长沙市总工会采购制度

PAGE长沙市总工会采购制度一、总则（一）目的为了规范长沙市总工会（以下简称“本会”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本会机关及所属各事业单位、社会团体在开展业务活动过程中，使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：遵循公平、公正、公开的市场竞争原则，通过竞争选择优质的供应商和采购产品，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行采购合同约定的各项义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，审核采购计划，组织采购活动，监督采购过程，协调处理采购中的问题。2.需求部门：根据工作需要提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目需求的确认和验收工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理，对采购活动进行财务监督。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量及预算金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总审核。采购管理部门应结合本会年度经费预算安排，对采购预算草案进行综合平衡，提出调整意见，报分管领导审批。3.经批准后的采购预算应严格执行，不得擅自调整。因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序重新申报审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要追加预算的，应按照规定程序办理追加预算审批手续。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题，确保采购预算的有效执行。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场价格波动、政策调整、不可抗力等原因导致采购预算需要调整的，采购管理部门应及时会同需求部门、财务部门等相关部门进行评估和论证，提出调整方案。2.调整方案应报分管领导审批后，按照规定程序办理预算调整手续。调整后的采购预算应作为采购活动的依据，确保采购项目顺利实施。三、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的货物、工程和服务采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大而不值得的采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的货物、工程和服务采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的货物、工程和服务采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、技术要求、交货时间等内容，并经本部门负责人签字确认后，报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报分管领导审批。重大采购项目需经主席办公会或党组会研究决定。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.供应商选择：采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商投标、组织谈判、询价等方式，选择符合要求的供应商参与采购活动。对参与采购活动的供应商，应进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。5.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价要求等，对供应商提交的响应文件进行评审。评审小组应客观、公正地进行评审，出具评审报告。6.采购合同签订：采购管理部门根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。7.采购项目验收：采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。验收合格后，填写《采购项目验收报告》，经本部门负责人签字确认后，报采购管理部门备案。8.采购付款：财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请，办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格按照财政资金管理规定执行，确保资金安全。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交法律顾问进行合法性审查。法律顾问应出具法律意见书，对合同的合法性、合规性提出意见和建议。3.采购合同经双方签字（盖章）后生效。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时向供应商提供必要的协助和配合，确保采购项目顺利实施。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，提供货物、工程和服务。在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应按照规定程序办理合同变更手续。3.采购管理部门应定期对采购合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行中存在的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，采购合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购管理部门备案。采购管理部门应及时调整采购预算和相关采购计划，确保采购活动的顺利进行。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，采购管理部门应积极配合需求部门，提供必要的支持和协助，维护本会的合法权益。五、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、评审过程、合同签订与履行等。2.审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见和建议。采购管理部门及相关部门应按照审计报告要求，及时进行整改，确保采购活动规范有序。3.本会纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对违反采购制度和法律法规的单位和个人，依法依规追究责任。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督。采购管理部门应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购文件、中标（成交）供应商等内容，保障供应商和社会公众的知情权和监督权。2.本会应积极配合财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料和情况，接受相关部门的指导和监督管理。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从采购申请到采购合同履行完毕全过程中形成的各类文件、资料和记录，主要包括：1.采购申请表：需求部门填写的采购申请文件。2.采购审批文件：采购管理部门、分管领导及相关会议的审批文件。3.采购文件：采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。4.供应商资料：供应商的营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料。5.响应文件：供应商提交的投标文件、谈判响应文件、询价响应文件等。6.评审报告：评审小组出具的评审报告。7.采购合同：采购合同及相关补充协议。8.验收报告：采购项目验收报告。9.付款凭证：采购资金支付凭证。10.其他相关资料：与采购项目有关的其他文件、资料和记录。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保