银行业协会采购管理制度

PAGE银行业协会采购管理制度一、总则（一）目的为规范银行业协会（以下简称“协会”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于协会机关及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公平公正原则：采购活动应当遵循公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.公开透明原则：采购活动应当公开透明，接受社会监督，确保采购过程和结果的公正性。4.效益优先原则：采购活动应当注重效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购管理部门：负责协会采购管理制度的制定、修订和解释；指导、监督和检查协会各部门、各分支机构的采购活动；审核采购计划、采购文件和采购合同；协调处理采购活动中的争议和纠纷。2.需求部门：负责提出采购需求，编制采购计划，参与采购文件的编制和评审，协助采购管理部门组织采购活动，并负责采购项目的验收。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购项目的验收。4.监察审计部门：负责对采购活动进行监察审计，监督采购制度的执行情况，查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应当根据工作需要和事业发展规划，结合协会年度预算安排，编制本部门的采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算应当按照协会财务预算管理的要求进行编制，经财务部门审核后，报协会领导审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各需求部门应当按照采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照协会财务预算管理的规定，报经协会领导批准后，由采购管理部门调整采购计划，并重新履行采购审批程序。（三）预算监督1.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.监察审计部门应当对采购预算执行情况进行监察审计，重点检查采购预算的编制、执行、调整等环节是否符合规定，是否存在违规采购、浪费资金等问题。三、采购计划管理（一）计划编制1.各需求部门应当根据采购预算和工作实际需要，编制采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应当按照协会采购管理制度的规定进行编制，经采购管理部门审核后，报协会领导审批。（二）计划执行1.采购计划一经批准，必须严格执行。各需求部门应当按照采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购计划。2.因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照协会采购管理制度的规定，报经协会领导批准后，并重新履行采购审批程序。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，采购管理部门可以根据实际情况调整采购计划：因国家政策调整、市场价格波动等原因，需要变更采购内容、采购数量、采购金额等的；因不可抗力等原因，需要变更采购时间、采购方式等的；其他需要调整采购计划的情形。2.采购计划调整应当按照协会采购管理制度规定的程序进行，经采购管理部门审核后，报协会领导批准。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指协会以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到50万元以上的。（二）邀请招标1.邀请招标是指协会以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指协会与不少于三家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指协会直接从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指协会向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）其他采购方式1.协会采购活动可以根据实际情况，采用国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。2.采用其他采购方式的，应当按照协会采购管理制度规定的程序进行审批，并在采购文件中说明理由。五、采购程序管理（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要和采购计划，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，应当对采购项目的必要性、采购方式的合理性、采购预算的合规性等进行审核。2.采购管理部门审核通过后，将《采购申请表》报协会领导审批根据协会领导审批意见，采购管理部门下达《采购任务书》。（三）采购实施1.采购管理部门根据《采购任务书》，组织实施采购活动。采购活动可以由采购管理部门自行组织进行，也可以委托具有相应资质的采购代理机构进行。2.采购管理部门应当按照采购方式的要求，编制采购文件，发布采购公告或邀请书，组织供应商报名、资格审查、投标、开标、评标、定标等活动。3.在采购活动过程中，采购管理部门应当严格按照采购文件的要求进行评审，确保评审过程的公平、公正、公开，并做好评审记录和相关资料的保存工作。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购管理部门应当根据评审结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出《成交通知书》。2.成交供应商应当在收到《成交通知书》后的规定时间内，与协会签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，并符合国家法律法规和相关政策规定。（五）验收付款1.采购项目完成后由需求部门组织验收。验收应当按照采购合同的要求进行，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面检查和测试，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，需求部门应当填写《采购项目验收报告》，并提交采购管理部门和财务部门。3.财务部门应当根据《采购项目验收报告》和采购合同的约定，办理付款手续。付款应当严格按照协会财务管理制度的规定进行，确保采购资金的安全和合理使用六采购文件管理（一）文件编制1.采购管理部门应当根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告或邀请书、采购需求、采购预算、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应当符合国家法律法规和相关政策规定，明确采购项目的技术规格、质量标准服务要求等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应当提交采购管理部门负责人审核。采购管理部门负责人应当对采购文件的内容进行全面审核，确保采购文件符合采购管理制度的要求和采购项目的实际需要。2.采购文件审核通过后，应当报协会领导审批。协会领导应当对采购文件的合法性、合规性和合理性进行审批，确保采购文件符合协会的利益和要求。（三）文件保存1.采购文件应当妥善保存，保存期限按照国家法律法规和相关政策规定执行。采购文件的保存期限不得少于十五年。2.采购文件的保存应当便于查阅和使用，确保采购文件的完整性和可追溯性。采购文件可以采用纸质形式或电子形式保存，电子形式保存的采购文件应当进行备份，并确保备份数据的安全性和完整性。七、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应当建立供应商库，对供应商进行分类管理和动态评估。供应商库应当包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容。2.采购活动应当优先从供应商库中选择供应商。在选择供应商时，采购管理部门应当对供应商的资质、信誉、业绩、价格、服务等进行综合评估，确保选择的供应商具有良好的商业信誉和较强的履约能力。（二）供应商评价1.采购管理部门应当定期对供应商的履约情况进行评价。评价内容包括供应商的交货期、质量、价格、服务等方面。2.供应商评价结果应当作为供应商续库、采购份额分配等的重要依据。对履约情况良好的供应商，采购管理部门可以给予适当的奖励和优惠政策；对履约情况较差的供应商，采购管理部门应当及时进行警告、处罚，直至取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.供应商有下列情形之一的，采购管理部门应当及时将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；有其他严重违法违纪行为的。2.被淘汰的供应商在规定期限内不得参与协会的采购活动。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当建立采购风险识别机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、采购过程风险、采购合同风险、供应商风险、验收风险资金支付风险等。2.采购管理部门应当定期对采购风险进行识别和评估，及时发现采购活动中存在的风险隐患，并采取有效措施进行防范和控制。（二）风险评估1.采购管理部门应当建立采购风险评估机制，对采购风险的发生可能性和影响程度进行评估。采购风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法进行。2.采购管理部门应当根据采购风险评估结果确定风险等级，并采取相应的风险应对措施。对于高风险等级的采购项目，应当重点关注和加强管理；对于低风险等级的采购项目，可以适当简化管理程序。（三）风险应对1采购管理部门应当根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施主要包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.采购管理部门应当定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题，确保风险应对措施的有效性和及时性。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监察审计部门应当对协会采购活动进行定期或不定期的监督检查。监督检查内容包括采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件编制与评审的公正性、采购合同签订与履行情况、供应商管理情况、采购资金使用情况等。2.采购管理部门应当配合监察审计部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息，并对监督检查中发现的问题进行整改。（二）责任追究1.协会工作人员在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，应当依法依规追究责任：未按照规定编制采购预算、采购计划或采购文件的；未按照规定履行采购审批程序的；未按照规定组织采购活动