泉州局采购制度

PAGE泉州局采购制度总则目的为规范泉州局采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于泉州局机关及所属各单位（以下统称“各单位”）的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，评标结果公正公平。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。采购组织与职责采购决策机构成立泉州局采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由局领导及相关部门负责人组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和评标标准。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。采购执行机构设立泉州局采购办公室，作为采购活动的具体执行部门。采购办公室的职责如下：1.贯彻执行采购管理制度和相关规定。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.负责采购文件的编制、发布和解释。4.组织开标、评标、定标等工作。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.整理采购档案，进行采购统计和分析。需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，协助采购办公室签订采购合同，并负责验收采购项目。具体职责包括：1.根据工作需要，准确、详细地填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.对采购项目的技术参数、质量标准等进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。3.配合采购办公室开展市场调研，提供相关市场信息。4.参与采购文件的评审工作，提出意见和建议。5.在采购合同签订后，负责组织对采购项目的验收工作，出具验收报告。监督部门职责局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正公平。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购程序是否符合规定。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.参与重大采购项目的开标、评标现场监督。4.对采购档案进行审查，确保档案资料的完整性和真实性。采购预算管理预算编制各单位应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、数量、金额等内容，并按照规定的格式和时间要求报送采购办公室。采购办公室对各单位的采购预算进行汇总审核后，报采购领导小组审定。预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得擅自突破采购预算。预算监督采购办公室应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。局财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，确保采购资金的合理使用。采购方式公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目，单项或批量采购金额达到200万元以上。2.工程类采购项目，单项合同估算价达到400万元以上。3.服务类采购项目，单项采购金额达到规定限额的，按照国家有关规定执行。邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序采购申请各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字后报采购办公室。采购审批采购办公室对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的金额大小和性质，按照规定的审批权限进行审批。采购文件编制采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、售后服务等内容，确保采购项目的质量和性能符合要求。发布采购信息采购办公室按照规定的方式发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。公开招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标项目应向特定供应商发出投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应向符合条件的供应商发出采购邀请。供应商报名与资格审查供应商应在规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购办公室对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。采购文件发售采购办公室向通过资格审查的供应商发售采购文件，并收取相应的费用。采购文件的售价应合理，不得高于制作成本。投标与开标供应商应按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购办公室组织开标会议，开标会议应邀请所有供应商参加。开标会议应按照规定的程序进行，公开唱标，公布投标报价、技术方案等内容。评标与定标采购办公室组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。合同签订采购办公室与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规的规定，确保双方的合法权益。验收与付款1.验收：采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求组织验收工作。验收工作应包括对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查，确保采购项目符合合同要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.付款：采购办公室根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理付款手续。付款应严格按照合同约定执行，不得擅自改变付款方式和时间。采购合同管理合同签订采购合同应采用书面形式，由采购办公室与中标供应商签订。合同签订前，采购办公室应审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。合同签订后，应及时将合同副本送局财务部门、需求部门等相关部门备案。合同履行采购办公室和需求部门应按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应配合采购办公室做好合同履行工作，提供必要的协助和支持。合同变更与解除如遇特殊情况需要变更或解除采购合同，应按照法律法规的规定和合同约定的程序进行。合同变更或解除前，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，应及时办理相关手续，并通知局财务部门等相关部门。合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购办公室应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在纠纷处理过程中，应保持冷静，依法维护自身合法权益。采购档案管理档案收集采购办公室应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。档案整理采购办公室应对收集到的档案资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作。档案整理应规范、有序，便于查阅和保管。档案保管采购办公室应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全。档案保管应按照规定的期限进行，不得擅自销毁档案资料。档案查阅各单位因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。监督与检查内部监督局纪检监察部门和财务部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。外部监督积极接受上级主管部门、审计部门、财政部门等外部监督机构的监督检查。对外部监督机构提出的意见和建议，应认真对待，及时整改落实。违规处理对采购人的处理采购人有下列情形之一的，由局纪检监察部门责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由局纪检监察部门视情节轻重给予相应的纪律处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。对供应商的处理供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加泉州局的采购活动，并予以通报批评；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的