采购合同管理及跟单制度

PAGE采购合同管理及跟单制度一、总则（一）目的为加强公司采购合同管理，规范采购跟单流程，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购合同的签订、履行、变更、终止等管理活动以及采购跟单工作。（三）基本原则1.依法合规原则：采购合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定。3.风险防控原则：对采购合同履行过程中的风险进行有效识别、评估和控制。4.效率优先原则：在确保合同质量和风险可控的前提下，提高采购合同管理及跟单工作效率。二、采购合同管理（一）合同签订管理1.供应商选择与评估建立供应商筛选机制，对潜在供应商进行资质审查、实地考察、业绩评估等，确保其具备良好的商业信誉、生产能力和产品质量。定期对供应商进行综合评估，根据评估结果调整合作策略。2.合同条款拟定采购部门负责拟定合同主要条款，包括采购标的、数量、质量标准、价格、交货时间、地点、付款方式等。合同条款应明确、具体、合法，避免模糊不清或歧义性表述。涉及技术规格的，应详细准确描述。对于格式合同，应确保其符合法律法规要求，并根据具体采购项目进行必要修改。3.合同审核与审批采购合同初稿完成后，提交至法务部门进行法律审核，重点审查合同条款的合法性、合规性以及潜在法律风险。财务部门对合同付款条款、结算方式等进行审核，确保符合公司财务制度和资金安排。根据合同金额大小、重要性等因素，按照公司审批流程进行审批。重大采购合同需经公司高层领导批准。4.合同签订经审核审批通过的合同，由授权代表与供应商签订正式合同。签订过程应严格遵循公司印章管理制度，确保合同盖章真实、有效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如法务、财务、仓库等，以便各部门协同履行合同。（二）合同履行管理1.采购订单下达根据合同约定，采购部门及时向供应商下达采购订单，明确采购标的详细规格、数量、交货时间等要求。采购订单应编号管理，以便跟踪和查询。2.供应商履约跟踪建立供应商履约跟踪机制，定期与供应商沟通，了解合同执行进度。要求供应商按时报送生产进度、质量检验报告等相关资料，及时掌握供应商履约情况。如发现供应商存在履约问题，应及时与其沟通协商，要求其采取有效措施解决，必要时按照合同约定追究其违约责任。3.到货验收货物到货前通知仓库等相关部门做好验收准备工作。验收人员应依据合同约定的质量标准、数量要求等对货物进行严格验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。（三）合同变更管理1.变更申请在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，由提出变更方填写合同变更申请表，详细说明变更事项及原因。变更申请表应经相关部门负责人审核同意。2.变更审核与审批采购部门对变更申请进行初步审核，评估变更对采购成本、交货期、质量等方面的影响。法务部门对变更条款进行法律审核，确保变更后的合同合法合规。按照公司审批流程对变更申请进行审批，重大变更需经公司高层领导批准。3.变更执行经审核审批通过的合同变更，由采购部门与供应商协商签订变更协议，并确保变更后的合同条款及时传达给相关部门。各部门按照变更后的合同要求履行各自职责。（四）合同终止管理1.终止情形合同履行完毕，双方权利义务终止。因不可抗力等原因导致合同无法履行，经双方协商一致可终止合同。一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同。2.终止程序合同终止时，由提出终止方以书面形式通知对方，并说明终止原因及依据。采购部门对合同终止事项进行记录，整理相关资料，如合同执行情况报告、验收报告、付款凭证等。涉及合同款项结算的，按照合同约定和公司财务制度进行结算。三、采购跟单制度（一）跟单职责与流程1.跟单员职责负责采购合同执行过程的全程跟踪，协调采购部门、供应商、仓库等相关部门之间的工作。及时收集、整理、传递采购合同执行过程中的各类信息，确保信息准确、及时、畅通。协助解决采购合同履行过程中出现的问题，如交货延迟、质量纠纷等，督促各方履行合同义务。2.跟单流程订单下达后：跟单员及时跟进采购订单的下达情况，确认供应商是否收到订单，并与供应商沟通交货时间、生产安排等事宜。生产过程中：定期与供应商联系，了解生产进度，获取生产过程中的相关信息，如原材料采购情况、生产工艺调整等。对于可能影响交货期的问题，及时反馈给采购部门并协调解决。货物运输阶段：掌握货物运输情况，跟踪物流信息，确保货物按时、安全送达。如出现运输延误等问题，及时与物流供应商沟通并采取措施解决。到货验收环节：协助仓库等部门做好到货验收工作，核对货物数量、质量等是否符合合同要求。对于验收不合格的情况，督促供应商及时处理。（二）信息沟通与协调1.内部沟通跟单员定期组织采购部门、仓库、质量检验部门等召开采购合同执行情况沟通会，汇报合同执行进度，协调解决存在的问题。建立内部信息共享平台或使用专门的采购管理软件，方便各部门及时获取采购合同相关信息，实现信息的实时传递与共享。2.与供应商沟通跟单员保持与供应商的密切沟通联系，每周至少与供应商沟通一次合同执行情况。对于供应商提出的问题或困难，及时反馈给采购部门，并协助采购部门与供应商协商解决方案。要求供应商定期报送书面的合同执行情况报告，内容包括生产进度、质量控制、预计交货时间等。（三）问题处理与风险预警1.问题处理在跟单过程中发现合同履行问题，如交货延迟、质量不合格等，跟单员应立即进行记录，并分析问题产生的原因。根据问题的严重程度和影响范围，及时采取相应的解决措施。对于一般性问题，与供应商协商解决；对于重大问题，及时向采购部门负责人汇报，并协同相关部门共同处理。对问题处理过程和结果进行跟踪记录，确保问题得到妥善解决，并将处理情况及时反馈给相关部门。2.风险预警跟单员对采购合同履行过程中的风险进行实时监控，识别潜在风险因素，如供应商经营状况恶化、原材料价格大幅波动等。对于可能影响合同履行的风险因素，及时发布风险预警信息，提醒采购部门及相关领导关注，并协助制定应对措施。定期对采购合同履行过程中的风险进行总结分析，提出改进建议，完善风险防控机制。四、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购合同管理及跟单工作进行审计，检查合同签订、履行、变更等环节是否符合公司制度和法律法规要求。审计部门有权调阅采购合同相关资料，对相关人员进行询问，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督检查采购部门负责人对采购合同管理及跟单工作进行日常监督检查，确保各项工作按照制度要求执行。定期对采购合同执行情况进行抽查，核实合同履行进度、质量验收等情况，发现问题及时督促整改。（二）考核制度1.考核指标合同签订合规性：考核合同签订过程是否符合审核审批流程，合同条款是否合法合规。合同履行情况：包括交货期准时率、货物验收合格率、付款执行情况等。跟单工作质量：如信息沟通的及时性、准确性，问题处理的效率和效果等。风险防控能力：考核对采购合同履行过程中风险的识别、预警和处理能力。2.考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式。定期考核每季度进行一次，不定期考核根据实际工作情况随时开展。考核方式包括自评、上级评价、相关部门互评以及客户反馈评价等。3.考核结果应用将考核结果与员工绩效奖金、晋升、奖励等挂