采购实行双询价制度

PAGE采购实行双询价制度一、总则1.目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购质量，降低采购成本，特制定本双询价制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资采购、服务采购等各类采购活动。3.基本原则公平公正原则：在询价过程中，对待所有供应商一视同仁，确保竞争环境公平，评价标准公正。全面性原则：对采购项目的各个方面进行充分询价，包括价格、质量、交货期、售后服务等。保密性原则：参与询价的各方应对询价过程及相关信息严格保密，不得泄露给无关人员。合规性原则：采购活动必须符合国家法律法规以及公司内部的相关规定和标准。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保申请内容真实、合理、必要。（二）成立询价小组1.采购部门根据采购项目的性质和规模，组建询价小组。询价小组一般由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，成员不少于三人。2.明确询价小组各成员的职责，采购人员负责组织询价工作，与供应商沟通协调；技术人员负责对供应商提供的产品或服务进行技术评估；财务人员负责对采购成本进行分析和核算。（三）确定询价对象1.采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出至少三家符合条件的供应商作为询价对象。对于特殊或重要的采购项目，可适当增加询价对象数量。3.询价对象应具备良好的商业信誉、生产经营能力和产品或服务质量，能够满足公司的采购需求。（四）发出询价文件1.采购人员向确定的询价对象发出询价文件，询价文件应包含采购项目的详细要求、技术规格、报价单格式、交货期要求、售后服务条款等内容。2.明确询价文件的截止日期，确保供应商有足够的时间准备报价文件。（五）供应商报价1.供应商应在规定的截止日期前，将密封的报价文件送达采购部门。报价文件应包括报价明细、产品或服务详细说明、质量保证措施、交货期承诺、售后服务方案等内容。2.采购人员对供应商的报价文件进行签收和登记，确保报价文件的完整性和有效性。（六）双询价评估1.询价小组对收到的供应商报价文件进行初步审查，剔除不符合要求的报价文件。2.对符合要求的报价文件进行详细评估，从价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合比较。价格评估：对各供应商的报价进行对比分析，计算价格差异率，评估价格的合理性。质量评估：技术人员根据采购项目的质量要求，对供应商提供的产品或服务进行质量评估，可参考供应商的过往业绩、产品认证、检测报告等。交货期评估：审查供应商的交货期承诺，确保其能够满足公司的生产经营需求。对于紧急采购项目，交货期的及时性尤为重要。售后服务评估：考察供应商的售后服务方案，包括维修响应时间、维修期限、培训服务等，评估其售后服务的质量和可靠性。3.询价小组在评估过程中，可要求供应商对报价文件进行澄清或补充说明，但不得改变报价实质性内容。（七）确定成交供应商1.询价小组根据评估结果，综合考虑各方面因素，确定成交供应商。成交供应商应具备价格合理、质量可靠、交货期及时、售后服务良好等优势。2.填写询价评估报告，详细记录询价过程、评估结果、成交供应商及推荐理由等内容。询价评估报告需经询价小组全体成员签字确认。（八）签订采购合同1.采购部门根据询价评估报告，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同内容合法合规。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。三、询价文件编制要求（一）基本内容1.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的和要求。2.技术规格：详细描述采购物资或服务的技术参数、质量标准、性能要求等。3.报价单格式：明确报价单应包含的内容，如产品或服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期等。4.交货期要求：规定供应商的交货时间和地点，以及交货方式（如送货上门、自提等）。5.售后服务条款：说明供应商应提供的售后服务内容，如维修、保养、培训等，以及售后服务的期限和响应时间。（二）格式规范1.询价文件应采用统一的格式，便于供应商阅读和理解要求。2.文字表述应清晰、准确、简洁，避免模糊不清或歧义性的条款。3.重要条款应进行加粗、下划线等标识，突出显示，提醒供应商注意。（三）其他要求1.询价文件应注明报价的有效期，一般为报价截止日期后的一定期限内有效。2.明确询价文件的解释权归属，以及供应商对询价文件如有疑问的咨询方式。四、询价小组职责与纪律（一）职责1.负责整个询价过程的组织和实施，确保询价工作按照规定的流程和要求进行。2.对供应商的报价文件进行评估和比较，提出成交供应商的推荐意见。3.参与采购合同的谈判和签订工作，提供专业意见和建议。4.对询价过程中出现的问题进行协调和解决，确保采购活动顺利进行。（二）纪律1.询价小组成员应严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，保守询价过程中的商业秘密。2.询价小组成员不得与供应商串通，谋取不正当利益。在询价过程中，应保持独立、客观、公正的态度，不得偏袒任何一方。3.询价小组成员应按时参加询价工作会议和相关活动，不得无故缺席。如有特殊情况需要请假，应提前向采购部门负责人说明并获得批准。4.询价小组成员应认真履行职责，对询价工作负责。如因工作失误或违规行为给公司造成损失的，应承担相应的责任。五、供应商管理（一）供应商选择标准1.资质信誉：具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，信誉良好，无不良记录。2.生产经营能力：具备与采购项目相匹配的生产规模、设备条件、技术水平和人员素质，能够保证产品或服务的质量和供应能力。3.产品或服务质量：产品符合国家相关标准和行业规范，或服务满足公司的质量要求，具有良好的质量稳定性和可靠性。4.价格合理性：在保证质量的前提下，价格具有竞争力，能够为公司提供合理的成本优势。5.交货期及时性：能够按照合同约定的时间及时交货，确保公司生产经营活动的正常进行。6.售后服务质量：具备完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求，提供优质的售后服务。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。3.加强对供应商考核，考核结果与供应商的合作关系、采购份额等挂钩。对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购份额等措施，促使其改进。（三）供应商信息管理1.将供应商的基本信息、报价记录、评价考核结果等纳入供应商信息数据库，实现信息的动态管理和共享。2.定期更新供应商信息数据库，确保信息的准确性和及时性。同时，对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规，双询价制度是否有效执行。2.采购部门定期对询价工作进行自查，发现问题及时整改，并向公司管理层报告。（二）外部监督1.接受公司上级主管部门、行业监管部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，可邀请外部专业机构进行监督评估，确保采购活动合法合规、公开透明。七、违规处理（一）供应商违规处理1.若供应商在询价过程中存在提供虚假报价、串通报价、恶意低价竞争等违规行为，一经查实，立即取消其参与本次采购项目的资格，并列入公司供应商黑名单。2.对已签订的采购合同，公司有权解除合同，并要求供应商承担相应的违约责任，赔偿公司因此遭受的损失。3.情节严重的，依法追究供应商的法律责任。（二）公司内部人员违规处理1.公司内部人员如在询价过程中存在违反制度规定、谋取私利、泄露