采购制度合同制度

PAGE采购制度合同制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购活动及合同管理，确保采购工作的合法性、规范性、高效性，保障公司利益，促进公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目及相关合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动及合同签订必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。3.效益原则：追求采购成本的合理性和效益最大化，同时保证采购物资和服务的质量。4.诚实守信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自的义务。二、采购制度（一）采购计划管理1.需求部门提出申请各部门根据业务需求，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.采购部门审核采购部门收到采购申请单后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括：是否符合公司业务发展规划、是否有替代方案、预算是否合理等。3.制定采购计划采购部门根据审核通过的采购申请单，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购方式等，并报相关领导审批。（二）采购方式选择1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规及公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标评标、定标等环节。2.询价采购对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，然后根据报价情况进行比较，选择最优供应商。3.竞争性谈判采购对于采购时间紧迫、采购需求规格和技术要求复杂、不能事先计算出价格总额的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定供应商及采购价格。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）供应商管理1.供应商筛选与评估采购部门建立供应商信息库，对潜在供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商准入经评估合格的供应商，纳入公司供应商信息库，并签订供应商准入协议，明确双方的权利和义务。3.供应商考核与评价采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核与评价。考核结果作为供应商继续合作、调整采购份额、暂停合作等的依据。（四）采购流程控制1.采购订单下达采购部门根据采购计划和确定的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等条款。2.采购合同签订对于金额较大或重要的采购项目，应签订采购合同。采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，明确双方的权利和义务，包括货物或服务的交付、验收、付款方式、违约责任等条款。3.采购进度跟踪采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。如遇问题，应及时采取措施解决，并向相关领导汇报进展情况。4.采购验收采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写验收报告。（五）采购付款管理1.付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上相关证明文件。2.财务审核财务部门收到付款申请单后，对付款的合法性、合规性、准确性进行审核。审核内容包括采购合同条款、验收报告、发票等。3.领导审批付款申请单经财务审核通过后，报相关领导审批。领导应根据公司资金状况、采购合同约定等因素进行审批。4.付款执行财务部门根据领导审批意见，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金安全。三、合同制度（一）合同签订管理1.合同起草采购合同一般由采购部门负责起草。合同起草应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方权利义务，避免出现模糊不清或歧义条款。2.合同审核合同起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核部门应提出审核意见，采购部门根据审核意见进行修改完善。3.合同签订经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章。合同签订应确保签字盖章的真实性、有效性。（二）合同履行管理1.合同交底合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，进行合同交底。相关部门应了解合同主要条款和各自的责任义务，确保合同顺利履行。2.履行跟踪合同履行过程中应进行跟踪管理，及时掌握合同执行情况。如发现问题，应及时与对方沟通协调，采取措施解决，并记录相关情况。对可能影响合同履行的重大事项，应及时向领导汇报。3.变更管理根据实际情况，合同可能需要变更。合同变更应按照规定的程序进行，包括提出变更申请、审核变更内容及影响、签订变更协议等。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同验收管理1.验收标准合同验收应按照合同约定的验收标准进行。验收标准应明确、具体，具有可操作性。2.验收程序合同履行完毕后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收程序包括成立验收小组、制定验收方案、实施验收、填写验收报告等环节。验收报告应作为合同付款的重要依据。（四）合同结算管理1.结算依据合同结算应依据合同约定的结算方式和结算条件进行。结算时应提供合同、验收报告、发票等相关证明文件。2.结算审核财务部门收到结算申请后，应进行审核。审核内容包括结算金额的准确性、结算方式的合规性等。审核通过后，办理结算手续。（五）合同档案管理1.合同归档合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，应及时归档保存。合同档案应包括合同文本、相关审批文件、采购订单、验收报告、发票、付款凭证等。2.档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规及公司内部规定执行。3.档案查阅利用因工作需要查阅合同档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。四、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动及合同管理进行审计监督，检查采购制度和合同制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察监督纪检监察部门对采购活动及合同管理中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护公司利益。（二）考核办法1.考核指标建立采购及合同管理考核指标体系，包括采购成本控制、采购质量、交货期执行情况、合同履行率、供应商管理水平等方面。2.考核周期考核周期为年度考核。每年年底对采购部门及相关人员进行考核评价。3.考核结果应用考核结果