采购供应商合同管理制度

PAGE采购供应商合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购供应商合同管理，规范采购行为，维护公司合法权益，保障公司生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购供应商合同的签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则采购供应商合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和公司内部规定，确保合同合法有效。2.公平公正原则在合同管理过程中，应遵循公平公正的原则，维护公司与供应商双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。3.诚实守信原则公司与供应商应诚实守信，严格履行合同约定的各项义务，确保合同的顺利履行。4.风险防控原则加强对采购供应商合同风险的识别、评估和防控，采取有效措施降低合同风险，保障公司利益。二、合同签订管理（一）供应商选择与评估1.建立供应商准入机制制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。只有符合准入标准的供应商才能进入公司供应商名录。2.供应商评估与管理定期对供应商进行评估，评估内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商信息管理建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明、评估结果等内容。定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和完整性。（二）合同谈判与起草1.合同谈判在签订采购供应商合同前，应组织相关人员与供应商进行合同谈判。谈判内容包括合同条款、价格、交货期、质量标准、售后服务等方面。谈判过程中应充分了解供应商的需求和意见，确保合同条款公平合理，符合公司利益。2.合同起草根据谈判结果，由公司相关部门负责起草采购供应商合同。合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义性条款。（三）合同审核与审批1.合同审核采购供应商合同起草完成后，应提交公司相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。审核部门应提出审核意见，对合同条款进行修改完善。2.合同审批审核通过的采购供应商合同应提交公司领导进行审批。审批部门应根据公司的经营策略、财务状况、风险承受能力等因素，对合同进行全面审查，做出审批决定。未经审批或审批未通过的合同不得签订。（四）合同签订1.签订主体采购供应商合同应由公司法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，应确保签订主体具有合法的签约资格。2.签订程序合同签订前，应仔细核对合同文本的内容，确保合同条款与谈判结果一致。合同签订时，应加盖公司公章或合同专用章，并由双方签字或盖章确认。合同签订后，应及时将合同文本归档保存。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同交底内容合同签订后，应组织相关部门和人员进行合同交底。交底内容包括合同的主要条款、双方的权利和义务、履行要求、风险防控措施等方面。2.合同交底方式合同交底可采用会议、培训、发放合同交底资料等方式进行。通过合同交底，确保相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责和工作要求。（二）履行跟踪与监督1.建立履行跟踪机制指定专人负责采购供应商合同的履行跟踪工作，定期对合同履行情况进行检查和评估。跟踪内容包括供应商的生产进度、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.履行监督措施对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取有效措施加以解决。如供应商未能按时履行合同义务，应按照合同约定追究其违约责任。同时，应建立合同履行情况报告制度，定期向上级领导汇报合同履行情况。（三）变更管理1.变更情形在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、政策调整等原因需要变更合同条款的，应及时与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.变更程序合同变更前，应填写合同变更申请表，说明变更的原因、内容和影响等情况。申请表经相关部门审核和领导审批后，方可与供应商签订变更协议。变更协议签订后，应及时将变更情况通知相关部门和人员，并对合同履行情况进行相应调整。（四）争议解决1.争议解决方式采购供应商合同履行过程中如发生争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决争议。2.争议处理程序发生争议后，应及时收集相关证据，按照争议解决方式的要求，向仲裁机构或人民法院提起仲裁或诉讼。在争议处理过程中，应积极配合，维护公司的合法权益。四、合同结算管理（一）结算依据采购供应商合同的结算应依据合同约定的结算方式、结算价格、结算期限等条款进行。结算时，应提供合法有效的发票及相关结算凭证。（二）结算流程1.结算申请供应商完成合同约定的交货义务后，应向公司提交结算申请。结算申请应包括结算金额、结算方式、发票号码等内容。2.结算审核公司相关部门收到供应商的结算申请后，应按照合同约定和公司财务制度进行审核。审核内容包括合同履行情况、发票真实性、结算金额准确性等方面。审核通过后，出具结算审核意见。3.结算审批结算审核通过的结算申请应提交公司领导进行审批。审批部门应根据公司资金状况、财务预算等因素，对结算申请进行审批。未经审批或审批未通过的结算申请不得办理结算手续。4.结算支付结算申请经审批通过后，可以按照合同约定的结算方式进行支付。支付过程中应严格遵守公司财务制度，确保资金支付安全。五、合同档案管理（一）档案收集与整理1.档案收集范围采购供应商合同档案应包括合同文本、谈判记录、审核意见、审批文件、变更协议、结算凭证、争议处理文件等与合同相关的资料。2.档案整理要求对收集到的合同档案资料应进行分类整理，按照合同签订时间、合同编号等顺序进行编号归档。档案资料应保持完整、清晰、整洁，便于查阅和保管。（二）档案保管与借阅1.档案保管建立专门的合同档案保管制度，指定专人负责合同档案的保管工作。合同档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的档案柜中，确保档案资料的安全。2.档案借阅因工作需要借阅合同档案的，应填写档案借阅申请表，经相关部门负责人和档案保管人员批准后，方可借阅。借阅人应按照规定的时间归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案资料。（三）档案销毁1.销毁条件合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。销毁的档案应确保已无保存价值