采购及招标工作制度范本

PAGE采购及招标工作制度范本一、总则（一）目的为规范公司采购及招标工作流程，确保采购及招标活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门的采购及招标活动，包括但不限于物资采购、工程发包、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：采购及招标活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购及招标过程应公平对待所有参与方，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购及招标信息应及时、准确地向相关方公开，确保透明度。4.择优性原则：在符合要求的前提下，选择最优的供应商或承包商，确保采购物资和服务的质量和性价比。5.廉洁性原则：参与采购及招标活动的人员应廉洁自律，不得接受供应商或承包商的贿赂或不正当利益。二、采购及招标管理机构及职责（一）采购及招标管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议和批准采购及招标管理制度、流程和重大采购及招标项目。监督采购及招标活动的执行情况，协调解决采购及招标过程中的重大问题。根据公司战略和业务需求，确定采购及招标的总体目标和方向。（二）采购部门1.职责负责制定采购计划，根据各部门需求，结合库存情况，合理安排采购时间和数量。组织实施采购活动，包括供应商的选择、询价、谈判、合同签订等。建立和维护供应商档案，对供应商进行评估和管理。跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。（三）招标部门（如有）1.职责制定招标计划，根据采购项目的特点和要求，确定招标方式、招标范围和招标时间。编制招标文件，明确招标项目需求、技术规格、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商或承包商参与投标。组织开标、评标和定标活动，确保评标过程公平、公正、公开。起草和签订中标合同，监督合同执行情况。（四）其他部门1.职责提出采购需求，提供详细的技术规格和质量要求。参与采购及招标过程中的技术评审和商务谈判。协助采购部门进行物资验收和使用反馈。三、采购及招标流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司授权审批制度，提交相应层级的领导审批。3.对于重大采购项目，需提交采购及招标管理委员会审议批准。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商database。根据采购项目要求，从database中筛选出符合条件的潜在供应商。2.供应商评估对潜在供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、质量控制、信誉、价格等方面的情况。要求供应商提供相关资质证明、业绩案例等资料，进行审核。3.供应商确定根据评估结果，选择若干家合格的供应商作为候选对象。与候选供应商进行谈判，确定最终供应商。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整合作策略或淘汰不合格供应商。（四）采购实施1.询价向确定的供应商发出询价函，要求其提供产品报价、交货期、售后服务等信息。收集多家供应商的报价，并进行比较分析。2.谈判与供应商就价格、质量标准、交货方式、付款方式等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中，采购人员应保持客观、公正，维护公司利益。3.合同签订根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司相关部门备案。（五）招标流程（如有）1.招标准备招标部门根据采购项目情况，制定招标方案，确定招标方式、招标范围、评标标准等。编制招标文件，包括招标公告、投标须知、技术规格、评标办法、合同条款等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商或承包商参与投标。2.投标报名与资格审查潜在供应商或承包商按照招标公告要求，报名参加投标，并提交相关资格证明文件。招标部门对报名供应商或承包商进行资格审查，确定合格投标人名单。3.开标按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议。开标过程中，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。4.评标根据评标标准，组建评标委员会，对投标文件进行评审。评标委员会成员独立评审，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价。评标过程中，如有需要，可要求投标人进行澄清和答辩。5.定标评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。采购及招标管理委员会根据评标委员会推荐意见，确定中标人。6.中标通知与合同签订向中标人发出中标通知书，同时通知未中标人。与中标人签订中标合同，明确双方的权利和义务。（六）验收与付款1.验收采购物资到货后，采购部门组织相关部门按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，填写验收报告，办理入库手续。2.付款采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单。付款申请单经相关部门审核签字后，提交至财务部门。财务部门按照公司财务制度进行付款审批，办理付款手续。四、采购及招标监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购及招标活动进行审计，检查采购及招标流程的执行情况、合同签订与履行情况、资金使用情况等。2.采购及招标管理委员会对重大采购及招标项目进行全程监督，确保采购及招标活动合法、合规、公正。3.各部门对采购及招标过程中的违规行为有权进行举报，公司将及时调查处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，配合提供采购及招标活动的相关资料。2.主动接受社会公众的监督，及时公开采购及招标信息，保障公众知情权。五、违规处理（一）违规行为界定1.采购及招标过程中，存在违反法律法规、公司制度规定的行为，如泄露标底、收受贿赂、不正当竞争等。2.供应商或承包商在参与采购及招标活动中，提供虚假资料、欺诈等行为。（二）处理措施1.对于公司内部人员的违规行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于供应商或承包商的违规行为，取消其参与公司采购及招标活动的资格；已签订合同的