采购定期询价制度

PAGE采购定期询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保障公司利益，特制定本采购定期询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资、服务采购的部门及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.成本效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，实现公司效益最大化。4.透明性原则：采购询价过程应保持透明，信息公开，接受公司内部监督。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责制定采购定期询价计划，明确询价范围、周期、方式等。2.组织实施询价活动，收集、整理供应商报价信息。3.对供应商报价进行分析、比较，选择合适的供应商，并负责采购合同的签订与执行。4.建立和维护供应商数据库，定期评估供应商表现。（二）需求部门1.及时向采购部门提出物资、服务需求，明确规格、数量、质量要求等。2.参与询价过程，提供技术支持和专业意见，协助采购部门评估供应商报价。3.负责验收采购物资和服务，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门1.参与采购询价过程，从财务角度对采购成本、预算等进行审核。2.负责采购资金的安排与支付管理，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购定期询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价过程的合规性、公正性。2.对采购项目进行不定期审计，提出审计意见和建议，防范采购风险。三、询价范围与周期（一）询价范围1.各类原材料、零部件、办公用品、设备等物资采购。2.工程建设、维修保养、咨询服务、物流运输等服务采购。（二）询价周期1.对于价格波动较大的物资，如钢材、有色金属等，每[X]周进行一次询价。2.对于常用办公用品、耗材等，每[X]月进行一次询价。3.对于服务采购项目，根据项目特点和市场情况，每[X]季度或半年进行一次询价。四、询价方式（一）书面询价1.采购部门向选定的供应商发放询价函，明确询价物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期等内容。2.供应商应在规定时间内以书面形式回复报价，包括单价、总价、交货方式、付款方式等详细信息。（二）电话询价对于一些简单的物资或服务采购，可通过电话方式与供应商进行询价，但需做好电话记录，记录内容包括询价时间、供应商名称、报价内容等。（三）网络询价利用专业的采购平台、行业网站等网络渠道，发布询价信息，获取供应商报价。同时，可通过网络搜索、供应商主动联系等方式，收集潜在供应商信息并进行询价。（四）实地询价（适用于重要物资或大额采购项目）1.对于价值较高、技术复杂的物资采购项目，采购部门可组织相关人员到供应商生产基地进行实地考察和询价。2.实地询价过程中，应详细了解供应商的生产能力、质量控制体系、原材料供应情况等，获取准确的报价信息和产品资料。五、询价流程（一）制定询价计划1.采购部门根据公司物资需求计划、库存情况、市场价格波动等因素，制定采购定期询价计划。2.询价计划应明确询价项目名称、规格型号、数量、询价周期、询价方式、预计完成时间等内容，并报部门负责人审核批准。（二）选择询价对象1.采购部门根据询价项目的特点和要求，从公司供应商数据库或市场上筛选出潜在供应商。2.选择的供应商应具有良好的信誉、生产经营能力、产品质量保证能力和价格竞争力，一般不少于[X]家。（三）发出询价文件1.根据选定的询价对象，采购部门向其发出询价文件，包括询价函、采购规格书、技术要求等相关资料。2.询价文件应明确询价的各项要求和供应商的报价截止时间，确保供应商能够准确理解询价内容。（四）接收报价1.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件以书面、电子或其他指定方式提交给采购部门。2.采购部门对收到的报价文件进行整理和登记，确保报价信息的完整性和准确性。（五）报价分析与比较1.采购部门组织相关人员对供应商报价进行分析和比较，主要考虑以下因素：价格因素：比较各供应商的报价高低，分析价格差异原因。质量因素：评估供应商提供的物资或服务质量是否符合要求。交货期因素：考察供应商的交货期是否满足公司需求。售后服务因素：了解供应商的售后服务承诺和能力。2.通过综合分析，选择性价比最优的供应商作为拟采购对象。（六）确定供应商与签订合同1.将拟采购对象报公司相关领导审批，经批准后确定最终供应商。2.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。（七）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资或服务按时、按质、按量供应。2.需求部门负责对采购物资和服务进行验收，验收合格后办理入库或结算手续；如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、价格水平、售后服务等方面的要求。2.新供应商申请加入时，应向采购部门提交相关资料，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证文件、业绩证明等。3.采购部门对新供应商资料进行审核，并实地考察其生产经营情况，符合准入标准的供应商方可进入公司供应商数据库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期一般为每[X]年一次。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量稳定性、价格合理性、售后服务质量、合同执行情况等方面。2.采购部门组织相关人员对供应商进行评分，根据评估结果将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估结果为优秀的供应商，可给予一定的奖励和优惠政策，如优先采购、增加订单量等；对于评估结果为不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励，如颁发荣誉证书、给予经济奖励、提供培训机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等。七、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购定期询价制度的执行情况进行审计检查，重点检查询价过程的合规性、公正性，供应商选择的合理性，采购合同的签订与执行情况等。2.在询价过程中，采购部门应接受公司内部其他部门的监督，对于提出的质疑和意见，应认真对待并及时处理。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合其工作，确保采购活动合法合规。2.对于涉及公共利益、重大民生等项目的采购，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。（三）考核与奖惩1.建立采购定期询价工作考核制度，对采购部门及相关人员的询价工作进行考核评价，考核指标包括询价计划完成率、供应商选择合理性、采购成本控制情况、合同执行情况等。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对未完成工作任务或存在违规行为的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。八、信息管理（一）询价文件管理1.采购部门负责对询价文件进行统一编号、分类归档，建立询价文件电子档案和纸质档案。电子档案应包括询价函、采购规格书、供应商报价文件、报价分析报告等相关资料，确保电子档案的完整性和可查询性。纸质档案应按照档案管理规定进行装订、存放，便于查阅和保存。2.询价文件的保存期限应符合公司档案管理要求，一般为[X]年。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，详细记录供应商的基本信息、联系方式、资质证书、产品报价、交货记录、评估结果等内容。2.定期对供应商信息数据库进行更新维护，确保信息的准确性和时效性。3.严格控制供应商信息的访问权限，只有经过授权的人员才能查询和使用相关信息。（三）采购合同管理1.采购部门负责采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理，建立采购合同台账，详细记录合同编号、签订日期、供应商名称、采购项目名称、合同金额、交货期、付款方式、执行情况等信息。2.采购合同应按照公司合同管理规定进行审批、盖章，并及时归档保存。合同执行