采购定核价管理制度

PAGE采购定核价管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购定核价管理，规范采购流程，确保采购价格合理、公正、透明，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的定核价管理，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购定核价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购定核价过程中，应公平对待所有供应商，确保价格比较和选择的公正性，避免歧视性待遇。3.透明原则：采购定核价过程应保持透明，信息公开，接受公司内部监督和审计。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的价格谈判和核价机制，降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购定核价管理职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的需求调研、供应商选择与管理、采购合同签订等工作。2.收集、整理采购项目的相关信息，包括市场价格、供应商报价等，并提交给核价部门进行核价。3.参与采购项目的价格谈判，与供应商就价格、交货期、质量等条款进行协商，并记录谈判过程和结果。4.负责采购项目的执行和跟踪，确保供应商按时、按质、按量交货，并及时处理采购过程中的问题。（二）核价部门1.负责采购项目的价格核算和审核工作，对采购部门提交的供应商报价进行分析、比较和评估，确定合理的采购价格。2.建立和维护采购价格信息库，收集、整理市场价格动态和供应商价格信息，为采购定核价提供参考依据。3.参与采购项目的价格谈判，从专业角度提供价格建议和支持，协助采购部门达成合理的采购价格。4.定期对采购项目的价格执行情况进行监督和检查，分析价格差异原因，提出改进措施和建议。（三）财务部门1.负责审核采购项目的预算和成本控制，参与采购合同的审核，确保采购价格符合公司财务规定和成本预算要求。2.对采购项目的付款进行审核和管理，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。3.协助采购部门和核价部门进行采购成本分析和核算，提供财务数据支持和建议。（四）其他部门1.根据业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息。2.参与采购项目的验收工作，对采购物资的质量、数量等进行检验和确认，并反馈验收结果。3.配合采购部门、核价部门和财务部门做好采购定核价管理工作，提供必要的业务支持和信息沟通。三、采购定核价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后生效，确保采购申请的合理性和必要性。（二）供应商选择1.采购部门收到采购申请后，根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商，如供应商目录、网络搜索、行业推荐、招标采购等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品价格、交货期、质量情况等，以便对供应商进行跟踪和管理。（三）报价收集1.采购部门向选定的供应商发送《采购报价邀请函》，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期、报价截止日期等信息，要求供应商在规定时间内提交报价。2.供应商应按照要求填写《采购报价单》，详细列出产品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、付款方式等内容，并加盖公章后回复采购部门。3.采购部门对供应商提交的报价进行整理和汇总，形成《采购报价汇总表》，并将报价信息提交给核价部门进行核价。（四）价格核算与审核1.核价部门收到采购部门提交的报价信息后，对供应商报价进行分析、比较和评估。2.核价人员通过市场调研、询价、成本分析等方式，核实采购项目的市场价格水平和合理成本范围，确定采购项目的合理价格区间。3.核价人员对供应商报价与合理价格区间进行对比，分析价格差异原因，判断供应商报价的合理性。4.对于价格明显高于合理区间的供应商报价，核价人员应与采购部门沟通，要求采购部门与供应商进行价格谈判，争取降低采购价格。5.核价部门完成价格核算和审核后，出具《采购定核价报告》，明确采购项目的定核价结果，并提交给采购部门和相关领导审批。（五）价格谈判1.根据《采购定核价报告》的结果，采购部门与供应商进行价格谈判。谈判人员应具备良好的沟通能力和谈判技巧，熟悉采购项目的技术要求和市场价格情况。2.在谈判过程中，采购部门应向供应商说明公司的采购政策和价格要求，分析供应商报价与合理价格区间的差异，争取达成合理的采购价格。3.谈判双方应就价格、交货期、质量、付款方式等条款进行协商，达成一致意见后签订《采购合同》。4.采购部门应记录价格谈判的过程和结果，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的价格条款等信息，并整理归档。（六）合同签订与执行1.采购部门根据《采购定核价报告》和价格谈判结果，起草《采购合同》，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.《采购合同》经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。3.财务部门审核采购合同的付款条款和资金预算，确保采购资金的合理性和安全性；法务部门审核采购合同的合法性和合规性，防范法律风险。4.经相关部门审核通过后的《采购合同》，由采购部门与供应商签订，并加盖双方公章。5.采购部门负责采购合同的执行和跟踪，按照合同约定及时通知供应商发货、付款等事项，并协调解决合同执行过程中出现的问题。6.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交货，采购部门应组织相关人员进行验收，确保采购物资符合合同要求。（七）采购项目验收1.采购项目到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验和确认。2.验收合格后，验收人员填写《采购项目验收单》，签字确认验收结果，并提交给采购部门。采购部门根据验收结果办理付款手续。3.如验收发现采购物资存在质量问题或数量不符等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题，并追究供应商的违约责任。（八）采购项目结算1.采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，填写《采购付款申请单》，提交给财务部门审核。2.财务部门审核采购付款申请单的真实性、合法性和准确性，核对采购合同、验收单、发票等相关凭证，确保付款金额与合同约定一致。3.经财务部门审核通过后的采购付款申请单，提交给公司领导审批。领导审批通过后，财务部门办理付款手续，支付采购款项。4.采购部门应及时收集、整理采购项目的相关凭证和资料，如采购合同、报价单、发票、验收单等，进行归档保存，以备审计和查询。四、采购价格信息管理（一）价格信息收集1.采购部门和核价部门应定期收集市场价格信息，包括原材料价格、设备价格、办公用品价格、服务价格等。收集渠道包括市场调研、行业网站、供应商报价、专业咨询机构等。2.采购部门应建立供应商价格信息库，记录供应商的报价历史、价格调整情况、优惠政策等信息，以便对供应商价格进行跟踪和分析。3.核价部门应建立采购价格信息库，收集、整理市场价格动态和行业价格标准，为采购定核价提供参考依据。价格信息库应定期更新和维护，确保信息的准确性和及时性。（二）价格信息分析与评估1.采购部门和核价部门应定期对收集到的价格信息进行分析和评估，了解市场价格走势和供应商价格变化情况。2.通过对比不同供应商的报价、分析价格差异原因、评估供应商价格合理性等方式，为采购定核价提供决策支持。3.根据价格信息分析结果，采购部门和核价部门应及时调整采购策略和价格谈判重点，争取更有利的采购价格。（三）价格信息共享1.采购部门和核价部门应建立价格信息共享机制，定期召开价格信息沟通会议，分享市场价格动态和采购定核价工作经验。2.采购部门应及时向核价部门提供供应商报价信息和采购项目进展情况，核价部门应及时向采购部门反馈价格核算和审核结果，确保双方信息畅通。3.价格信息共享范围应根据公司实际情况确定，确保信息在相关部门之间安全、准确、及时地传递和使用。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购定核价管理工作进行审计，检查采购流程是否合规、价格核算是否准确、合同执行是否到位等情况。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，提出改进意见和建议，督促相关部门整改落实。3.采购部门和核价部门应积极配合内部审计工作，提供必要的资料和信息，接受审计监督。（二）外部监督1.公司应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，确保采购定核价管理工作符合法律法规和行业标准要求。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告给相关部门。（三）违规处理1.对于在采购定核价管理工作中违反本制度规定的行为，