采购决策委员会制度

PAGE采购决策委员会制度一、总则（一）目的为规范公司采购决策行为，确保采购活动的科学性、合理性、公正性和透明度，提高采购质量和效益，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正，不偏袒任何一方。3.科学决策原则：运用科学的方法和程序，对采购项目进行全面评估和分析，做出合理决策。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。5.信息公开原则：采购过程中的相关信息应及时、准确地公开，接受公司内部和外部的监督。二、采购决策委员会的组成（一）委员会成员采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人以及专业技术人员组成。具体成员名单如下：1.主任委员：[姓名]，公司总经理2.副主任委员：[姓名]，公司副总经理3.委员：[姓名]，采购部门负责人[姓名]，财务部门负责人[姓名]，质量部门负责人[姓名]，技术部门负责人[姓名]，法务部门负责人（二）职责分工1.主任委员职责全面领导采购决策委员会的工作，对采购决策负总责。审批采购决策委员会的各项制度和工作流程。对重大采购项目进行最终决策。2.副主任委员职责协助主任委员开展工作，负责采购决策委员会日常事务的协调和管理。组织对采购项目的初审和评估，提出决策建议。监督采购决策的执行情况。3.委员职责参与采购项目的评估和决策，提供专业意见和建议。对采购项目的技术、质量、价格等方面进行审核。监督采购过程的合规性。三、采购决策流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购项目初审1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审查，核实采购需求的合理性和必要性。2.采购部门根据采购项目的性质和特点，确定采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。3.采购部门组织相关人员对采购项目进行市场调研，了解供应商情况和市场价格动态。（三）采购项目评估1.采购部门将初审通过的采购项目提交至采购决策委员会，由委员会组织相关人员进行评估。2.评估人员根据采购项目的技术要求、质量标准、价格水平、售后服务等方面，对供应商进行综合评价。3.评估人员可以采用打分法、比较法等方式，对供应商进行量化评估。（四）采购决策1.采购决策委员会根据评估结果，对采购项目进行决策。决策方式包括投票表决、协商一致等。2.采购决策委员会做出的决策应形成书面记录，并存档备案。3.对于重大采购项目，采购决策委员会的决策结果应报公司董事会批准。（五）采购合同签订1.采购部门根据采购决策委员会的决策结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交至法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便跟踪执行。（六）采购项目执行与验收1.采购部门负责采购项目的执行，按照采购合同的要求，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.质量部门负责对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、验收结果等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物。四、采购决策委员会会议制度（一）会议组织1.采购决策委员会会议由副主任委员负责组织，原则上每月召开一次，如有特殊情况可临时召开。2.采购决策委员会会议应提前通知各委员，会议通知应包括会议时间、地点、议题等内容。（二）会议议程1.采购部门汇报采购项目的初审情况和市场调研结果。2.评估人员汇报采购项目的评估情况和供应商评价结果。3.委员对采购项目进行讨论和决策，发表意见和建议。4.主任委员对采购项目进行最终决策。(三)会议记录1.采购决策委员会会议应安排专人进行记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策结果等。2.会议记录应形成书面文件，经主任委员签字后存档备案。（四）会议决议执行1.采购决策委员会会议做出的决议，由采购部门负责组织实施。2.采购部门应及时将会议决议传达给相关部门和供应商，并跟踪决议的执行情况。3.对于会议决议执行过程中出现的问题，采购部门应及时向采购决策委员会汇报，以便及时解决。五、采购监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。2.公司纪检监察部门负责对采购过程中的违规违纪行为进行监督和查处。3.各部门应积极配合内部监督工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部监督1.公司应主动接受政府有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.公司应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和举报。（三）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规、公司制度或存在违规违纪行为的单位和个人，公司将依法依规追究其责任。2.责任追究方式包括警告