窗原材料采购、门窗成品采购、安装服务采购、设备采购等。3.基本原则合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。效益原则：在保证产品质量和服务水平的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、职责分工（一）招标采购领导小组1.组成由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理、财务总监等。2.职责审批招标采购制度、流程及重大采购项目的招标方案。审议招标采购过程中的重大事项，如中标候选人的确定、采购合同的签订等。监督招标采购活动的执行情况，确保采购活动符合公司利益和相关规定。（二）招标采购工作小组1.组成由采购部门负责人担任组长，成员包括采购人员、技术人员、质量管理人员等。2.职责负责制定具体的招标采购计划和方案，组织实施招标采购活动。对供应商进行资格审查、实地考察和评估，建立供应商档案。编制招标文件、采购合同等相关文件，组织开标、评标、定标等工作。协调处理招标采购过程中的各项问题，与供应商进行沟通谈判，签订采购合同并跟踪合同执行情况。（三）技术部门1.职责提供门窗产品的技术规格、质量标准等要求，参与招标文件的编制。对投标产品进行技术评审，协助评标委员会评估供应商的技术实力和产品性能。在采购合同执行过程中，对产品的技术质量进行监督和验收。（四）质量部门1.职责制定门窗产品的质量检验标准和验收规范，参与招标文件的编制。对采购的门窗产品进行质量检验和验收，确保产品质量符合要求。对供应商的质量管理体系进行评估，提出质量改进建议。（五）财务部门1.职责参与招标采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。负责对采购成本进行核算和控制，审核采购合同中的价格条款和付款方式。监督采购资金的使用情况，确保资金安全和合理使用。（六）法务部门1.职责审核招标采购相关文件，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。参与采购合同的起草、审核和签订，提供法律咨询和建议。处理招标采购过程中的法律纠纷和争议。三、招标采购流程（一）采购需求申请1.使用部门根据项目需求填写采购需求申请表，详细说明所需门窗产品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对采购需求进行汇总和初审，核实需求的合理性和必要性，对于不符合公司规定或超出预算的需求，及时与使用部门沟通调整。3.采购部门将初审通过的采购需求申请表提交至招标采购工作小组，由工作小组组织相关部门进行评审，确定采购方式和采购时间安排。（二）采购方式确定1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标采购分为公开招标和邀请招标两种形式。公开招标：通过公司官网、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：向具有良好信誉、符合资质要求的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。2.竞争性谈判对于采购项目技术规格复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情况，采用竞争性谈判方式。由采购部门邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。3.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。由采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和相关条款。4.询价采购对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（三）招标文件编制1.根据确定的采购方式，招标采购工作小组组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.技术部门负责提供门窗产品的技术规格和质量标准，质量部门负责制定质量检验标准和验收规范，采购部门负责明确采购数量、交货时间、付款方式等商务条款，法务部门负责审核招标文件的合法性和合规性。3.招标文件编制完成后，经招标采购工作小组审核通过，报招标采购领导小组审批。（四）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行初步评估，筛选出符合要求的供应商名单。2.对于公开招标项目，在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对于邀请招标项目，向筛选出的潜在供应商发出投标邀请书。3.供应商应在规定时间内报名或接受邀请，并提交营业执照副本、资质证书、业绩证明、产品样本、报价单等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行资格审查，确定合格供应商名单。（五）开标、评标与定标1.开标按照招标文件规定的时间和地点，采购部门组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。开标过程应记录在案，并存档备查。2.评标开标结束后，由招标采购工作小组组织评标委员会进行评标。评标委员会由技术、质量管理、采购、法务等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数。评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审。评审内容包括技术方案、产品质量、价格、售后服务等方面，综合评估各投标人的优势和劣势，推荐中标候选人。3.定标招标采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人名单，结合公司实际情况，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购部门应及时向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（六）合同签订与执行1.采购部门与中标供应商按照招标文件和投标文件的内容，协商起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同起草完成后，提交法务部门审核，确保合同符合法律法规要求，不存在法律风险。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与中标供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购部门负责跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。质量部门按照合同约定的质量标准对采购产品进行检验和验收，财务部门按照合同约定的付款方式支付货款。（七）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对招标采购活动过程中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购需求申请表、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。在保管期限内，采购档案应便于查阅和使用，不得擅自销毁或丢失。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件。2.供应商应具备相应的生产能力和技术水平，能够满足公司对门窗产品及相关服务的质量和数量要求。3.供应商应具有良好的信誉和业绩，无不良经营记录，在以往的采购活动中能够按时、按质、按量履行合同义务。4.采购部门对申请准入的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，并填写供应商考察报告。5.经考察合格的供应商，由采购部门将其纳入供应商数据库，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、业绩记录、考察报告等内容。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估周期为每年一次，可根据实际情况进行适当调整。2.质量部门负责对采购产品的质量进行检验和评估，根据检验结果对供应商的产品质量进行打分。采购部门负责统计供应商的交货期执行情况、价格水平以及售后服务响应速度等，综合各项指标对供应商进行评价。3.根据评估与考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先采购待遇；对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。（三）供应商激励与淘汰1.对于表现优秀的供应商，公司可采取以下激励措施：增加采购订单量、给予价格优惠、颁发荣誉证书等，以鼓励供应商继续保持良好的合作关系。2.对于出现以下情况的供应商，应予以淘汰：提供的产品质量连续出现严重问题，经多次整改仍无法满足要求的。交货期严重延误，影响公司项目进度的。违反法律法规或公司采购制度，存在不良行为记录的。售后服务不到位，客户投诉较多，且拒不整改或整改无效的。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门负责对招标采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，受理相关举报和投诉，对违规违纪行为进行调查处理。3.采购部门应定期向公司管理层汇报招标采购工作进展情况，接受公司内部监督和检查。同时，采购部门应建立内部自查机制，对采购活动进行定期自查自纠，发现问题及时整改。（二）责任追究1.在