银行集中采购制度

PAGE银行集中采购制度一、总则（一）目的为规范银行集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行各级机构及所属部门、分支机构在经营活动中，使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的集中采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和监管要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受内外部监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒或歧视，确保采购活动公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.风险防控原则：建立健全采购风险防控机制，对采购各环节可能出现的风险进行有效识别、评估和控制。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构银行设立集中采购管理委员会（以下简称“采委会”），作为采购决策机构。采委会由行领导、相关部门负责人等组成，负责审议全行重大采购事项，对采购政策、采购计划、采购方式等进行决策。（二）采购管理部门采购管理部门负责集中采购制度的贯彻执行，制定采购操作规程，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关事宜，对采购项目进行全程管理和监督。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，对采购需求的合理性、必要性负责，配合采购管理部门开展采购工作，参与采购项目的验收等工作。（四）采购监督部门采购监督部门负责对采购活动进行监督检查，受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理，并督促整改。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购需求部门应根据业务发展需要、预算安排等，提前编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照规定的格式和流程进行申报，经采购需求部门负责人审核、分管领导审批后，报采购管理部门汇总。（二）采购计划审核与调整1.采购管理部门对各部门申报的采购计划进行审核，重点审核采购需求的合理性、合规性、预算的准确性等。对于不符合要求的采购计划，采购管理部门应及时与采购需求部门沟通，提出修改意见。2.因业务发展变化等原因需要调整采购计划的，采购需求部门应及时提出调整申请，按照规定的流程进行审核和审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并附上相关的技术要求、服务标准等资料。2.采购申请表经采购需求部门负责人审核、分管领导审批后，提交至采购管理部门。（二）采购文件编制和发布1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，采购管理部门按照规定的方式发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。（三）供应商报名与资格审查1.潜在供应商按照采购文件的要求进行报名，提交相关证明材料。2.采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对符合资格要求的供应商，采购管理部门将其列入供应商名录。（四）采购评审1.采购管理部门组织成立评审小组，评审小组由采购管理部门、采购需求部门、相关技术专家等组成。评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。2.评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公平公正。评审小组应出具评审报告，推荐中标候选人或成交供应商。（五）采购合同签订1.根据评审结果，采购管理部门通知中标候选人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同采购需求部门等对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰，并符合采购文件的要求。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收内容包括货物的数量和质量、工程的建设质量、服务的履行情况等。2.验收合格后，采购需求部门应出具验收报告，并将验收资料提交至采购管理部门存档。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，重点关注采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、采购合同签订不规范以及采购项目验收不严格等方面可能存在风险。2.采购需求部门、采购监督部门等应积极配合采购管理部门开展风险识别工作，及时反馈采购活动中存在的问题和潜在风险。（二）风险评估1.采购管理部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生可能性和影响程度，确定风险等级。2.根据风险评估结果，采购管理部门制定相应的风险应对策略，对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施。（三）风险控制1.加强采购计划管理，确保采购计划科学合理，与业务发展需求和预算安排相匹配。2.严格按照规定的采购方式选择供应商，确保采购方式符合法律法规和项目实际情况。3.通过多种方式对供应商进行全面考察和评估，建立供应商评价机制，选择优质供应商合作。4.规范采购合同签订流程，加强合同审核，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。5.强化采购项目验收工作，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求。七、采购信息管理（一）采购信息发布采购管理部门应通过银行内部网站等渠道，及时、准确地发布采购项目信息，包括采购公告、中标候选人公示、中标结果公告等，确保采购信息公开透明。（二）采购档案管理采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购文件编制和发布资料、供应商报名与资格审查资料、采购评审资料、采购合同及验收报告等。采购档案保存期限应按照法律法规和监管要求执行。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，可以采取现场检查、查阅资料、问卷调查等方式，重点检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目质量和效益等方面。2.采购管理部门、采购需求部门等应积极配合采购监督部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部监督1.接受监管部门的监督检查，按照监管要求及时报送采购相关资料和信息，对监管部门提出的意见和建议认真落实整改。2.主动接受社会监督，对于涉及公众利益的重大采购项目，应通过适当方式向社会公开采购信息，接受社会公众的监督和评价。九、违规处理（一）违规行为认定对于在采购活动中违反本制度规定的行为，采购监督部门应进行调查核实，认定违规行为的性质和情节。（二）处理措施1.对违规行为较轻的，采购监督